١- الإجتماعات غبر الفعالة :
تمثل الإجتماعات أحد النشاطات التي يمارسها القادة والإداريين والمديرين والمشرفين لذلك يجب المحافظة عليها وإدارتها بفعالية .







أسباب مشكلات الإجتماعات وبعض حلولها :


عدم وجود هدف : ينبغي أن لا يكون إجتماع بدون هدف ويفضل كتابة الهدف .
عدم وجود جدول عمل : يجب أن لا يعقد إجتماع بدون جدول عمل مكتوب أو يذكر الجدول شفوي للإجتماع الطارئ .
أشخاص غير ملآئمين كثيرون أو قليلون : يجب أن يحضر من يحتاجهم الإجتماع فقط .
عدم ملائمة الوقت : التأكد من القت المناسب .
عدم ملائمة المكان : يجب إختيار مكان يناسب الأجتماع .
عدم التخطيط للإجتماعات : التخطيط الملائم مطلوب لإجتماع فعال .
كثرة الإجتماعات : إختبر حاجتك الفعلية للإجتماعات .
قلة الإجتماعات : يجب تقسيم الحاجة للمشاركة والمعلومات والتنسيق ثم وضع جدول بناء على الآولوية .
إشعار أو مذكرة غير ملآئمة : أعد مذكرة مكتوبة بالضروريات كالمعلومات .
عدم التركيز : عد التركيز يفوت نقاط مهمة للنقاش مما يضطر للسؤال وبالتالي إلى إستغراق وقت أكثر .



الوقت المناسب :

١- لضمان بدء الإجتماع وإنهائه بالوقت المناسب حاول أن يكون الإجتماع بنهاية الإسبوع وفى أخر ساعات العمل لتضمن أن الكل سيتكلم بالمفيد ولن يضيع الوقت .


٢- إن احتجت أن يكون الإجتماع في أحد أيام الإسبوع إحرص على وضعه قبله فترة الغداء أو الراحة حتى يحرص المشاركين على الإستفادة من ساع راحتهم .


3-عدم بداية الإجتماع في الوقت المناسب : الحرص على بداية الإجتماع في الوقت المناسب .
4-عدم إنتهاء الإجتماع في الوقت المناسب : قم بإنهاء الإجتماع بالوقت المناسب .


5-عدم تلخيص نتائج الإجتماع : لخص نتائج الإجتماع أو إجعل أحد المشاركين يقوم بالتلخيص .


6-المتابعة والمراجعة : يجب أن تكون نتائج الإجتماع في وقع التنفيذ والمتابعة وجمع المعلومات اللازمة وعرضها في الآجتماع القادم ومناقشتها .







التفويض غير الفعال :
يعتبر التفويض من أهم العوامل المساعدة على كسب الوقت وإدارته ويمكن ممارسة التفويض على النحو التالي :


- إذا كان لديك مدير مكتب أو سكرتير يجب عليه ترتيب مواعيدك لتوفير الوقت وتنسيق الزوار بعدم السماح للبعض بمقابلتك أو تأجيل زيارة بعضهم .


- دع مدير مكتبك أو سكرتيرك الخاص يهتم بالمكالمات الهاتفية ويرد عليها ويحول الإضطرارية منها ويكتب ملخص وملاحظة لكل مكالمة .


- أعط مدير مكتبك أو سكرتيرك الخاص مسؤولية كاملة عن جميع المرآسلات التي ترسل من مكتبك بما فيه الرد على الرسائل العادية النمطية .


-حافظ على وقت مدير مكتبك آو سكرتيرك بالاجتماع معه صباحاً آو في نهايه الدوام لتنسيق جدول العمل سوياً حتى يكون قادر على تخطيط عملك وعمله وفقاً لأولوياتك .


- لا تشجع التفويض العكسي لأن المهمة التي تعاد إليك ربما تأخذ من وقتك ووقت المنظمة أكثر مما لو قام به المرؤوس بنفسه .
- إحترم وقت مرؤوسيك إرشادات يستطيعون العمل ضمنها في الأعمال المفوضه لهم وهذه الإرشادات توفر لهم الوقت وتعطي المنظمة فوائد أخرى .


أسباب مشكلات التفويض وبهض الحلول المقترحة لها :


عدم الإطمئنان أو الخوف من الفشل : عليك إدراك الأمور وتقبل المخاطر لشيء لا بد منه .


عدم الثقة بالموظفين : ثق بهم - دربهم - ساهم بتطويرهم .


إدخال نفسك في تفاصيل وروتين : لا تفعل شيء بإمكانك تفويضه للآخرين .


تفويض المسؤولية بدون سلطة : فوض دائماً السلطه مع المسؤولية .


إعطاء إرشادات غير كاملة أو غير واضحة :

تأكد من وضع الإرشادات

تأكد من ان الشخص المفوض إليه يعرف ما تريده منه تماما .


عدم وضع طرق رقابية مناسبة : ضع خطط وجداول مفصلة لمدى تقدم العمل .


الرقابة الزائدة : إسترح قليلاً وركز على إنجاز العمل وأساليبه .


عدم القيام في المتابعة : راقب سير العمل دائماً في الوقت المناسب .