تقنيات المحادثة - عبد الرحمن تيشوري

[عبد الرحمن تيشوري]

المحادثة وتقنياتها – تقنيات للمدرب الناجح
عبد الرحمن تيشوري
شهادة عليا بالادارة

تعريف المحادثة: هي وضعية مهنية تجمع بين اثنين او اكثر من أجل تشخيص الواقع الراهن بناء على ما أنجز في المراحل السابقة حتى يتسنى وضع مخطط ينجز في المستقبل.وتتجسد في تبادل معلومات بطريقة مهنية تحترم المراحل وتستعمل تقنيات سيكولوجية لتشجيع التبادل. وتختلف المحادثات من حيث الشكل والغرض .

1: أشكال المحادثات:
محادثة وجها لوجه: تجمع بين شخصين أحدهما على الأقل متخصص . وبهذا الشكل يتم تشخيص واقع راهن وكل عمل مستقبلي يتم باتفاق الطرفين ولاتنجم عنه قرارات مباشرة إلا إذا كان بعد لقاءات متعددة أو مع متخصصين مختلفين .
محادثة في مواجهة لجنة: يتم اختيار هذا الشكل من المحادثة عندما يراد اتخاذ القرار مباشرة بعد المحادثة حيث يتطلب الحسم تقويم متخصصين أو أكثر وهو أحد الأشكال المفضلة في الانتقاء.
المحادثة الجماعية: يسهر على هذا الشكل متخصص واحد أو لجنة لكن المرشحين عدة . يتم اختيار هذا الشكل من المحادثات من أجل تقويم خصال شخصية أو سلوك يظهر داخل الجماعة كروح القيادة والذكاء والقدرات التواصلية وتحمل الضغط ، حيث يتم إدخال إشكالية على المرشحين إيجاد الحل لها بالتحاور فيما بينهم واقتراح الحل التوافقي للجنة . يتم ملاحظة سلوك الأفراد ووضع العلامات التي من شأنها تخويل انتقائهم .

2: مراحل المحادثة:
قبل المحادثة: في هذه المرحلة يتم ملء الاستمارة التي سيعتمد عليها المحادثون خلال المحادثة ( استعمل وثيقة التسجيل الموحدة) ويتم كذلك إخبار المرشحين بما ينتظر منهم ومدهم بالمعلومات اللازمة حتى يكونوا بأفضل حال نفسية .
خلال المحادثة:
أ: الاستقبال
ب: التعريف بالنفس : يعني أن يقدم المحادث نفسه للمرشح قبل أن يطرح أول سؤال.
ج: إخبار المرشح بصيرورة المحادثة وتوقيتها ومواضيع الأسئلة التي ستطرح عليه ونصحه بالاسترخاء والثقة بنفسه ثم مواصلة المحادثة بعد أن يوافق على هذه المراحل.
د: الاستكشاف: في هذه المرحلة التي تبتدأ بتعريف المرشح بنفسه يتم طرح الأسئلة بمراعاة الطريقة الكلية أي من السؤال العام المفتوح إلى السؤال الأكثر دقة عن كل معيار على حدة. مع استخدام تقنيات التواصل النفسية المناسبة.
ه: التعريف الصادق : يقصد بهذه المرحلة التركيز على نقاط القوة التي أتى بها وشرحها له ومدى ملاءمتها مع المعايير المبحوث عنها ثم تعريفه بالنقاط التي يجب عليه تحسينها مقارنة مع المعايير .
و: مخطط العمل : يتم اقتراح مخطط العمل الذي من شأنه مساعدة المرشح على بلوغ مرحلة النضج من أجل تحقيق مشروعه وطلب موافقته عليه. ويشمل مخطط العمل المراحل الموالية للمحادثة بما فيها لقاءات تتبع أو دورات تدريب.
ز: الخلاصة: يشكر المرشح على الوقت الذي خصصه ويحدد من سيتصل بالأخر أولاً في المراحل الموالية.

