ادارة الوقت الجزء الاول

[هنادي الأحمد]

• 
  الوقت هو العمر الذي يمر من بين أيدينا، وينسحب بسرعة منا ونحن لا ندري أن مروره يعني مرور أعمارنا وحياتنا، وما حياتنا إلا لحظات وثوانٍ تكونت معاً، وضياعها يعني ضياع حياتنا نفسها.
  
  والوقت من منظور آخر هو المادة الخام التي نطوعها كما نشاء من أجل أن نفعل ما نريد من أعمال ونحقق ما نريد من أهداف، ونصل لما نريد من غايات، الوقت هو السبيل لكل هذا، ومن هنا فلابد أن نعرف كيف نستغله أفضل استغلال ممكن وكيف نجعل منه المادة الخام الفعالة والمؤثرة من أجل حياة ناجحة نحقق فيها ما نريد.
  
  وأكبر معين لنا على معرفة القيمة العظيمة التي لا تساويها قيمة للوقت أن نتذكر حديث الرسول الكريم صلى الله عليه وسلم: لن تزولا قدما عبد يوم القيامة حتى يُسأل عن أربع: عن عمره فيما أفناه وعن شبابه فيما أبلاه وعن ماله فيما اكتسبه وكيف أنفقه، وعن علمه ماذا عمل به.
  
  § لماذا إدارة الوقت ؟
  
  1. لتنفيذ المهام و الأعمال الهامة..ثم يتبقى لنا وقت للإبداع و التخطيط للمستقبل و للراحة و الاستجمام.
  
  2. لتحديد الأولويات و إنجاز أهم الأعمال في حياتنا.
  
  3. للاستفادة من الوقت الضائع و استغلاله جيداً.
  
  4. للتغلب على الاجهاد و الاحباط الذي يقلل من كفاءة العمل.
  
  إن الحل في هذا كله.. هو إدارة صحيحة للوقت.
  إن الإدارة الصحيحة للوقت تضيف إلى حياتك ساعات طوال إذا أحسنت استغلال الأوقات الضائعة . فإضافة 15 دقيقة كل يوم تعنى إضافة 13 يوم عمل كل عام , إضافة 30 دقيقة كل يوم تعنى انك تضيف 26 يوم عمل كل عام , إن هذا يعادل شهرا جديدا كل عام .
  فوائد الإدارة الجيدة للوقت
  
  1. إنجاز أهدافك وأحلامك الشخصية.
  2. التخفيف من الضغوط سواء في العمل و ضغوط الحياة .
  3. تحسين نوعية العمل.
  4. تحسين نوعية الحياة غير العملية.
  5. قضاء وقت أكبر مع العائلة أو في الترفيه والراحة.
  6. قضاء وقت أكبر في التطوير الذاتي.
  7. تحقيق نتائج أفضل في العمل.
  8. زيادة سرعة إنجاز العمل.
  9. تقليل عدد الأخطاء الممكن ارتكابها.
  10. تعزيز الراحة في العمل.
  11. تحسين إنتاجيتك بشكل عام.
  12. زيادة الدخل.
  
  تذكر أن
  
  • الواجبات دائما أكثر من الأوقات .
  
  • أنت لا تملك أكثر من 24 ساعة يوميا أو 168 ساعة أسبوعيا .
  
  لماذا يضيع الناس أوقاتهم؟
  
  1. لا يدركون أهمية الوقت .
  2. ليس لهم أهداف أو خطط واضحة .
  3. يستمتعون بالعمل تحت ضغط .
  4. سلوكيات ومعتقدات تؤدي إلي ضياع الوقت .
  5. عدم المعرفة بأدوات و أساليب تنظيم الوقت .
  
