انجز أكثر بكثير من ذي قبل وبوقت أقل التفكير 1 لا تحاول أن تنشد الكمال . فمن السهل أن تقع فى فخ المحاولت لجعل العمل أفضل قليلً . لكن فى أغلب الحيان تؤثر محاولت تحسين العمل فى النتيجة العامة ، بالضافة إلى زيادة استهلك الوقت والمجهود بدون داعى . 2 تقبل عيوب إنتاجك لنها طبيعة بشرية . فمن الغير مفيد لوم نفسك . وعندما يقل معدل إنتاجك فإنك تحتاج للتوقف وإعادة التفكير . ل تفكر فى محاولتك الفاشلة السابقة ، تقبلها لنها ببساطة طبيعة البشر . واصل عملك . 3 لا يوجد وقت كافي لعمل كل شئ ، تقبل هذه الحقيقة ببساطه . لذا من الضروري التركيز على الشياء الكثر أهمية . وإذا فعلت ذلك فى كل من عملك وحياتك الشخصية ، فإنك ستنجز أكثر بحسن إدارة الوقت . 4 صفى ذهنك . اهدأ . وركز على مهمتك . تجاهل أي شئ آخر . فالتوتر الزائد يجعل مهمتك تبدو أصعب مما هى عليه . يمكنك التحكم فى صفائك الذهنى بحيث ل تجعل الضغوط الخارجية تؤثر عليك . تفهم جيدا ما يجب عليك فعله وقم به فى هدوء وراحة وثقة . 5 تعامل مع مكان عملك كموقع للنتاج . هيئ ذهنك للتفكير فى مكتبك كمكان لنجاز المهام ، فكر باستمرار بهذه الطريقة ، وستجد نفسك أكثر إنتاجا كلما تواجدت هناك . خصص مكان آخر للعمال والحداث والنشطة القل أهمية . وأجعل مكان عملك حصريا للنشطة الكثر أهمية . التخطيط 6 ج هز قائ مة بالمهام ال تى ي جب إنجاز ها. أدرج ب ها كل الفكار ال تى ترد لذهنك. تكمن الفكرة فى أن تدون كل شئ على الورق . ل تتوقف لصياغة أسلوبك أو للتفكير فى أحد النقاط . كل ما عليك هو الستمرار فى كتابة القائمة حتى تكتمل . 7 درج قائمتك تبعا للهمية . وأسهل طريقة للقيام بذلك هى تصنيف كل مادة إلى ثلثة أقسام رئيسية : أ عاجل وهام. ب هام وليس عاجل. ج ل هام ول عاجل. النقاط ) أ ( هى الكثر أهمية لذلك تأخذ الولوية القصوى دائما . والنقاط )ب ( تليها فى الهمية . أما ) ج ( فل تستحق تضييع الوقت بها . اتخاذ الوقت اللزم لتحديد الولويات سيساعدك على إنجاز المهام واحدة تلو الخرى ، دون التوقف لتحديد أهمية الخطوات لنجاز المهمة . 8 خمن بإحساسك أكثر الخطوات أهمية ، فإنه نادرا ما يخذلك . 9 قم وببساطه بحذف أي خطوه غير هامة مدرجه بالقائمة . اسأل نفسك " ما هو أسوأ ما يمكن حدوثه إن أسقطت هذه كليا من القائمة ؟ . وإن رأيت أنك تستطيع تحمل النتائج دون خسارة ، احذفها فورا . 10 أجل المهام الغير ملحة لصالح الكثر إلحاحا . فليس من الضرورى عمل كل شئ الن . أحيانا يعطل العمل من قبل الممولين أو المنفذين أو المستفيدين أنفسهم . احذف ما استطعت ، ثم استغل هذا الوقت لتنفيذ الخطوات الكثر إلحاحا لنجاز المهمة . 11 طور عادة تدوين خطه على الورق لنجاز المهام ، سواء كانت كبيرة أم صغيرة . فالنجاح الذى يتمتع به الكثيرون يرجع إلى دقة تخطيط حياتهم . ارسم طريقك ثم أسلكه هكذا ، عمل بسيط لكن فعال جدا . 12 استثمار الوقت عامل مطلوب لنجاز كل مهمة على قائمتك . احسب الوقت اللزم لنجاز كل مهمة مثل السفر والمقابلت والتخطيط .. إلخ . ل تنسى إضافة وقت ضائع للوقت الفعلى لنجاز هذه المهام . 