التدريب:التخطيط الإداري والمكتبي

[عبد الرحمن تيشوري]

تخطيط وتنظيم التدريب


التخطيط الإداري والمكتبي
تنظيم التدريب

تخطيط وتنظيم التدريب
التخطيط الإداري والمكتبي للتدريب
الموضوع : التخطيط الإداري والمكتبي
الهـدف : أن يكون المتدرب بنهاية الجلسة قادراً على :
- معرفة أهمية التخطيط الإداري والمكتبي في عملية التدريب وإجراء تطبيقات عليها .
- الإلمام بكيفية تنظيم التدريب ( قبل ، أثناء وبعد ) .
- التعرف على الأشكال الشائعة للجلوس في التدريب .
يقصد بالتخطيط الإداري والمكتبي للتدريب هو كل ما له علاقة بالدورة التدريبية وتنظيمها فيما عدا التدريب نفسه ولا يستطيع أن يشاهده المشاركون أو يدخل في محتوى التدريب .

أهمية التخطيط الإداري والمكتبي للتدريب :
التخطيط الإداري والمكتبي هام لكل الجهات المعنية بالتدريب وذلك على النحو التالي :
للمدرب :
- يساعد في إعداد خطة كل جلسة تدريبية وحفظها .
- التنسيق بين المدربين في المواعيد والاجتماعات .
- تجهيز وترتيب الأدبيات .
- تجهيز الأدوات والمعينات التدريبية .
- توزيع أسماء وأماكن المدربين على المتدربين .

للمتدرب :
- الاتصال بالمتدربين وإرسال دعوات الحضور وبرنامج الدورة .
- معرفة مواعيد وصول المتدربين .
- حل أي مشاكل تواجه المتدربين عند إقامتهم .
- ترتيب أي رحلات ميدانية أو ترفيهية .
- تسجيل قائمة بأسماء وعناوين المتدربين .

للجهة المنظمة للتدريب :
- حفظ أسماء وعناوين المشاركين بملف لوضعها على قائمة المراسلات للجهة .
- حفظ ملف تدربي كامل يمكن الرجوع إليه عند الحاجة .
- توثيق الدورة التدريبية .

الجهة الممولة للتدريب :
- حفظ المراسلات التي تتم بين الجهة المنفذة للتدريب والجهة الممولة له .
- الحصول على عروض أسعار لتكلفة إقامة الدورة من أكثر من مكان حتى تختار الهيئة الممولة المكان المناسب .
- تسجيل الموضوعات اليومية وإرسال نسخة للجهة الممولة مع الميزانية .
- إرسال ملف الدورة وتقاريرها للجهة الممولة .

تحديد الاحتياجات الإدارية والمكتبية للتدريب :
لكل مرحلة احتياجات إدارية ومكتبية مختلفة وحتى يستطيع منسق برنامج التدريب أن يتذكر كل هذه الاحتياجات وترتيب تنفيذها يفضل أن تقسم مراحل التدريب كما في الشكل التالي :

ولعدم إغفال أي شيء يفضل تسجيل المهمة ومن سيقوم بتنفيذها ومتى سينتهي من خلال جدول يحمل خانات:
المهمة/ الاحتياج -من سيقوم بها - متى سيتم تنفيذها

الاحتياجات التدريبية قبل بدء التدريب:
- فترة الإعداد مع الجهة الممولة :
- إرسال مقترح المشروع .
- معرفة الشخص المسئول .
- استلام عقد التنفيذ والتمويل للدورة .
- التنسيق مع الجهة الممولة على مكان وموعد التنفيذ .
- فترة الإعداد للدورة التدريبية :
- إرسال خطابات المشتركين .
- الاتصال بالمشتركين والتأكد من حضورهم .
- الاتصال بالأماكن المقترح تنفيذ الدورة بها والحصول على عروض وأسعار وزيادة الأماكن لاختيار أنسبها .
- الاتصال بالمدربين والتنسيق بينهم وإعطائهم جدول الدورة.
- استلام خطة كل جلسة تدريبية من كل مدرب .
- استلام الأدبيات الخاصة بكل مدرب وتسليمها للبضاعة والتصوير .
- ترتيب الأدبيات تبعاً لاستخدامها بالتدريب .
- تجهيز الأدوات التدريبية المساعدة والتأكد من صلاحيتها للعمل .
- شراء وتجهيز ملفات التدريب الخاصة بكل متدرب والأدوات المكتبية التي سيحتاجها .
- توفير وسيلة نقل لكل الاحتياجات التدريبية لمكان الدورة .
- توفير وسيلة نقل لكل المتدربين المغتربين لمكان الدورة .
- تجهيز مبلغ من المال للصرف فيه أثناء فترة الإعداد ( نثريات الدورة ) .

الاحتياجات التدريبية أثناء التدريب :
- تسكين المتدربين من خارج منطقة التدريب وتوفير الراحة لهم .
- مراجعة تنظيم القاعة بما يتناسب مع خطط الجلسات .
- ترتيب الأدبيات بالقاعة لكل جلسة بما يتناسب مع خطط الجلسات .
- توفير وسائل ومعينات التدريب المطلوبة .
- الاحتفاظ بنسخة من كل أدبية يتم توزيعها لتكوين ملف تدريبي متكامل .
- استلام تلخيص وتقييم كل يوم تدريبي وطباعته وتصويره لتوزيعه على المشتركين .
- التخطيط لأي زيارات ميدانية أو ترفيهية .
- تسجيل المصروفات اليومية .
- التحضير لليوم التدريبي التالي .
- تجهيز وطباعة الشهادات .

الاحتياجات التدريبية بعد التدريب :
- توزيع أسماء المتدربين والمدربين وعناوينهم لزيادة التعارف والتنسيق والتعاون فيما بينهم مستقبلاً .
- نقل الوسائل التدريبية لجهة التدريب .
- دفع تكاليف التدريب .



مستودع وثائق منظمة الفاو