  سلوكيات و معتقدات تؤدي إلي ضياع الوقت
  1- لا يوجد لدي وقت للتنظيم
  
  1. يحكى أن حطاباً كان يجتهد في قطع شجرة في الغابة ولكن فأسه لم يكن حاداً إذ أنه لم يشحذه من قبل، مر عليه شخص ما فرآه على تلك الحالة، وقال له: لماذا لا تشحذ فأسك؟ قال الحطاب وهو منهمك في عمله: ألا ترى أنني مشغول في عملي؟!
  2. من يقول بأنه مشغول ولا وقت لديه لتنظيم وقته فهذا شأنه كشأن الحطاب في القصة! إن شحذ الفأس سيساعده على قطع الشجرة بسرعة وسيساعده أيضاً على بذل مجهود أقل في قطع الشجرة وكذلك سيتيح له الانتقال لشجرة أخرى، وكذلك تنظيم الوقت، يساعدك على إتمام أعمالك بشكل أسرع وبمجهود أقل وسيتيح لك اغتنام فرص لم تكن تخطر على بالك لأنك مشغول بعملك.
  3. وهذه معادلة بسيطة، إننا علينا أن نجهز الأرض قبل زراعتها، ونجهز أدواتنا قبل الشروع في عمل ما وكذلك الوقت، علينا أن نخطط لكيفية قضائه في ساعات اليوم.
  
  2- المشاريع الكبيرة فقط تحتاج للتنظيم
  
  1. في إحصائيات كثيرة نجد أن أمور صغيرة تهدر الساعات سنوية، فلو قلنا مثلاً أنك تقضي 10 دقائق في طريقك من البيت وإلى العمل وكذلك من العمل إلى البيت، أي أنك تقضي 20 دقيقة يومياً تتنقل بين البيت ومقر العمل، ولنفرض أن عدد أيام العمل في الأسبوع 5 أيام أسبوعياً.
  2. (الوقت المهدر) 5 أيام × 20 دقيقة = 100 دقيقة أسبوعياً / 100 دقيقة أسبوعياً × 53 أسبوعاً = 5300 دقيقة = 88 ساعة تقريباً.
  3. لو قمت باستغلال هذه العشر دقائق يومياً في شيء مفيد لاستفدت من 88 ساعة تظن أنت أنها وقت ضائع أو مهدر، كيف تستغل هذه الدقائق العشر؟ بإمكانك الاستماع لأشرطة تعليمية، أو حتى تنظم وقتك ذهنياً حسب أولوياتك المخطط لها من قبل، أو تجعل هذا الوقت مورداً للأفكار الإبداعية المتجددة .
  
  3- الآخرين لا يسمحون لي بتنظيم الوقت
  
  1. من السهل إلقاء اللائمة على الآخرين أو على الظروف، لكنك المسؤول الوحيد عن وقتك، أنت الذي تسمح للآخرين بأن يجعلوك أداة لإنهاء أعمالهم.
  2. أعتذر للآخرين بلباقة وحزم، وابدأ في تنظيم وقتك حسب أولوياتك وستجد النتيجة الباهرة.
  3. وإن لم تخطط لنفسك وترسم الأهداف لنفسك وتنظم وقتك فسيفعل الآخرون لك هذا من أجل إنهاء أعمالهم بك!! أي تصبح أداة بأيديهم.
  
  4- كتابة الأهداف والتخطيط مضيعة للوقت
  
  1. افرض أنك ذاهب لرحلة ما تستغرق أياماً، ماذا ستفعل؟ الشيء الطبيعي أن تخطط لرحلتك وتجهز أدواتك وملابسك وربما بعض الكتب وأدوات الترفيه قبل موعد الرحلة بوقت كافي، والحياة رحلة لكنها رحلة طويلة تحتاج منا إلى تخطيط وإعداد مستمرين لمواجهة العقبات وتحقيق الإنجازات.
  2. ولتعلم أن كل ساعة تقضيها في التخطيط توفر عليك ما بين الساعتين إلى أربع ساعات من وقت التنفيذ، فما رأيك؟ تصور أنك تخطط كل يوم لمدة ساعة والتوفير المحصل من هذه الساعة يساوي ساعتين، أي أنك تحل على 730 ساعة تستطيع استغلالها في أمور أخرى كالترفيه أو الاهتمام بالعائلة أو التطوير الذاتي.
  
  5- لا أحتاج لكتابة أهدافي أو التخطيط على الورق، فأنا أعرف ماذا علي أن أعمل.
  
  لا توجد ذاكرة كاملة أبداً وبهذه القناعة ستنسى بكل تأكيد بعض التفاصيل الضرورية والأعمال المهمة والمواعيد كذلك، عليك أن تدون أفكارك وأهدافك وتنظم وقتك على الورق أو على حاسب المهم أن تكتب، وبهذا ستكسب عدة أمور:
  
  * أولاً: لن يكون هناك عذر اسمه نسيت! لا مجال للنسيان إذا كان كل شيء مدون إلا إذا نسيت المفكرة نفسها أو الحاسب!!
  * ثانياً: ستسهل على نفسك أداء المهمات وبتركيز أكبر لأن عقلك ترك جميع ما عليه أن يتذكره في ورقة أو في الحاسب والآن هو على استعداد لأن يركز على أداء مهمة واحدة وبكل فعالية.
  
