اطمح في أن تكون منظمَا

هل تعتقد أن محاولتك لتصبح منظمًا في عملك وحياتك مهمة صعبة وشاقة للغاية؟ إذ ا كان الأمر كذلك,
فأنت لست وحدك! أنت لا ترى الناس وهم يصورون الأفلام أو يكتبون العروض المسرحية أو ينتجون الألبومات الموسيقية الناجحة (على الرغم من أنني بصدد القيام بهذه المهمة هنا في هذا المقال...), إلا أن ذلك يمثل عنصرًا رئيسيًّا لا يدركه الكثيرون لتحقيق النجاح؛ ففي جميع المهام، أبسطها وأصعبها, عندما يسيطر المرء على كل ما يحيط به، ستزداد فرصة في أن يحتفظ بتركيزه وكفاءته وفاعليته.
"لا تجعل الحياة تحبطك: كل إنسان وصل الى ما وصل اليه، كان عليه أن يبدأ مما كان فيه".

__"ريتشارد إل. إيفانز"
ومن الممكن أن يكون لكل شيء تحتفظ به قيمة مستقبلية، حتى وإن كان مجرد تغطية نقاط ضعفك. وغالبًا ما يتجنب الأشخاص الاحتفاظ بالأشياء لأنهم لا يرون الرابط بين الاحتفاظ بالأشياء والتأثير المستقبلي لذلك على حياتهم المهنية والعامة. وفي الأغلب يمثل ترتيب المواد، أو الاحتفاظ بنسخ منها سواء يدوية أو على الحاسب الآلي، أو ترتيبها في حافظات ملفات أصغر حجمًا على الحاسب، أو وضعها في ملفات ورقية، أو إعادة ترتيب الأشياء خطوة جيدة استباقية في المعركة ضد التسويف.

رتب أمورك وتفاءل واجعل لنفسك أسلوبا مميزًا في العمل. واطرح هذه الأسئلة الأساسية بشأن كل عنصر من العناصر الموجودة على مكتبك أو على حاسبك الآلي:
• ما الموضوع الخاص بكل مستند؟
• ما الذي يمثله؟
• لماذا تلقيته؟ (هذا سؤال مهم).
• لماذا أحتفظ به؟ لم هل هومهم؟ إذ ا ما كان سيتم استبداله قريبًا, فلن أكون في حاجة إليه).
• هل كان ينبغي أن أتلقى هذا المستند؟
• ما الجديد الذي يمكن أن أفعله بهذا المستند؟
• هل يمكنني أن أفوض أحدًا في التعامل معه؟ (انظر الفكرة رقم 45).
• هل يمكنني أن أصنفه تحت بند "للمراجعة خلال ستة أشهر"؟
• هل يمكنني أن أتخلص منه بكل سرور؟
• ما الذي سيحدث إذ ا لم أتعامل معه؟


بعد ذلك، قم بوضع حافظة على حاسبك الآلي "سطح الحاسب", وخصص درجًا صغيًرا (اجعله كبيرًا) في مكتبك وضع فيه كل ما لا تريد أن تراه في الوقت الحالي. كثير من الناس لديهم حافظات للرسائل الواردة على البريد الإلكتروني يسمونها وفق الشهور والأسابيع. كل ما سبق يمثل وسائل لوضع الأشياء التي لا تستطيع أن تحدد ما الذي يمكنك أن تفعله بها سواء على الكمبيوتر أوفي درج خاص بك في مكتبك أو على الإنترنت.

قد تسأل نفسك: "ألست أؤجل استخدام قدراتي في التعامل مع هذا الكم الهائل من المعلومات المتراكمة (أليس علىَّ إلقاء هذه الملفات التي سيتعين علىَّ التعامل معها بعد ثلاثة أسابيع؟" لا يا عزيزي، واليك السبب:

عندما تمر تلك الأسابيع الثلاثة وتجد المعلومات التي قمت بتنسيقها في الملفات-ستفرض الإجابة نفسها وتعرف أنك لم تضيع الوقت. سوف تعرف وقتها إذا كان يجب إرسالها إلى سلة مهملات الحاسب، أم أنها أكثر أهمية مما كنت تعتقد في المرة الأولى. وغالبًا ما تحصل على إجابة واضحة على ذلك خلال فترة قصيرة. أنت لا تؤجل التعامل مع الملفات الزائدة. أنت فقط تقوم بمراجعتها في وقت أكثر ملائمة. أنت تضعها بعيدًا عن ناظريك، ولكن لا تسقطها من حساباتك.


قم بترتيب الفوضى دون أي تردد. بعد ذلك سوف تستطيع السيطرة على المعلومات والملفات، وستصبح قادرًا على استعادة أي معلومة واستخدامها بكل سهولة، بدلًا من إخفائها وسط كومة من الأشياء الأخرى وعدم قدرتك على الوصول إليها للأبد. وبذلك، لن تغرقك هذه الأشياء وتلتهم كل مجهودك، كما تصبح أكثر استعدادًا للبدء في العمل على المهمة المكلف بها. لنواجه الأمر، نعرف أناسًا لديهم العشرات- لا، لنقل المئات- من الملفات الإلكترونية تضم آلافًا من رسائل البريد الإلكتروني. وبالمثل، نعرف أناسًا لديهم مكاتب وأدراج ملفات مملوءة حتى نهايتها بالملفات الضخمة. هل هذه الطريقة المثلى لتدير بها حياتك الوظيفية؟ أعتقد لا!
ومن بين الأعذار المألوفة التي يكررها أولئك الذين يؤخرون السعي لأن يصبحوا منظمين، "لم أكن يومًا ما جيدًا في التنظيم". انس كل ذلك. وابدأ الآن, ولسوف يمكنك أن تصبح تمامًا مثل الأشخاص المنظمين. إن الفارق الوحيد بين الأشخاص "الجيدين في التنظيم" وبين الأشخاص الذين يعتقدون "غير جيدين" في التنظيم هو أن الأشخاص المنظمين يعرفون أن النظام يتطلب منهم بعض المجهود في الحفاظ عليه؛ فالأشخاص الذين
"ليسوا جيدين في التنظيم" يعتقدون أنهم ولدوا (أو ربما تكونوا دون "جين التنظيم".


وكذلك يعتقد أيضًا الأشخاص "غير الجيدين في التنظيم" أن الأشياء تفقد ترتيبها أو تضيع منهم بسبب عامل ما غامض؛ فالبعض يعتقد أن هناك قوى في الكون تعمل ضدهم وتتآمر عليهم لكي تجعلهم غير منظمين. انس كل ذلك. يمكنك التحكم في كل الفوضى المتراكمة على مكتبك وأن تتعامل معها؛ فلابد أن تتأكد من أن الكلب لم يأكل أوراق واجبك المنزلي, وتلك الوثيقة المهمة لم تنبت لها قدمان لتهرب.