3: تقنيات سيكولوجية للمحادثة:
أ : الاستماع الإيجابي: إن القدرة على الاستماع ليست فطرية ولا هي عملية سهلة، وإنما هي مكتسبة .
الاستماع هو عملية إيجابية تتطلب رغبة قوية من جانبنا لاستقبال الرسائل الهامة للآخر .
- فينبغي فهم المعنى الحرفي للكلمات، والاهتمام بالمفاهيم الأساسية، وعدم قطع الكلام على المتحدث، وعدم التدرب في تحديد المعنى الذي يريده من الكلمات.
- الوصول إلى المغزى من خلال وضع النقاط المهمة من الرسالة في ألفاظ منطقية مفهومة.
تعد كتابة الملاحظات عادة ذاكرة لغوية، والذي قد يتطلب في بعض الأحيان استئذان المتحدث.
- القدرة على الصمت: علينا ألا نقطع حديث الآخر، نبقى في حالة التركيز على ما يقول، نتحلى بالصيد مهما كان الآخر يتردد أو يكرر أو يبالغ، بل يجب الاستماع إليه حتى النهاية وزيادة الثقة التي لديه من خلال احترامنا له، فبهذا يعطي المتحدث أفضل معنى ممكن من الرسالة.
- إعطاء كل الاهتمام للشخص، للبحث عن نوايا المتحدث فيما يخص الأحداث الموجودة، إلى آرائه الاهتمام بمشاعره وانفعالاته الاهتمام التام والضروري للغة الجسد (ابتسامته، ونظراته، وحركاته، ونبرة صوته)
ب: احترام قواعد الاستماع:
1- - اسمع للآخر بالتحدث: فكيف أسمع إذا كنت أتحدث؟ !
2- إشعار المتحدث بالراحة : أنه يملك حرية التعبير.
3- إظهار رغبتي في الاستماع إليه، وأنني مهتم به، وتجنب القيام بعمل آخر في هذه الأثناء .. 4- عدم التشتت خارج الحديث.
5- أن أضع نفسي في مكانه لفهم وجهة نظره.
6- التحلي بالصبر: منحه كل الوقت اللازم، دون قطع كلامه.
7- الهدوء: فالشخص المنفعل لا يمكن له إلا أن يفهم الكلام بشكل خاطئ.
8- الامتناع عن النقد: تجنب دفاعه عن نفسه.
9- طرح بعض الأسئلة:
- القدرة على الاستماع.
- تشجيع المتحدث على مواصلة كلامه.
- إتاحة الفرصة له لطرح نقاط أخرى.
10- الاهتمام الدائم بالآخر.
ج: إعادة الصياغة:
إن إعادة الصياغة هي ذكر ما قاله المتحدث بألفاظ أخرى وبطريقة أكثر تحديدًا أو وضوحًا بعد أخذ موافقته حيث إنه سيتم إعادة صياغة مشاعره وأفكاره.
1/ يمكن للمرسل أن يعرف هل وصلت رسالته وكيف فهمه الآخرون.
2/ يمكن للمستقبل التأكد هل استيعابه للرسالة يتوافق مع فكرة المرسل أم لا.
ب/ فائدة إعادة الصياغة:
- منح المتحدث الإحساس بوجوده وبهم الآخر.
- مساعدته على الاسترسال، وتعميق فكرته، أو الاهتمام بمشاعره.
- السماح بعدم التحمس أو التشاؤم من خلال إزالة التوتر مع زيادة التحليل الموضوعي للحالة.
ج/ طرق إعادة الصياغة:
1/ يتبقى تعديل الجملة أو انعكاس طريقة التواصل وإعادة الصياغة وهي الانعكاس مع المتحدث: من خلال استخدام هذه العبارات.
- في رأيك عل تريد أن تقول هل ما فهمت منك صحيحًا.
- إعادة الصياغة في صورة تلخيص.
2/ إنها ترجمة الأمور الأساسية من كل ما قال متحدث:-
باستخدام الصيغ التالية:-
"إذن أتت ما تتمنى"
"إنك تريد أن تقول"
"أنت تفكر هكذا"
"لكي تقول هذا"
3/ وإعادة الصياغة بمعنى عدم التمركز حول المعنى الأساسي: هي توضيح مغزى الرسالة مع التأكيد علي ما أعلم منها لا من الضروري " في النهاية ينبغي " باختصار الأمر يتعلق خاص بـ .... "
4/ وإعادة الصياغة بمعنى "التعديل" هي / إظهار الرسالة في صورة أخرى دون نكرها
يمكن القول بطريقة أخرى
هذا يعود إذن إلى
هذا للتمثيل من وجهة نظر ما
ومن الضروري في كل الأحوال أن نأخذ في الاعتبار عملية التغذية الراجعة للمرسل بمعنى أن ننتظر أن يقوم بتحضير ما قال، لكي نستطيع تصحيح أو تأكيد الفكرة التي تشكلت لدينا عن طريقة فكرة وأن نقوم أيضًا بأخذ موافقته على الألفاظ المستخدمة في إعادة الصياغة، علي أن تكون نابعة منه.
د/ نتائج عملية إعادة الصياغة:
1/ القدرة علي جلاء الأفكار:- بمعنى تحديد مجموعة جديدة من المعلومات والمشاعر لم تكن قد ظهرت بعد
2/ القدرة علي التعزيز: نعم وانه كذلك فعلاً .
3/ القدرة علي الإيضاح: وكذلك أتمنى أن ....
د: تنويع الأسئلة:
1- - أسئلة محددة:
ü أسئلة عن المعلومات ( ما اسمك .. أسئلة عن البدائل ( استخدم كلمة .. أو )
ü أسئلة مفتوحة
2- أسئلة مفتوحة: تفتح المجال للتعبير:
ما رأيك؟
ما هي نواياك ؟
3- أسئلة انعكاسية: وهي تعيد علي المتحدث الذي قدم النص وتساعده في التركيز في التعبير عن أفكاره..
4- أسئلة استفسارية: وهي تضمن استمرار الحوار وتصنع خطا إرشادية وهذه الأسئلة تتفق عادة من النص
مثال: علينا القيام ببعض الإصلاحات
- أي إصلاحات
أسئلة اختيارية: تعمل علي تأكيد ما تم قوله وفهمه وهي أسئلة هامة في النتيجة الأخيرة
مثال:
- ماذا يمكن أن نستخلص؟
- ما هي النقاط الإيجابية ؟
- ماذا ينبغي لـ ؟