الطريق لإعداد حملة علاقات عامة ناجحة


تعتبر حملات العلاقات العامة من النشاطات الهامة، ولذلك يلزم أن تتم وفق منهجية وخطط مدروسة وذلك لضمان أن تكون هذه الحملات متفقة تماما مع الخطط الموضوعة للمؤسسة وللتأكد من أنها سوف تحقق تماما النتائج المخطط لها، أو بمعنى أدق" تحقيق مايجب أن يتحقق".

ولذا يجب الالتزام بـ 12 خطوة هامة، بما يضمن نجاح الحملات التي تقوم بها إدارة العلاقت العامة، وهي كالتالي:

1- إجراء البحوث:

يجب القيام بالبحوث اللازمة التي تتلاءم مع طبيعة الحالة التي تجري بشأنها الحملة، فاجراء البحوث من أهم النقاط التي يجب أن تسبق أي نشاط، وهي في هذا المجال لها أهمية قصوى، نظراً للأهمية التي تترتب على تلك الحملات والأهداف المناطة بها. ومن المهم في هذا المجال تحديد نوعية تلك البحوث وطبيعتها والاهداف المرجوة منها. ولأن الهدف من هذه البحوث هو معرفة الوضع الراهن للمؤسسة والظروف المحيطة، قد يكون من المفيد تقسيم البحث على مرحلتين : بحث أولي يهدف إلى جمع المعلومات الأولية عن طريق طرح اسئلة، عقد لقاءات أو الاتصال بمختلف أشكاله مع المختصيين أو اصحاب العلاقة، وغيرها. ثم هناك بحث ثانوي (بحث مكتبي) والذي يقوم المسؤول فيه بتجميع المعلومات المتوفرة ذات العلاقة بالظاهرة أو المشكلة التي تتم الحملة بشأنها.

وفي الغالب تتم هذه الخطوة عن طريق تجميع المعلومات التي تم نشرها في العديد من وسائل النشر مثل: الكتب الصحف، المحاضرات والندوات، الانترنت، وغيرها من وسائل النشر المتاحة.

2- تحليل النتائج:

وفي هذه المرحلة يتم تحليل النتائج التي تم الحصول عليها في المرحلة الأولى، والتعرف بشكل جيد على ابعاد الظاهرة أو المشكلة التي يتم التخطيط لتنفيذ حملة بخصوصها، وفيها يتم التعرف على مواقع القوة والضعف والفرص المتاحة والتهديدات الموجودة، والتي تعرف بـ SWOT ، وكذلك التعرف على الظروف الخارجية المؤثرة سواء كانت سياسية أو اقتصادية، او اجتماعية أو تقنية والمعروفة بـ PEST

3- وضع الأهداف:

مع التعرف على المشكلة التي تواجهها المؤسسة والتي يتم التخطيط لاجراء حملة علاقات عامة بشأنها تأتي هذه المرحلة الهامة، والتي يتم فيها وضع الاهداف المرجوة من هذه الحملة، أو النتائج المتوقعة.

ومن المفيد جداً مراعاة العناصر الخمسة التالية عند تحديد الاهداف، والتي يطلق عليها SMART:

أولا: أن يكون الهدف محددا بوضوح جدا وبدون أي لبس (Specific).

ثانيا: أن يكون الهدف قابل للقياس أو بمعنى آخر وضع معايير للتعرف على مستويات الأداء(Measurable).

ثالثا: قابل للتطبيق من حيث توفر العوامل التي تساعد على التنفيذ، مثل الميزانية وزمن التنفيذ (Achievable).

رابعا: توفر المرونة مما يعطي فرصاً أوسع لاختيار بدائل تتنفق مع المستجدات (Realistic).

خامسا: تحديد وقت لتنفيذ المهام بوضوح (Time)

4- تحديد الجمهور

وتتعلق هذه النقطة بتحديد الجمهور المستهدف في كل مرحلة من مراحل الحملة، حتى يمكن العمل على تحديد الوسائل والطرق المناسبة لمخاطبة كل فئة والأهداف المرجوة وراء ذلك. ومن المهم أن تقدم لنا البحوث التي تم اجرائها في البداية توصيف شامل لفئات الجمهور المستهدف من الحملة.

5- تحديد أصحاب المصلحة:

وفي هذه المرحلة يتم تحديد جميع الأطراف ذات العلاقة، وقد تكون هذه العناصر متنوعة لتشمل: الموظفين، الإدارة العليا، الموردين، المسثتمرين، وغيرهم.

6_ تحديد رسالة الحملة:

بعد تحديد الوضع الراهن والجمهور تجئ مرحلة تحديد الرسالة أو الرسائل التي تنقلها إلى الجمهور المستهدف وتحقق الأهداف المرجوة من الحملة، ويجب أن تتسم هذه الرسائل بالوضوح، حتى لاتسبب أي نوع من اللبس.

7- وضع الاستراتيجية Strategy

وباختصار ودون الدخول في تفاصيل كثيرة حتى لايحصل لبس بين الاستراتيجية والتكتيك Strategy and Tactics، يمكن الإشارة إلى الاستراتيجية بأنها النظرية التي تحدد الوضع الذي عليه المؤسسة عند تنفيذ الحملة والوضع المستهدف بعد تنفيذ الحملة.

8- وسيلة التنفيذ Tactics

وهي باختصار شديدة الأدوات التي يتم بواسطتها تنفيذ الاستراتيجية، ويكمن التحدي في هذه المرحلة في القدرة على اختيار الوسائل التي تحقق النتائج المرجوة بكفاءة عالية.

9- وقت التنفيذ

من المهم كذلك تحديد الفترة الزمنية التي سيتم فيها تنفيذ الحملة، وقد يكون من المفيد تحديد الوقت لكل عملية أو مرحلة، وهذا يساعد في اختيار الادوات الاكثر فعالية والتي سوف تنجح في تنفيذ الخطط في الوقت المحددز

10- الميزانية

يعد توفير الميزانية للحملة من أهم الأدوات اللازمة للقيام بالمهام، كما أن رصد ميزانية متاحة سوف يمكن من إدارة التكاليف وتوزيع الحصص على الأنشطة واستمرار النشاط دون توقف.

11- وضع خطة للطوارئ

ويحتاج الأمر في الكثير من الحالات وضع خطة للكوارث أو الطوارئ، وذلك لتجنب اي ظروف طارئة أو فجائية تعيق تنفيذ مشروع حملة العلاقات العامة.

12- التقييم

من الضروري جدا أن تكون الحملة في جميع مراحلها قابلة للتقييم سواء أثناء تنفيذها وحتى بعد الانتهاء من التنفيذ. وهذه المرحلة مفيدة جدا للتعرف على نقاط القوة ومناطق النجاح وفي نفس الوقت معرفة مناطق الضعف والقصور لتلافيها في أي حملة أخرى.