تخطيط وتنظيم عملية التدريب


تخطيط وتنظيم التدريب




  • التخطيط الإداري والمكتبي.
  • تنظيم التدريب

تخطيط وتنظيم التدريب

أولاً: التخطيط الإداري والمكتبي للتدريب

الموضوع: التــخطيط الإداري والمكتبــي
الهـدف: أن يكون المتدرب بنهاية الجلسة قادراً على:

  • معرفة أهمية التخطيط الإداري والمكتبي في عملية التدريب وإجراء تطبيقات عليها.
  • الإلمام بكيفية تنظيم التدريب (قبل، أثناء وبعد).
  • التعرف على الأشكال الشائعة للجلوس في التدريب.

يقصد بالتخطيطالإداري والمكتبي للتدريب هو كل ما له علاقة بالدورة التدريبية وتنظيمها فيما عداالتدريب نفسه ولا يستطيع أن يشاهده المشاركون أو يدخل في محتوى التدريب.


أهمية التخطيط الإداري والمكتبي للتدريب:

التخطيطالإداري والمكتبي هام لكل الجهات المعنية بالتدريب وذلك على النحو التالي:

  • للمدرب:

    • يساعد في إعداد خطة كل جلسة تدريبية وحفظها.
    • التنسيق بين المدربين في المواعيد والاجتماعات.
    • تجهيز وترتيب الأدبيات.
    • تجهيز الأدوات والمعينات التدريبية.
    • توزيع أسماء وأماكن المدربين على المتدربين.

  • للمتدرب:

    • الاتصال بالمتدربين وإرسال دعوات الحضور وبرنامج الدورة.
    • معرفة مواعيد وصول المتدربين.
    • حل أي مشاكل تواجه المتدربين عند إقامتهم.
    • ترتيب أي رحلات ميدانية أو ترفيهية.
    • تسجيل قائمة بأسماء وعناوين المتدربين.

  • للجهة المنظمة للتدريب:

    • حفظ أسماء وعناوين المشاركين بملف لوضعها على قائمة المراسلات للجهة.
    • حفظ ملف تدربي كامل يمكن الرجوع إليه عند الحاجة.
    • توثيق الدورة التدريبية.

  • الجهة الممولة للتدريب:

    • حفظ المراسلات التي تتم بين الجهة المنفذة للتدريب والجهة الممولة له.
    • الحصول على عروض أسعار لتكلفة إقامة الدورة من أكثر من مكان حتى تختار الهيئةالممولة المكان المناسب.
    • تسجيل الموضوعات اليومية وإرسال نسخة للجهة الممولة مع الميزانية.
    • إرسال ملف الدورة وتقاريرها للجهة الممولة.


تحديدالاحتياجات الإدارية والمكتبية للتدريب:

لكل مرحلة احتياجات إداريةومكتبية مختلفة وحتى يستطيع منسق برنامج التدريب أن يتذكر كل هذه الاحتياجات وترتيبتنفيذها يفضل أن تقسم مراحل التدريب كما في الشكل التالي:


ولعدمإغفال أي شيء يفضل تسجيل المهمة ومن سيقوم بتنفيذها ومتى سينتهي منها كما في الجدولالتالي:
المهمة/ الاحتياج
من سيقوم بها
متىسيتم تنفيذها




















الاحتياجاتالتدريبية قبل بدء التدريب:

أ) فترة الإعداد مع الجهة الممولة:

  • إرسال مقترح المشروع
  • معرفة الشخص المسئول
  • استلام عقد التنفيذ والتمويل للدورة.
  • التنسيق مع الجهة الممولة على مكان وموعد التنفيذ.

ب) فترةالإعداد للدورة التدريبية:

  • إرسال خطابات المشتركين.
  • الاتصال بالمشتركين والتأكد من حضورهم.
  • الاتصال بالأماكن المقترح تنفيذ الدورة بها والحصول على عروض وأسعار وزيادةالأماكن لاختيار أنسبها.
  • الاتصال بالمدربين والتنسيق بينهم وإعطائهم جدول الدورة.
  • استلام خطة كل جلسة تدريبية من كل مدرب.
  • استلام الأدبيات الخاصة بكل مدرب وتسليمها للبضاعة والتصوير.
  • ترتيب الأدبيات تبعاً لاستخدامها بالتدريب.
  • تجهيز الأدوات التدريبية المساعدة والتأكد من صلاحيتها للعمل.
  • شراء وتجهيز ملفات التدريب الخاصة بكل متدرب والأدوات المكتبية التي سيحتاجها.
  • توفير وسيلة نقل لكل الاحتياجات التدريبية لمكان الدورة.
  • توفير وسيلة نقل لكل المتدربين المغتربين لمكان الدورة.
  • تجهيز مبلغ من المال للصرف فيه أثناء فترة الإعداد (نثريات الدورة).