13 توقف وفكر فيما تخطط له . كيف يمكن إنجازه بشكل أكثر فاعلية ؟ استغرق دقائق معدودة لتلخيص وبلورة وتبرير خططك . فالخلصة البسيطة تغنيك عن ساعات من التردد . 14 حدد أهدافك . اكتبها واجعلها أمامك . حدد ما تعمل من أجله . سجل أهدافك فى خطتك اليومية وارجع إليها باستمرار . ثم ضع تسلسل زمنى منطقى لنجاز كل هدف . 15 ضع خطه مرنه لكل مشروع . سجل الهدف المراد إنجازه فى قمة القائمة . يمكن تقييم كل مهمة إلى خطوات لكل منها ميعاد نهائى لنجازها . الفكرة من الخطة المرنة هى أن تقسم الخطوات باستمرار لخطوات أصغر ، وفى كل سلسلة قم بتدريج العمال حسب الهمية . تزودك الخطة المرنة بحلول للمواقف الحرجة مما يؤدى مباشرة لنجاز مهمتك . 16 خطط لكل ساعة من عملك اليومى . حدد أوقات لمهام جدولك اليومى . أعطى لكل مهمة الوقت اللزم لنجازها . استغل وقتك لمعالجة المور ذات الولوية . وإذا انتهيت من المهمة مبكرا ، ابدأ مباشرة فى إنجاز التالية . استغل الوقات التى تكون فيها فى ذروة طاقتك لنجاز المهام الكثر إلحاحا. وكلما أكثرت من استعمال تقنية الوقت المحدد لكل مهمة ، كلما أصبحت أكثر مهارة فى تحديد الوقت المطلوب . 17 استعد جيدا قبل كل اجتماع . ضع هدف محدد لكل اجتماع . أجعل المجتمعين متوقعين بالضبط ما المطلوب من كل منهم . أخطرهم بجدول العمال مسبقا، وبهذا يمكن أن يساهم كل الحاضرين بشكل أكثر فاعلية . قبل نهاية الجتماع يجب أن يكون كل شخص قد أدى مهمته السابقة ويكلف بمهمة جديدة . أظهر التزامك لقيمة أوقات الحاضرين بإنهاء الجتماع فى الوقت المحدد . 18 ركز . حتى وإن كنت مطالب بإنجاز ) 101 ( مشروع ، يجب أن تعمل على زيادة مجهودك . هناك الكثير من الغراءات التى تصرف انتباهك . الكثير من الشياء الشيقة لتعملها والماكن لتذهب إليها والناس لتختلط بهم ، فبإمكانك قضاء وقتك بعدة طرق أخرى . لكن إذا أردت أن تنجز فما عليك إل أن تركز على ما هو أكثر أهمية ، هكذا ببساطه . 19 فى نهاية اليوم اقضي 10 دقائق للتحضير لعمل الغد . اكتب قائمة بأولويات اليوم التالى مسبقا . سيوفر لك هذا وقتا ثمينا فى الصباح . يمكنك أن تدخل مباشرة فى عملك دون الحاجة لعمل قوائم واختيارات . إتباع هذه الستراتيجية يضمن لك استغلل اليوم من أوله والعمل على إنجاز أكثر المهام أولوية . 20 حدد باستمرار الوقت اللزم لنجاز كل مهمة . عندما تبدأ فى إنجاز المهام ، فإنك تحتاج للعمل دون أى عوائق وعندها ستشعر بحدوث النتائج المطلوبة بشكل أسرع . 21 قسم الهداف إلى مهام أساسية . ل يهم إن كان الهدف كبيرا أم صغيرا . أى هدف قد يبدو مثل حلم بعيد المنال حتى تبدأ فى تقسيمه إلى خطوات عمل صغيرة جدا يمكن أن تبدأ بها فى الحال . تقسيم الهدف إلى مهام أساسية يجعلك تنجز خطوات توصلك إلى ما كنت تحلم به . إذا فشلت فى عمل هذا، ستصبح أهدافك أحلما بعيدة المنال . 22 أعط كل مهمة الوقت الكافى لنجازها ، هذه هى الطريقة الصحيحة . إنك تحتاج لنهاء المهمة بالشكل الصحيح من أول محاولة حتى ل تتعرض لضغوط تسارع الوقت المحدد . فلن تستفيد شيئا من تكرار العمل مرتين . 