الإنجاز و النجاح هو نتيجة للمجموعة من العوامل و الشروط التي يجب أن تتوفر فينا, مثل الاجتهاد, و الإخلاص, و مهارات العمل المختلفة, و من أهم هذه المهارات, القدرة على تنظيم وقت العمل, من أجل الحصول على أكبر قدر من الإنتاجية خلال وقت محدد, و لكن بعضنا قد يجد صعوبة في هذا, لذلك نقدم لك بعض النصائح التي قد يساعدك تطبيقها في الحصول على أفضل استغلال لوقت العمل:-

منحنى المهام و العمل.


عند تقسيم المهام على وقت العمل في اليوم الواحد, فعليك مراعاة أن إمكانية العمل لديك و الإنتاجية تتاثر بأوقات النهار المختلفة, فمثلا في أول أوقات العمل, قد يكون عدم جاهزيتك النفسية و البدنية سببا في تراجع الإنتاجية لديك, و كذلك في أخر النهار, فقد يكون قد تمكن منك التعب, لذلك احرص على تنسيق وقتك على هذا الاساس, فضع العمل السهل و القليل في بداية اليوم, ثم ارفع نسبة العمل و الصعوبة خلال منتصف اليوم لتصل إلى الذروة, ثم دع هذه النسب تعود للتراجع في نهاية اليوم.


كتابة قائمة الأعمال و ترتيب الأولويات.


أن كتابة الأعمال الواجب أداؤها خلال اليوم, و توزيعها على وقت العمل بطريقة تناسب منحنى العمل الذي تحدثنا عنه, معتمدا أيضا على أولويات العمل, و إعطاء الأعمال التي يحتاج نتاجها الأخرون للقيام بعملهم, هي نقاط أساسية في الحصول على تنظيم مناسب للوقت.


التخطيط لمدة زمنية طويلة (تقسيم العمل إلى مراحل).


أن التخطيط على مستوى مدة زمنية قصيرة, قد يضعف تصورك العام للوقت اللازم لإنهاء مشروع ما, فالأحرى بك, تقسم كامل المشروع على المدة المتوقعة له, من الأكبر إلى الأقل أي من الأشهر إلى الأسابيع ثم الأيام, حتى تصل في النهاية إلى برنامج يومي تعده في بداية كل يوم.


لا تتنازل عن وقت الاستراحة لحساب العمل.


يرى البعض أن استغلال الوقت المخصص للاستراحة هو طريقة جيدة لإيجاد وقت إضافي للعمل, سيجعل كمية الإنتاج أكبر, و هذا مفهوم خاطئ, فنحن بحاجة إلى هذا الوقت لكي نرتاح فيه, من أجل أن نعود للعمل بطاقة مضاعفة, و هذا ما يحسن الإنتاج فعلا, بينما أستمرار العمل بدون استراحة يخفض مستوى إنتاجيتك في أخر ساعات العمل, مما سيعطيك بالمحصلة كمية أقل من الإنتاج.


تجنب التفكير والقلق على كفاية الوقت.


نضيع الكثير من الوقت في التفكير و القلق فيما إذا كان سيكفي هذا الوقت لانهاء عمل ما, مما يجعلنا مشتتين, وغير قادرين على العمل بقوانا الذهنية الكاملة, و هذا يعني وقوع أخطاء قد يكلفنا تصحيحها وقتا إضافيا, و حتى لو لم تقع مثل هذه الأخطاء, فستكون إنتاجينا أقل بكثير عما لو كنا نعمل بكامل تركيزنا.


تنظيم ملفاتك و أدوات العمل.


أن الترتيب المسبق لملفات العمل و أدواته, و وضعها بطريقة يسهل عليك الوصول إليها بسرعة عند الحاجة إليها, سيختصر وقتا طويلا قد تقضيه في البحث عنها, و إعدادها, و ربما تحتاج هذه العملية لبعض الدقائق في بداية النهار, و التي يضنها البعض إضاعة للوقت, في حال أن الواقع يقول, أن هذه الدقائق ستوفر عليك وقتا أطول خلال اليوم.


استخدام التطبيقات الحاسوبية التي تسهل مهمامك, وتسرع وقت العمل.


تكاد تصل التطبيقات الحاسوبية الجاهزة لتمس جميع مناحي الحياة, و مهما كانت طبيعة مهنتك فأنك ستجد الكثير منها من أجل تسهيل عملك و توفير الوقت, و ما عليك إلا الحصول عليها,و تعلم طريقة عملها لتصبح بعد ذلك مثل العصا السحرية بين يديك, تحول بها الساعات إلى دقائق.


مكافأة نفسك.


مكافأة نفسك و تعزيزها عند الحصول على نتيجة مرضية في نهاية اليوم, سبب مهم للاستمرار بالترتيب و التنظيم الذي جنيت ثماره على شكل إنتاج و مكافأة.