الاحتياجات التدريبية أثناء التدريب:

  • تسكين المتدربين من خارج منطقة التدريب وتوفير الراحة لهم.
  • مراجعة تنظيم القاعة بما يتناسب مع خطط الجلسات.
  • ترتيب الأدبيات بالقاعة لكل جلسة بما يتناسب مع خطط الجلسات.
  • توفير وسائل ومعينات التدريب المطلوبة.
  • الاحتفاظ بنسخة من كل أدبية يتم توزيعها لتكوين ملف تدريبي متكامل.
  • استلام تلخيص وتقييم كل يوم تدريبي وطباعته وتصويره لتوزيعه على المشتركين.
  • التخطيط لأي زيارات ميدانية أو ترفيهية.
  • تسجيل المصروفات اليومية.
  • التحضير لليوم التدريبي التالي.
  • تجهيز وطباعة الشهادات.

الاحتياجات التدريبية بعد التدريب:

  • توزيع أسماء المتدربين والمدربين وعناوينهم لزيادة التعارف والتنسيق والتعاونفيما بينهم مستقبلاً.
  • نقل الوسائل التدريبية لجهة التدريب.
  • دفع تكاليف التدريب.

ثانيـاً: تنظيم التــدريب

إنالشكل الذي يبدأ به التدريب يحدد النمط الذي سيسير عليه فمن خلال الجلسة الأولىيّكوِّن الأفراد الذين لا يعرفون بعضهم الانطباع الأولي سواء كان سلبياً أوإيجابياًَ، سيكونون حساسين لبعض الموضوعات مثل المكان، المدرب، مواد التدريب، عمليةالتدريب المتوقعة. عدم إعطاء الاهتمام الكافي لهذه المرحلة من التدريب قد يؤدِّيإلى ارتفاع التوتر والقلق والانطباع الخاطئ ومن ثم يشجع على الانسحاب المبكر منالدورة التدريبية.
وبالمثل، فإن الطريقة التي يمكن بها تذكُّر أو نسيان الدورةالتدريبية يعتمد على الطريقة التي تختتم بها، الأسبوع الأخير أو اليوم الأخير أوالجلسة الأخيرة تعطي الانطباع الأخير للمشارك حول الدورة التدريبية إما أن تؤكد أوتبدل شعورهم تجاه الدورة التدريبية. لذلك فإن اختتام الدورة التدريبية يتطلب قدراًكبيراً من الاهتمام شأنه شأن افتتاح الدورة التدريبية أنه يساهم بشكل كبير فيالفاعلية الكلية للدورة التدريبية. لكن حتى وإن تم التخطيط والتنفيذ للبدايةوالنهاية بشكل مناسب، فإنه من الممكن، في أي مرحلة أن تذهب الأمور في الاتجاهالخاطئ أو غير المناسب على الأقل، لذلك فإن القدرة على معالجة هذه الانحرافات لهانفس الدرجة من الأهمية في إدارة التدريب.
نستعرض هنا عملية تنظيم التدريب فيمراحله الثلاث (بداية، أثناء، وبعد التدريب):
في بداية التدريب:
يبدأ المشاركون الدورة التدريبية بالعديد من الأسئلة في أذهانهم، بعض هذهالأسئلة هي متطلبات عملية حول كيفية تنظيم وإدارة التدريب (طول كل جلسة، فتراتالراحة، جدول الأنشطة، طبيعة الدورة). الاعتبارات الأخرى تتفاوت ما بين من همالمدربون، والقلق من عدم معرفة الآخرين، الشعور بالوحدة، فقدان الثقة بالنفس... إلخ.
الأمور العملية والإجرائية يمكن التعامل معها بشكل مباشر، لكن معرفة أسبابقلق المتدرب والتعامل معها بالشكل المناسب يتطلب الكثير من الثقة بالنفس وبعد النظرمن جانب المدرب. على كلٍ فإن بداية التدريب أكثر من مجرد تقديم البرنامج والبدء فيتنفيذه.
تلميحات مفيدة:

  • عرّف المشاركين ببعضهم البعض.
  • قدّم الدورة التدريبية (نبذة مختصرة عن الأهداف وطريقة التدريب).
  • أشرح الإجراءات الإدارية (وضح الجدول الكلي والزمني للدورة، فترات الراحة،التجهيزات، القاعات والأماكن المختلفة، الحمامات وأماكن الصلاة).
  • لا بد أن يشعر المشارك بالارتياح في الجلسة الافتتاحية.

أثناءالتدريب:
هناك بعض المشكلات التي تظهر أثناء التدريب، فمهما كانت خبرةالمدرب، لا بد من حدوث بعض الأشياء التي تجعل الدورة لا تسير كما هو مخطط لها. إذأنه في بعض اللحظات لا بد أن يعتري المشاركين نوع من عدم الرضا من القاعة، أو المللوعدم الرغبة، مما يولد إحساساً بأن هناك شيء مفقود لكنه غير معروف بعد ما هو؟ تحديدهذه اللحظات هي الخطوة الأولى واختيار الطريقة الأنسب لمعالجتها هي الخطوة الثانية.
معالجةالانخفاضات:
الانخفاضات قد تحدث في أي لحظة لأي سبب من الأسباب، قد تحدثلبعض الأفراد أو لكل المشاركين، قد يكون لها أسباب هامشية أو هامة، أياً كان السببفإن لهذه الانخفاضات آثار هامة.
الشعور بالانخفاض من قبل المتدرب:
مهما كانت المشكلة، قد يشعر المشاركون بالقلق، الغضب، الملل أو عدم الفائدةأو قد يخرجون من الإطار ويبدءون بالسرحان عبر النافذة.
الشعور بالانخفاض منقبل المدرب:
عندما يحس المدرب بملل المشاركين أو بعضهم فإنه يشعر بالسخطوعدم الرضا. يتحول الانخفاض إلى عائق للتعلم إذا تم تجاهله بواسطة المجموعة. الإحساس السلبي يبعد المشارك ويشغله عن المهام وعمليات التعلم لذلك فمن الأفضلمعالجة هذه الانخفاضات بأسرع ما يمكن. هناك لا بد من التذكير بأن حدوث هذهالانخفاضات ليس بأي حال تقصيراً من المتدرب، لكن المهارة الحقيقية للمدرب هيالتعرف على وجود هذه الانخفاضات والقيام بعمل إيجابي تجاهها.
ماذا تفعل تجاهالانخفاضات:

  • تجاهلها : قد يؤدي هذا إلى ذهابها أو اختفائها وفي كلا الحالتين أنت لمتتعرف على المشكلة ولم تحلها.
  • إنهاء الجلسة مبكراً لفترة الراحة أو الغذاء: هذا قد يكون فعلاً إذا كانالمتدربون فقط متعبون من العمل المتواصل أو أن الكراسي أصبحت غير مريحة، لكنك لاتستطيع التأكد عن ماهية المشكلة لذلك يظل احتمال حدوثها مرة أخرى قائماً.
  • أعط المتدربين تمريناً ما للقيام به: هذا يعطيك فرصة لمتابعة عمليةالتعلم. لكن إذا لم يقم المشاركون بأداء العمل بالمستوى المطلوب، لن يكون بإمكانكمعرفة السبب، بالإضافة إلى أن التمارين أحياناً لا تعطي المتدربين القصة لاطلاعكعما يشعرون به.
  • انتقل إلى نشاط آخر مختلف تماماً: إذا كان سبب الانخفاض هو اختلاط الأمرأو عدم المقدرة على الفهم فإن هذا الأمر سيعالج المشكلة. وبالمثل فإن اللعبة أوالتغيير من العمل في مجموعات كبيرة إلى مجموعات صغيرة قد يؤدي إلى الشعور بالراحة.
  • بادر بمراجعة محتوى التدريب: من الأفضل عند إجراء ذلك منح المشاركينفرصة للتعبير عن مشاعرهم وأفكارهم حول التدريب، محاسن هذا الأمر هو أنه يوضحابتداء ذلك بأن تقوليبدو أننا سنسير بطيئاً بعض الشيء هذا اليوم وعنديإحساس بأن بعضنا غير سعيد بعض الشيء في هذه اللحظة، ربما لأن الموضوع الأخير كانطويلاً بعض الشيء، ما هو شعوركم تجاه ما كنا نفعله؟ مثل هذه الأسلوب يتطلب منالمدرب ليس فقط تأجيل الأحكام بل أن يكون مهيئاً لقبول الملاحظات الحرجة أيضاً.

