مربعات تنظيم الوقت تعني أن نقسِّم الأنشطة التي تنتظرنا أو نتوقع القيام بها على حسب أهميتها, وحسب السرعة المطلوبة بها إلى أربعة أقسام (مربعات) كالتالي :
المربع الأول: أنشطة هامة وعاجلة:
وهي الأعمال المطلوبة على وجه السرعة ولا تحتمل التأجيل.. مثل : الأزمات الطارئة سواء على مستوى العائلة أو المؤسسة, والأعمال المطلوب تسليمها فورا, وبعض المكالمات التليفونية والإجتماعات الهامة فعلاً!
المربع الثاني: أنشطة هامة وليست عاجلة:
مثل التخطيط للمستقبل وتوقع الأزمات ومعالجتها قبل وقوعها, الإهتمام بالصحة وممارسة الرياضة وإكتساب الثقافة والمعرفة, والإهتمام بشؤون الأسة والأصدقاء.. وغيرها..
المربع الثالث : أنشطة عاجلة وليست هامة:
كالرد على المكالمات التليفونية العادية والخطابات سواء الشخصية أو المتعلقة بالعمل, أو الإجتماعات الدورية التي لاتقدم ولا تؤخر كثيرا بالنسبة لأهداف العمل, أو مثلا مشاهدة البرامج التليفيزيونية والمباريات الرياضية ( إلا لو كان الماتش هايتعاد دي حاجة تانية )..
المربع الرابع : أنشطة غير عاجلة وغير هامة :
مثل معظم المكالمات التليفونية وأنشطة الترفيه وإضاعة الوقت.. كالتليفيزيون والفيديو وممارسة ألعاب مثل الطاولة والدومينيو أو حتى ألعاب الكمبيوتر … وغيرها
كيف يقضي الناس أوقاتهم؟
1- يقضي الكثير من الناس معظم وقتهم في معالجة الأزمات والمشاكل الطارئة (المربع الأول) , بالتاكيد الكثير منا يفعل ذلك بعض الأحيان.. لكن المشكلة هي أن تتحول حياتنا الى سلسلة من الأزمات العاجلة, إن هؤلاء الذين لا يهتمون بأمر إلا إذا حان موعده أو كان مطلوباً على وجه السرعة يعيشون في توتر دائم, ولا يجدون الوقت الكافي للإعداد الجيد لهذه الأعمال.. وفي الغالب لا يجدون وقتا كافيا للاهتمام بشؤونهم الصحية أو العائلية, وكثيرا ما تتفكك العائلات لهذا السبب..
2- أما النوع الثاني من الناس فهم من يقضون حياتهم في المربع الثاني.. غير مدركين أن صفة عاجل لا تعني بالضرورة هام حيث أن الرد على كثير من المكالمات التليفونية ومشاهدة البرامج التليفزيونية أو المباريات الرياضية قد يكون عاجلا.. إلا أنه ليس هاما على الإطلاق - إلا إذا كان داخل نطاق عملهم - , ومع الأسف فإن الكثيرين تستغرقهم هذه الأعمال فلا يجدون الوقت الكافي للاهتمام بالأنشطة الهامة فعلا في حياتهم!
3- وهناك نوع ثالث من الناس ممن يقضون معظم أوقاتهم في أنشطة المربعين الثالث والرابع ( الأنشطة الغير هامة, سواء كانت عاجلة أم غير عاجلة ) , وهؤلاء عادة يتسمون بعدم المسؤولية , لأنهم يضيعون معظم أوقاتهم في أنشطة لا تسهم في الوصول لأهدافهم , أو تحدث أي تقدم ملحوظ في حياتهم.
4- أما الأشخاص الأكفاء حقيقة فهم الذين يبتعدون بقدر الإمكان عن أنشطة المربعين الثالث والرابع مهما كان إغراؤها لهم, كما لا يقضون معظم أوقاتهم في أنشطة المربع الأول (الهام والعاجل) بل يحاولون قضاء أكثر وقتهم في انشطة المربع الثاني (الهام وغير العاجل) لكي يقوموا بالإعداد الجيد للأمور قبل أن يحين موعدها , بمعنى آخر : يقومون بالإعداد للمستقبل قبل أن يأتي بوقت كاف.
وكثير منا يشعر بأهمية بعض الأنشطة في حياته إلا أنه يؤجلها حتى تصبح عاجلة ولا يستطيع أن يعطيها الكم الأفضل من العناية والإهتمام.
والآن.. - أخي القارئ - هل يمكنك أن تسأل نفسك سؤالا هاما : ما هو الشئ الذي تتمنى أن تفعله بإنتظام أكثر سواء في حياتك الشخصية أو العملية, والذي تعتقد بأنه سوف يؤثر تأثيراً إيجابياً كبيراً على نجاحك في حياتك وعملك؟
أغلب الظن أنك لو أجبت على هذا السؤال بأمانة وبتفكير عميق سوف تجد العديد من الأنشطة التي تقع في المربع الثاني (الهامة غير العاجلة) والتي يجب أن تخصص لها الكثير من وقتك… أكثر مما تفعل الآن!