23 حدد خطوات عملك قبل أن تبدأ . خذ وقتك فى عمل خلصة سريعة للمشروع . قسمه إلى خطوات . وقم بتحديد الوقت . دقيقة واحدة من التخطيط الفعال تغنيك عن ساعة من التفكير . فالتلخيص الجيد للمشروع هو خريطتك لنجازه بنجاح . 24 عد ملف رئيسى لمواعيد التسليم النهائية . اعرف أين تقف فى أى وقت فيما يتعلق بأى مشروع تنجزه . كن مدركا لماهية الخطوات ومتى يجب أن تنجز. الغرض من ملف مواعيد التسليم النهائية هو أن يساعدك فى اللتزام وتنظيم كل موعد نهائى بشكل مناسب . وعندما يبدو لك أن الموعد النهائى ليس ببعيد ، فمن الفضل أن تبدأ فورا بالعمل على المشروع . 25 توقع ما ل يتوقع . انتبه للتأخيرات عندما يشترك معك آخرون بمشروعك . إن خططت لها ستكون أقل إحباطا وقادرا على اللتزام بالموعد النهائى . كن واضحا مع الخرين حول ما يجب أن يفعلوه ومتى ؟ لكن عليك إدراك أنه ما من أحد غيرك ملزم بالنجاز . راجع بشكل دورى بدلً من النتظار للدقائق الخيرة وهذه هى الوسيلة المثلى لتبقى على الطريق الصحيح . 26 ضع خططك لتطوير زيادة قليلة جدا فى معدل إنتاجك اليومى . التركيز على التحسن القليل يؤدى إلى تحسن ثابت كل يوم . اتخذ قرارا رفع إنتاجك الشخصى بنسبة مئوية صغيرة يوميا . قد يجعلك هذا حذرا فى التخطيط ، لكن تزايد معدل النتاج سيكون كبيرا كما أنك ستصبح أكثر كفاءة . 27 ضع الخطط التفصيلية المكتوبة للمشاريع الكبر . أكتب خلصة تتضمن نقاط تحدد اتجاه كل خطوه على طول الطريق . أجعل النقاط واضحة ومفصله كما لو أنك تخطط لتنفيذ شئ آخر . إذا حصلت على المساعدة ، يمكنك عمليا إنجاز خطوات إضافية. أما إذا كنت تقوم بالمشروع كله بنفسك، فليس عليك أن تقف وسط العمل لتدرس الخطوة العملية القادمة . 28 أفسح وقتا إضافيا لبعض التأخيرات الروتينية المؤكدة الحدوث . عندما 15 % زيادة فى الوقت . : تحدد نشاطك اليومى إعطى نفسك من 10 القيام بمثل هذا التدبير للوقت سيجعلك أكثر فاعلية وأقل إرهاقا . التنظيم 29 هيئ مكتبك لتقوم بأداء عالى وكفء. الكثير من الضوء الطبيعى بقدر المستطاع، مساحة فارغة كافية على المكتب ، كرسى مريح ، وأى شئ تحتاجه لداء المهمة المطلوبة على أكمل وجه . 30 ضع كل شئ فى مكانه . فى نهاية اليوم ، أفرغ مكتبك وارجع كل ملف أو مستند لمكانه المعهود . بهذه الطريقة ستجد كل شئ فى مكانه عندما تحتاجه فى المرة القادمة . 31 قبل أن تبدأ المشروع ، أحرص على توفر الساسيات أجمع كل المواد التى تحتاج إليها مسبقا . بالنسبة للكاتب قد تكون هذه المواد مجموعة أبحاث . وبالنسبة لعامل البناء قد تكون أدوات ومواد البناء التى يحتاجها . جهز ما تحتاجه مسبقا لتندمج بالعمل دون انقطاع حتى تكمل مهمتك . 32 تفادى تكديس الورق فوق مكتبك . أحفظه لتعرف مكانه بالضبط . وقلل عدد مرات استخدامك لكل ورقة . 