  6- حياتي سلسلة من الأزمات المتتالية، كيف أنظم وقتي؟!
  
  تنظيم الوقت يساعدك على التخفيف من هذه الأزمات وفوق ذلك يساعدك على الاستعداد لها وتوقعها فتخف بذلك الأزمات وتنحصر في زاوية ضيقة، نحن لا نقول بأن تنظيم الوقت سينهي جميع الأزمات، بل سيساعد على تقليصها بشكل كبير.
  
  سلوكيات و معتقدات تؤدي إلي توفير الوقت
  1. تحديد الهدف .
  2. التخطيط.
  3. احتفظ دائما بقائمة المهام To-do List .
  4. التحضير للغد .
  5. استخدام أدوات تنظيم الوقت .
  6. انشر ثقافة إدارة الوقت .
  7. عدم الاحتفاظ بمهام معقدة ( تقسيم المهام إلي مهام فرعية) .
  8. لا تحتفظ بالمهام الثقيلة علي نفسك (انته منها فورا).
  9. لا تكن مثاليا .
  10. رتب أغراضك .
  11. الاتصال الفعال ( التأكد من وصول الرسالة كما تعنيها).
  12. لا تتأخر في الوصول لمكان العمل .
  13. التحضير للمهام المتكررة Check List .
  14. تجميع المهام المتشابهة .
  15. ارتدِ ساعة (راقب الوقت في أي مهمة تقوم بها).
  16. تأريخ المهام (حدد لنفسك تاريخا أو زمنا للانتهاء من أي مهمة) .
  17. المساومة في تحديد المواعيد .
  18. لا تحتفظ بمهام ناقصة ( انته من كل مهمة بدأتها) .
  19. لا تهمل كلمة ” شكرا“ .
  20. لا تقدم خدمات لا تجيدها .
  21. تعلم القراءة السريعة .
  22. استغلال وقت السيارة – الانتقال - السفر .
  23. لا تحتفظ بمقاعد مريحة في مكتبك .
  24. علق لافتة مشغول إنهاء المهام المحتاجة للتركيز .
  25. استخدم التليفون بفاعلية .
  26. تنمية مهارات التفويض .
  27. اعرف نفسك ودورات أدائك اليومي ذهنيا و بدنيا
  
  
  تحليل
  
  لقد قمت بعملية تحليل الوقت عن طريق كتابة نشاطك الذى نقوم به كل يوم ونكتب ملاحظاتك عن كل نشاط كم من الوقت المستغرق فيه ؟ هل تعداه !
  
  ثم نختبر كل نشاط بالاختبارات الآتية :
  
  • اختبار الضرورة : هل هو ضروري ؟ كثير من الأنشطة نقوم بها لمجرد أننانحبها فقط لا أنها ضرورية .
  
  • اختبار الخصوصية : هل هى تخصني ؟ سوف تكتشف أنك تقوم بمهام كثيرة ليس من اختصاصك .
  
  • اختبار الكفاءة : هل انا أؤدي العمل بأكبر قدر من الكفاءة الممكنة ؟
  
  لا تكن ساذجا عند وضع خطتك اجعل خطتك مكتوبة وأجعلها فى متناول يدك .
  
  قال عمر بن الخطاب حاسبوا أنفسكم قبل أن تحاسبوا . وزنوا أعمالكم قبل أن توزن عليكم )
  
  لقد كنت واقعيا حين وضعت أهدافك فى حدود إمكاناتك وقدراك وقسمتها الى أهداف .
  
  1- خطة سنوية لأهداف العام كله .
  
  2- خطة شهرية قسمت الأهداف على مدى 12 شهرا .
  
  3- خطة أسبوعية قسمت أهداف الشهر على مدى 4 أسابيع .
  
  انتبه : إن المهام المفتوحة لن تنتهى أبدا . لا بد من وجود موعد نهاية لكل مهمة .
  
