الخطوات الذكية

بات الاتصال يمثل أكبر مشكلة تواجه المهتمين بالإدارة اليوم. ويشكو أكثر المدراء من هذه المسألة التي تستنفذ وقتهم وجهدهم، والتي يردها بعضهم إلى نوعية الأطراف الأخرى التي يتم الاتصال بها، فلم تعد الأساليب القديمة مثل المذكرات والتقارير المختصة، والمحادثات الموجزة تكفي للوصول معهم إلى نقاط التقاء وتفاهم إلا بعد جهد جهيد يكون على حساب العمل والراحة. خاصة وأن الاتصال من أكثر الأنشطة التي يمارسها أي مدير.


8 إرشادات تجعل الناس يصغون إليك

1- اعمل على صياغة أهدافك:
حدد بالضبط نوع الاستجابة التي تريدها من مستمعيك قبل أن تشرع بالكلام. كيف تريده أن يشعر أو يتصرف نتيجة الاستماع إليك؟ أو بعبارة أخرى: كيف تقوم بتغيير المستمع وفق ما تريد؟

2- اعرف مستمعيك:
من هم؟ ما خلفيتهم؟ ما هي التفاصيل التي يحتاجونها؟ ما هي التجربة التي مروا بها قبل وصول خطابك؟ هل هم منتبهون؟ هل يهتمون بك وبما تقول؟

3- اعرف نفسك كمتصل:
لكل كائن حي طريقته الخاصة في المخاطبة، وأنت كذلك، ما هو أسلوبك الشخصي؟ كيف تؤثر قيمك وطريقة تفكيرك ومفرداتك ونبرة صوتك وعاداتك ومزاجك وحركات جسدك والاستحواذ الكلي على المستمعين.

4- ضع مستمعيك في الصورة:
استخدم لغة مليئة بالحيوية، أكمل القصة التي تقصها، وارسم صوراً كاملة للمستمعين حتى يستطيعوا أن (يروا) بآذانهم. استخدم الأمثلة، والتشابيه والنبرات. استعمل كلمات أقل تعكس صوراً محددة وواضحة، وابتعد عن التطويل.

5- أقنع مستمعيك:
أبرز قناعتك بنفسك، وحماسك من خلال نغمة صوتك و(لغة) جسدك، لا تصف شيئاً بأكثر مما فيه، أو تمهد تمهيداً أكثر من الحد، تجنب المبالغة، وخاطب مستمعيك بما يهمهم؛ لأنهم سوف يسألون باستمرار: (ما الذي نجنيه من كل هذا؟).

6- لاطف مستمعيك:
دعهم يشعرون بالرضى عن أنفسهم وعنك أيضاً، كن عوناً لهم ولا تتهم أو تقلل من شأن أحد منهم، ولا تصنف أحداً، أو تستهزئ بتوقعاته وآرائه. اصغ جيداً لما يقوله الحضور. نادهم بأسمائهم عند مخاطبتهم، واجعلهم يشعرون بالارتياح وهم يستمعون إليك.

7- تحكم بالوقت والزمان:
تكلم عندما يكون مستمعوك جاهزين لسماعك، وليس عندما تشعر أنك تريد أن تكلمهم. اختر مكاناً مناسباً يساعد على تعزيز المعنى الذي تريد توصيله.

8- قيّم النتائج وتجاوب معها:
ما نتيجة حديثك على مستمعيك؟ هل فهموك؟ لماذا تكون إجابتهم (نعم) ولماذا (لا)؟ ما الذي ستسعى لفعله في المرة القادمة؟


6 طرق لتعرف المزيد عن نفسك كمتصل

1- أطلب رأي الآخرين:
هناك العديد من الناس قريبون منك، ويمكنهم ملاحظة الطريقة التي تتم بها اتصالاتك، اسأل هؤلاء الناس عن مدى إجادتك لطرق الاتصال، فهم بالتأكيد اختزنوا العديد من الملاحظات التي سوف يسارعون بمناقشتها معك إذا سألتهم. جدد أسئلتك ونوعها حتى تكون الإجابات التي تحصل عليها منهم محددة ودقيقة ولا تقف موقف الدفاع إذا لم يعجبك ما يقولون.

2- لاحظ ردود الأفعال:
إذا كنت قوي الملاحظة وتهتم بمدى تأثيرك على الآخرين فإنك نادراً ما تكون مضطراً لسؤال هؤلاء لتعرف آراءهم، ذلك أنك تعرف مدى نجاحك بالاتصال معهم من ردود أفعالهم.

3- قم بتسجيل صوتك:
هذه طريقة جيدة لفحص نطقك للكلمات، وسرعة حديثك، ونغمة صوتك وتنوعها أثناء الحديث وطريقة إلقائك. قم بتجارب على صوتك لتحسّن من إلقائك. وكن مستعداً عندما تسمع صوتك لأول مرة على المسجل للمفاجأة؛ فلربما لن يعجبك صوتك !!

4- سجل نفسك على شريط فيديو:
إن خوفك من التكلم أمام الجمهور يعادل خشيتك من رؤية نفسك وأنت تتحدث إليه فعلاً، والقليل من الناس من يودون رؤية أنفسهم على شريط فيديو، ربما لأن التجربة ستفتح أعينهم على أشياء كثيرة. من خلال هذا الشريط سوف ترى موهبة في الإلقاء والتصرف لم تكن تعلم أنك تملكها.

5- انظر في المرآة:
انظر إلى صورتك في المرآة، انظر إلى هندامك، وطول شعرك وطريقة تصفيفه، وإلى الطريقة التي تقف بها، والتعبير البادي على وجهك، واسأل نفسك: هل هذه الصورة التي نودّ أن تعبر عن شخصيتك؟

6- استمع إلى إلقائك:
علينا أن نستمع إلى إلقائنا لننتبه إلى طريقة إلقائنا وهل الكلمات التي ننطقها واضحة للمستمعين ومفهومة لديهم؟ ثم تنبه للكلمات أو الحشرجات التي لا ترغب بها وكيف تتفاداها؟