33 استفد من كل المصادر القي مة ال تى أما مك . يمك نك العتماد على حدسك الخاص للوصول إلى ما تحتاج ، دون تضييع الوقت فى البحث ومن الفضل ال ستعانة ب سكرتير للب حث عن المعلومات . أشياء م ثل الرش يف الحكومى والنترنت والدليل التجارى قد تكون ذو قيمة كبيرة كمصادر للمعلومات دون تضييع الوقت . استخرج هذه المصادر . ابدأ فوراً 34 قم اليوم بوضع قائمة للغد . يكون معظمنا أقل إنتاجا فى نهاية اليوم . عندما ترى أن أكثر المهام صعوبة لهذا اليوم قد اكتملت، فإنه وقت الستعداد لليوم التالى . من الفضل أن تحتفظ بجدول أعمالك فى ملف مخططك اليومى أو تجمعها كلها على شكل كتيب . بهذه الطريقة سيكون لديك دائما كل العمال والنشطة اليومية . تحضير جدول أعمالك فى وقت سابق يجعلك تبدأ بداية أفضل فى يومك الجديد . ويجعلك أيضا تفكر بالخطوات التالية . 35 ابدأ كل صباح على مكتب نظيف . وفى المساء قبل أن تنصرف تخلص من أى تراكم للعمل . إن داومت على تنظيف مكتبك كعادة يومية ضمن عملك اليومى ، ستقهر أى عقبه تؤدى إلى الفوضى وتمنعك من التفكير الواضح المبدع . ببساطه ، ل يمكنك القيام بأداء مميز إذا واجهت كل من العمل الكتابى ، ومجموعة من المهام التى يجب أن تنجز فى وقت واحد . 36 قم بعمل أبغض المهام أولً . وذلك عند ما تواجه بقائمة من المهام الثقيلة ، قم بالكثر بغضا واحدة تلو الخرى . ستشعر بعد ذلك أن كل ما يأتى لحقا سهل . وستشعر أنك ل تقهر باقى اليوم . ابدأ فورا 37 . اتخذ شعار " قم بعملك الن " . وإن لم تبدأ فلن تنتهى . إذا انتظرت انتظام بعض المور ، فقد تفقدها كلها . إنجاز بعض الخطوات كل يوم يصل بك إلى تحقيق هدفك . ل تؤجل عملك . قم به الن . 38 كن دقيقا . طور دقة المواعيد إلى عادة . وفى وقت قصير جدا ستنجز أكثر من غيرك ب 97 % . الدقة فى المواعيد ستجعلك تبدو ملتزما ويوفر لك الوقت والمال . ويجعلك كذلك تحترم وقت الخرين . حضورك للعمل مبكرا يتيح لك الفرصة للتعرف على الموظفين والمدادات الجديدة ، ويتيح لك وقتا للراحة ، ووقت للستعداد الذهنى أو حتى على القل وقت لمراجعة ملحظاتك . 39 استفد من البداية المبكرة فى الصباح . استيقظ ساعة مبكرا عن المعتاد وأستغل هذه الساعة للقيام بأفضل أداء . جرب هذا لمدة شهر وستدهش لما يمكن أن تفعله هذه الساعة لك . إنها وسيلة سهلة لكسب فوائد مميزة. 40 ابدأ كل مشروع بخطوة إيجابية . ابدأ بعمل شئ هام وستشعر بالنجاز الذى سيساعدك على إكمال يومك . ابدأ قائمتك اليومية بالمهام أو العمال البسيطة وقم بوضع خطة عمل مفصلة للمهام الكثر تعقيدا . تذكر هذه الفكرة البسيطة فى بداية كل مهمة أو مشروع وستبدأ بداية موفقه كل مرة. . 41 إذا توفر لديك وقت إضافى أعمل فيه على الخطوة الكثر أهمية . لنها هى التى تعطيك القيمة العلى أو المردود الكبر . اسأل نفسك باستمرار " ما هو الستثمار المثل لوقتى ، الن ؟ وعندها قم بأكثر العمال إنتاجية . 42 واصل التركيز على أي خطوة مهملة ذات أولوية . أعمل عليها باستمرار . واصل العمل عليها بقدر ما تستطيع دون أن تشتت تركيزك، ل يهم مدى صعوبتها أو بغضها أو التحدى الذى سيواجهك . وغالبا ما يتطلب ذلك أن تكون ذو إرادة قوية ، ولكن النتيجة تستحق هذا العناء . 