  قاعدة 20 /80
  
  إن 20 % فقط من النشاطات تحقق لك 80 % من الأهداف المنشودة . ولكن أحذر العمل يتمدد كى يملأ الوقت المتاح لاستكماله .
  
  بمعنى أنك من الممكن أن تقضى شهرا كاملا فى إنجاز عمل لا يحتاج لأكثر من أسبوع .
  
  إن الفوضى في مكان عملك من أكبر مضيعات الوقت . فبادر باتخاذ هذه الإجراءات فورا :
  
  - حافظ على تنظيم جيد للحجرة
  
  - لا تضع على مكتبك إلا ما ستحتاجه حالا
  
  - تأكد من ترتيب الكتب والأدوات بشكل منظم على المكتب
  
  - سلة المهملات مهمة جدا: تخلص من كل شئ ليس له أهمية ولن تحتاجه بعد اليوم.
  
  ها قد وضعنا أرجلنا على أول طريق الإستفادة من الوقت
  
  - المهم أن تبدأ وتذكر أن:
  
  لا شئ يغرى بالإنتهاء قدر الإبتداء فالعمل الذى لم يبدأ بعد لا يحفزك لانهائه بينما يدفعك العمل الغير المنجز إلى محاولة إنجازه
  
  الجبن السويسرى
  
  توجد فراغات في الجبن السويسرى ليسهل تقطيعها وأكلها
  
  - لذلك إذا قابلت مهمة كبيرة لا تنزعج وتعامل معها جيدا
  
  وتذكر قم بتقسيم المهمة الكبيرة إلى أجزاء صغيرة يسهل إنجازها
  
  -أضف إلى يومك وقتا جديدا عن طريق إستخدام الأوقات الضائعة مثل:
  
  -أوقات المواصلات - أوقات الإنتظار -الأوقات البينية (بين النشاطات)
  
  مصحفك في جيبك كنز في قلبك (احفظ القرآن في نصف ساعة)
  
  - إذا فرضنا أنك تحفظ 5 آيات يوميا فإنك تحفظ شهريا 150 آية، إذا تكون حفظت أكثر من جزء من سورة البقرة في شهر (الجزء الأول ينتهي عند الأية 142)، وبعد شهرين تكون حفظت 300آية أي أنهيت سورة البقرة في شهرين (286آية) أي تحتاج حوالي 3 سنوات ونصف لكي تحفظ القرآن كاملا. ما رأيك في أن نبدأ حفظ كتاب الله كاملا في المواصلات؟!
  
  التسويف
  
  - إنه محبوب رغم أنه قاتل فهو يجعل العمل يتراكم
  
  - يخرج خطتك عن مسارها
  
  - يحرمك من النجاح
  
  التسويف
  
  - هو أن تقوم بمهمة ذات أولوية منخفضة بدلا من أن تنجز مهمتك ذات الأولوية العالية
  
  - أن تتصفح كتابك أو تنتقل بين موادك الدراسية بدلا من أن تذاكر موضوعا صعبا للإمتحان
  
  - أن تشاهد التلفاز بينما كان عليك إنجاز إحدى أصعب نشاطاتك
  
  - أن تتناول كوبا آخر من الشاي بينما كان عليك أن تعود فورا لعملك أو مذاكرتك
  
  - إذا لماذا نسوف ؟
  
  1- الكسل
  
  2- الأعمال الغير محببة
  
  3 - الخوف من المجهول (كل مهمة إذا لم تبدأ تعتبر مجهولة)
  
  4 - انتظار الإبداع وساعة الصفاء
  
  5- التردد
  
  6- الأعمال الصعبة الكبيرة ( تذكر قطعة الجبن السويسرى)
  
  كيف نقضي على التسويف؟
  
  1- ضع وقتا للإنتهاء من المهمة ، لا تتركه للذاكرة ، بل علقه على الحائط أمامك
  
  2- خذ على نفسك عهدا ألا تسوف أبدا
  
  3- شجع نفسك وأعطها مكافأة.
  
  4- لا تتردد وابدأ العمل الأن
  
  5- ابدأ في العمل ولا تنتظر الإيحاء فلربما لا يأتيك أبدا
  
  - التخطيط السليم والتنظيم الجيد للوقت + التنفيذ السليم للخطة + تصرف إيجابي تجاه مضيعات الوقت = إدارة ناجحة وفعالة للوقت