عند اختتام التدريب:

الجلسة الختامية تعطي فرصة لإنهاءالتدريب، إذا لم يتم إنهاء الدورة التدريبية بالشكل المناسب فإن المتدربين سيغادرونالدورة بإحساس غير مريح كأنَّ التدريب لم يكتمل، إنهاء التدريب قد يأخذ واحد أوأكثر من هذه الأشكال .
أ) نشاط ختامي: يتم التفكير في نشاط يمكّنالمشاركين من تطبيق المعارف والمهارات التي تعلموها خلال الدورة التدريبية.
ب) تقييم نهائي: يتم تقييم الدورة بناء على توقعات المشاركينوأهداف الدورة، إذا تم التقييم بلا فد أن تتم مناقشة النتائج.
ج) تقييمالدورة: الهدف من تقييم الدورة هو تقييم ردود فعل المشاركين تجاه الدورةالتدريبية. وهو أمر هام لمعالجة الأخطاء وتحسين الأداء مستقبلاً.


بيئةالتدريب:

1. تجهيزات قاعة التدريب:
لا يبدو تجهيز قاعةالتدريب موضوعاً ذو أهمية بالغة في مبدأ الأمر، ولمعظم المدربين، خاصة الذين يعملونفي الدورات التدريبية القصيرة والمكثـفة، حيث تكون البيئة الطبيعية لمكان التدريبأما غير معروفة أو أحد المعوقات المؤكدة.
وعادة ما يكون الانشغال بتجهيز موادالتدريب وهو الأمر الذي يحتل قمة اهتمامات المدرب دون أي اعتبار لتهيئة المكان الذيسيتم فيه تقديم هذه المواد التدريبية إلا أنه من الضروري بمكان إعطاء القدر الكافيمن الاهتمام بهذا الأمر لأن نجاح التدريب إلى حد كبير مرهون بتوفير البيئة المناسبةبغض النظر عن مواد التدريب المستخدمة.
2. أهمالاعتبارات في تجهيز واختيار مكان التدريب:

  • علاقة المتدربين ببعضهم البعض وبالمدرب (شكل الجلوس، المسافات، اتصال النظر).
  • الجو العام (المساحة، النظام، التهوية، الهدوء).
  • التجهيزات (ماء الشرب، مقاعد، مكان لفترات الراحة).
  • الأجهزة والمعدات (الإضاءة، المعينات التدريبية، المراوح، مكيفات الهواء أوالدفايات، التوصيلات الكهربائية).

3. العوامل التي توضع في الاعتبارعن اختيار وتجهيز قاعة التدريب:

  • تصميم الكراسي.
  • المظهر العام المريح.
  • التهوية.
  • الرؤية.
  • السماع.
  • مواقع الحمامات.
  • سلال المهملات/ طفايات السجائر.

4. أشياء يجب مراعاتها في تجهيزواختيار مكان التدريب:

  • تجنب الديكور الصارخ الذي يؤثر على تركيز المتدرب.
  • المعدات كالسبورات الورقية يجب أن تكون متحركة أو بالإمكان تغطيتها عندما لاتكون قيد الاستعمال.
  • يجب أن تكون شكل الجلسة يتيح أكبر قدر من اتصال النظر بين المشاركين ورؤية جيدةللمعينات التدريبية المستخدمة.
  • يجب أن تكون مساحة الغرفة ونوع الأثاث بالصورة التي تعطي القدر الكافي منالمرونة في التشكيل وتوفير الفراغات.
  • لا بد من وجود ملحقات كغرفة للراحة أو لتخزين مواد التدريب.
  • مواصفات المقاعد تشمل الارتفاع، زاوية الميل، راحة الأيدي، الحركة دون إزعاج،ونوع التجليد المناسب.
  • التهوية ودرجة الحرارة يجب أن يتم التحكم فيها لاستيعاب أكبر عدد ممكن من الناسداخل القاعة.
  • أجهزة العرض والتلفزيونات يجب أن تتناسب مع حجم الغرفة مع وجود آلية للتحكم فيالإضاءة.
  • الأشياء الإضافية كالساعات، لافتة عنوان الدورة على المدخل يجب أن يتم توفيرها.
  • مستوى الضوضاء يجب أن يكون محدداً ويمكن التحكم فيه.