43 انتقل للخطوة التالية في الهمية على قائمتك. ركز انتباهك 100 % على هذه المهمة حتى تكتمل . إذا ما أنجزتها أو بذلت فيها أقصى جهد ممكن ، انتقل إلى المهمة التى تليها على قائمتك . واحدة تلو الخرى ، هكذا ستنهى مهماتك ، وأعمل دائما على إنجاز الكثر أهمية . 44 أن جز المهام ال تى تعود عل يك بقي مة مميزة . إع طى المهام ال سهلة الباق ية ل من يؤديها . وهذه وسيلة فعالة جدا لرفع معدل النتاج . قم بالمهام الرئيسية التى ستنجزها أ نت ف قط بأفضل ما يم كن . مه ما كا نت مهار تك وتجرب تك وخبر تك عليك استغللها عمليا ، بما تحتاجه المهمة . استثمر وقتك وخبرتك بحكمة . دقق فى كل مهمة وقرر أى من المكانات المتاحة أكثر فاعلية لنجازها . 45 حول وقتك لفعال منتجة . حدد الوقت الذى تكون فيه أكثر إنتاجية ، استجمع كل قوتك ، ثم قم بالعمل . استخدم الوقات القل فى معدلت النتاج للرد على المكالمات الهاتفية أو إرسال الفاكسات أو للجتماعات وإدارة المناقشات. ل يمكن لحد أن يحافظ على معدل إنتاج مرتفع طوال اليوم . يمكن السر فى أن تعرف أكثر أوقاتك نشاطا . وتقوم فيها بما هو أكثر أهمية من متطلبات العمل . 46 استخدم الكمبيوتر بكفاءة . أتبع عادة كتابة الشياء مرة واحدة ثم قم بتحريرها عند الضرورة على الشاشة . تجنب كتابة الملحظات التحضيرية باليد والتى تحتاج لتسجيلها على الكمبيوتر فيما بعد . تعلم استخدام قواعد البيانات ومخططات المشاريع وبرامج الجدولة وأى برنامج يفيد عملك وأداءك. 47 وفر وقتك . أنجز المهام بأقل الخسائر .كلما قلت الخطوات المطلوبة لنجاز مهمة ما كلما كان أفضل . أعمل على رفع كفاءتك من خلل استقطاع دقائق أو حتى ثوانى من أعمال روتينية . أنتبه إلى الخطوات المعقدة والغير هامة والمبالغ بمعالجتها مما يضاعف العمل . 48 نوع من حجم المهام لتتفادى الجهاد . بدلً من تناول مشروعين فى أربعة ساعات ، قم بواحد تلو الخر ، قسمهم إلى مهام تنجز كل واحدة فى 30 دقيقة . حاول أن ترتب مهامك من الصغير للكبير ، عندها ستشعر بالنجاز وتكون أقل خمولً فى آخر اليوم . 49 تحد نفسك لنهاء المهام المدرجة على جدول أعمالك . ابحث باستمرار عن أكثر وأسرع وأفضل الوسائل إنتاجا للقيام بالمهام . ثم كافئ نفسك لزيادة معدل النتاج . 50 أبذل جهدك لزيادة معدل التحسن . التحسن القليل والثابت فى المجهود والنتائج ينتج عنه اختلف كبير على المدى البعيد . كل ما تحتاجه هو أن تحسن من أدائك أكثر من المعتاد قليلً وباستمرار وعندهاستكون فى قمة ال 5% من العاملين الكثر إنجازا . 51 طور أداءك فى العمل . ل تؤجل عمل اليوم إلى الغد . أبدأ فى العمل فورا وستنجز خلل عشر سنوات ما ينجزه الخرون طوال حياتهم . قم بعملك الن وستشعر بإحساس النجاز الرائع . كيفية استثمارك لوقتك تحدد نوعية حياتك التى تصنعها . 52 حدد ما تريد إنجازه أكثر من أى شئ أخر . ما هى الخطوة الولى على قائمتك أو الهدف الكثر أهمية والذى يجب إنجازه الن . تلك هى المهمة التى تحتاج التركيز عليها . اتبع هذه الوسيلة أولً . وعندها تستطيع إنجاز كل ما تحتاجه ، ولكن بشرط عمل كل مهمة على حدة . 53 قم بزيادة إنجازك بالنتقال فورا للمهمة التالية . كلما أنجزت مهمة تلو الخرى ، كلما تضاعفت احتمالية زيادة إنتاجك . فالنجاح يولد نجاح . كل مهمة تنتهى بنجاح تزيد من حماسك وتعزز من ثقتك لنجاز المزيد . كل إنجاز ناجح يعزز من قدرتك على مواجهة التحدى التالى . قم بعمل كل خطوة على حده ثم انتقل للتالية فورا . 54 حول أنشطتك اليومية الساسية إلى عادة قوية . فالعادة هى شئ تقوم به تلقائيا ، دون تحكم العقل الواعى . كل واحد منا لديه مهام بغيضه أو مقيتة ، ومع ذلك هامة . بمجرد أن تصبح عادة ، سيسهل تحملها . وليس عليك حينها أن تتوقف وتفكر بها . 55 غير العادات القديمة عديمة الفائدة إلى عادات مفيدة . قرر أن تستثمر وقتك بفاعلية أكثر ، وابدأ من اليوم وسيلحظ الخرون قدرتك على إنجاز الشياء المهملة . سيقدرونك أكثر علوة على أنك تستطيع الستمتاع بوقت فراغك . 56 تخيل أن لديك نصف يوم فقط لنجاز عمل يوم كامل . ماذا ستفعل ؟ بماذا ستبدأ؟ ما الذى يجب أن يقدم وما يمكن أن يأتى لحقا؟ عندما تفاجأ بقلة الوقت المتاح أمامك للعمل ، فإنك مضطر لوضع خطة على أعلى مستوى من الكفاءة . وسائل وتقنيات وخطوات فاعلة . 57 ابتعد عن المقاطعات الشخصية . عندما تؤدى عملك ، فإن آخر ما تحتاجه هى التدخلت الغير ضرورية . يحدث أكبر إنجاز عند ازدياد حماسك واندماجك بالعمل كلما اقتربت نحو النتيجة الناجحة . يمكن أن تعيق المقاطعات نجاحك . لذا ل تدعها تحدث . استخدم وسائل عدم الزعاج مثل علمات على الباب أو البريد الصوتى . وإن كنت مضطرا ابحث عن مكان بعيد للعمل حيث ل يجدك الخرون . أو غير أوقاتك لتكون فى قمة نشاطك حيث ل يكون وقت الذروة عند الخرين . 58 تعلم أن تتجاهل المهام التى ل تؤدى لنتائج . فما أسهل أن تشغل نفسك بعمل أقل أهمية . إن كانت الخطوة غير هامة اليوم ، فل تضيع وقتك بها ، كلما ابتعدت عن المهام القل إنتاجا ، كلما كنت منتجا . 59 الغ أى سفر غير ضرورى . استخدم التكنولوجيا الحديثة التى توفر الوقت. إن كان فى المكان استخدام الهاتف أو الفاكس أو البريد اللكترونى للتعامل مع قضايا اليوم الهامة . تجنب الزيارات الشخصية لتوفير المزيد من الوقت ورفع معدل النتاج . 60 سجل أفكارك على مسجل ، أو استعمل برامج الصوت فى الكمبيوتر ، ثم حرر الكلمات إلى صيغة ملئمة . فهذه طريقة سهلة للتعبير عن أفكارك ، دون عناء محاولة الكتابة المنمقة . الكتابة لكثير من الناس عمل مضجر ، ولكن التحدث أسهل طالما أنه ليس أمام جمهور . وغالبا تكون الكتابة أكثر فاعلية إذا كانت بغرض التصال بين شخصين . 61 ضع مواعيد نهائية يومية . سواء قبلتها أم ل ، فالمواعيد النهائية تزيد من معدل النتاج . كلما اقتربنا من الموعد النهائى لتمام العمل ، كلما بذلنا ما فى وسعنا لنهائه، ضع سلسلة من المواعيد النهائية شهريا وأسبوعيا ويوميا. فكلما اقترب الموعد النهائى كلما بدأ العمل الحقيقى . تعمل المواعيد النهائية كقوة دفع هامة لزيادة إنتاجك كلما التزمت بها . 62 قف أثناء تحدثك بالهاتف . فالوقوف يجعلك تتحدث فى الموضوع مباشرة وبسرعة وتكون المكالمة مثمرة . من السهل أن تجلس جلسة قصيرة ومريحة جدا وعندها ستطول المكالمة . 