5. شكل جلوسالمتدربين:
ترتيبات الجلوس ذات أهمية كبيرة في التدريب حيث أن شكل وضعالأثاث بالقاعة يعطي المتدربين إشارة مبكرة حول طبيعة الدورة التدريبية ويؤثر علىتوقعاتهم لها. وبشكل عام فإن ترتيبات الجلوس تعتمد على:

  • شكل ومساحة قاعة التدريب.
  • عدد المشاركين.
  • نوع الأنشطة التدريبية المقدمة.
  • طبيعة التدريب ودور المدرب فيه.

تنظيم شكل جلوس المتدربين
ما هي أهمية شكل جلوس المتدربين في عملية التدريب؟

  • شكل الجلوس له علاقة بطريقة / أسلوب التدريب.
  • شكل الجلوس له علاقة بالإمكانات المتوفرة (المساحة/ عدد المقاعد/ الطاولات).
  • شكل الجلوس له علاقة بالاتصال والتواصل بين المشاركين.
  • شكل الجلوس له علاقة بثقافة وعادات المجتمع (ذكور وإناث).
  • شكل الجلوس له علاقة بقدرة المدرب على إدارة التدريب.
  • شكل الجلوس له علاقة بعدد المشاركين.

الأشكال الشائعة للجلوس فيالتدريب

1- شكل المجموعات الصغيرة:
يسمح بتفاعل جيد بينأعضاء المجموعة الصغيرة فقط ويحرم أعضاء المجموعة الواحدة من الاتصال والتواصل معالمجموعات الأخرى ويحتاج لمساحة كبيرة.
2- الشكلنصف الحلقي:
يسمح للمدرب بالاتصال مع من يريد ولكن فرص الاتصال بينالمدربين ضعيفة.
3- الشكلالبيضاوي:
لا يوفر الحد المطلوب من الاتصال الفعَّال بين المتدربين فالبعضينعم باتصال جيد مع البعض ويُحرم البعض الآخر من ذلك.
4- شكلحرف u :
شائع جداً وفرص الاتصال فيه ليست كافية حيث تنشط بينمشاركين وتضعف بين آخرين ويتطلب مساحة كافية كضمان لسهولة الحركة، وللتغلب على هذهالمشاكل تزال الطاولات.
5- شكلالمربع:
الاتصال ضعيف نوعاً ما من حيث الفاعلية ويكون قوياً بين المدربوالمتدرب الذي يليه في الاتجاهين ولكنه ضعيف بين المتدربين المتقابلين خاصة إذاكانت المسافة كبيرة.
6- الشكلالدائري:
من أقوى الأشكال فاعلية في الاتصال على مستوى المجموعة التدريبيةويستخدم يشكل واسع في التدريب بالمشاركة.
7- الشكلالمصفوف:
من الأشكال التقليدية التي تستخدم في البرامج التدريبية المرتكزةعلى تقديم المعلومات كالمحاضرات.
8- الشكلالموازي:
يستخدم على نطاق المجموعات الصغيرة والاتصال فيه ضعيف بينالمتدربين وقوي مع المدرب.
9- شكلالمدرج:
شكل شائع مع الجماعات المتوسطة والكبيرة العدد ولا تسمح باتصالفعَّال بين المتدربين.
10- الجلوس الحر:
الاتصال ضعيف بين المتدربين ويُستخدم في المهمات الفرديةوالتي تستلزم وجود مسافة معينة بين متدرب وآخر (الامتحانات).
11- شكلعظم السمكة:
الاتصال قوي بين أفراد المجموعة الواحدة وجيد نسبياً بينالمجموعات ويتيح حرية الحركة داخل القاعة وتشكيل مجموعات العمل في سهولة ويسر.