63 جمع عدد من المهام المتشابهة الصغيرة وقم بها فى نفس الوقت . رد على كل المكالمات الهاتفية التى تتعلق بموضوع واحد فى اليوم ويفضل القيام بذلك بعد النتهاء من جدول العمال اليومى . إتمام عدد من المهام الصغيرة يكون أسهل فى وسط زحام العمل . حيث يساعدك دعم جهودك على الستفادة القصوى من وقتك . جمع المهام الصغيرة معا مثل العمال المصرفية والبريد والتسليم والتسلم أو تجديد قاعدة البيانات والرد على البريد اللكترونى . عندما تجبر على النتقال من نشاط لخر والعودة مرة أخرى ، فإنك تستهلك الوقت فى محاولة إعادة التركيز والندماج . 64 أدر الجتماعات بكفاءة . أعلن مسبقا عن موعد الجتماع والتزم به . أغلق الباب لتبدأ الجتماع . ل تحرج ممن يأتى متأخرا . فلتكن معروفا بأنك ملتزم تماما بمواعيد الجتماعات , وسرعان ما سيتفهم العاملون أنك رجل أعمال جاد وعندها ستصبح الجتماعات مثمرة . حدد الجتماعات فى أوقات غير تقليدية من اليوم مثل الساعة 1.50 مساءا أو 3.45 مساءا مما يساعد على اللتزام بدقة المواعيد . 65 تحدى نفسك . حاول دائما أن تتفوق على نفسك . ركز تفكيرك ليجاد وسيلة أكثر كفاءة لداء نفس المهمة المكلف بها . وبتحويلها للعبة ، فإنك تحول حتى أكثر المهام بساطه لثارة ومرح. 66 أكتب قائمة مهامك على صفحة واحدة كبيرة . أكتب كل المهام ، دون الهتمام بالتسلسل المناسب . بعد تسجيل كل المهام ، حلل 3 مجموعات مختلفة من المهام ) أ ، ب ، ج ( باستخدام أقلم التعليم الملونة . بمجرد تقسيمهم ، يمكنك إعادة ترتيبهم بالتسلسل الصحيح بسهولة فى مخططك اليومى . وبهذه الطريقة ، ستتعرف فى بداية العمل كل يوم ، على المهام الصعبة التى ستواجهك . 67 جمع كل سجلتك الهامة معا . احتفظ معك بخطة مهام ليوم واحد فقط . ومن الفضل أن تكون قائمة المهام جزء من جدول أعمالك . احتفظ بالملفات الدائمة وتجنب وضع الملحظات على الظرف أو قصاصات الورق الصغيرة . واستخدم ملف خططك لتدوين كل الملحظات . محاولة استخدام أكثر من خطة تزيد من فرصة نقص النتاج . كما أنك بنقل البيانات تخاطر بفقد عنصر أو خطوة هامة . 68 فى كل التصالت الهاتفية أدخل إلى الموضوع مباشرة تجنب الثرثرة المضيعة للوقت . أجعل رسالتك مختصرة ومفيدة بقدر المكان . أدخل فى لب الموضوع . قدر وأحترم وقت الخرين وسيعاملونك بالمثل . 69 فلتكن منجزا وكافئ نفسك بالمدح الجميل . الحياة فى كثير من المور ، لعبة ذكاء . أحيانا نقوم مع أنفسنا ببعض الخدع واللعاب الصغيرة والتى يمكن أن تحفز مستويات جديدة من النتاج والنجاز ، تشجيع نفسك بكلمات إيجابية قليلة كتحية لنجازك يساعدك على إنجاز المزيد . 70 أنشئ سجلت إلكترونية لواجباتك ومسئولياتك. إذا اعتمدت بشكل خاص على الكمبيوتر للتسجيل باستمرار ، فإنك عاجلً أم أجلً ستنهى حالة الحباط التى يمكن أن تحطم كل شئ . وقد ينجح استعمال الكمبيوتر أو يفشل . وإذا كان كل ما تملكه مسجل فقط على الحاسوب دون امتلك مرجع مكتوب ، عندها قد تواجه الحباط الحقيقى . أعمل مسودة على الورق ، وبالتالى سيكون عندك مرجع لمنع أى ضياع للمعلوما