من أهم السبل لتحفيز الموظفين إدماجهم في الأعمال المهمة، كأن تشركهم في التقييم السنوي أو التخطيط الاستراتيجي أو تصميم برامج خاصة بالإدارة لترفع مستوى الإبداع الإداري لديهم، هناك سبل أخرى للتحفيز، هناك بعض المؤيدين يجتهدون في إعداد حوافز فعالة، بإضافة امتيازات أو بدلات ويجهل أنه يمكن أن يحذف من المحددات داخل العمل، ويكون هذا حافزا ناجحا، على سبيل المثال يمكنه أن يحذف بعض ساعات العمل للموظف كنوع من التحفيز أو نقل بعض المهام منه إلى موظف آخر، فلا نعتقد أن التحفيز يتم فقط بالإضافة، يمكن أن يتم التحفيز بالحذف أيضاً، هذا ما تؤكده نوال الكتاتني، الخبيرة في شؤون التدريب والتطوير الذاتي، في حوارها مع «الاتحاد»، والتي تناولت فيه العديد من النقاط الخاصة بعلاقة المدير بالموظفين، وهذه هي التفاصيل.

بداية تقول نوال الكتاتني: من أفضل أنظمة التحفيز، هي التي يتم ابتكارها طبقاً لظروف العمل، وهنا أوجه رسالة إلى كل مدير تتمثل في: ابتكر أيها المدير. نظام حوافز يناسب ظروف العمل بمؤسستك، ولا تظن أن التحفيز المادي وزيادة الأجور هي الحافز الأساسي، هذا عين الخطأ، فهناك عوامل أخرى يمكننا الاعتماد عليها بجانب المال كالترقيات وحفلات التكريم، قم بعمل مزيج من المحفزات المختلفة التي تستخدم معاً وابتعد عن أسلوب المركزية في اتخاذ القرارات، فهو الأسوأ على مجمل قراراتك الإدارية.

ركود وظيفي:
وتضيف الكتاتني: «دلت الدراسات للوقت والحركة، على أن الفرد يقوم بعدد كبير من الحركات الزائدة، مما يؤدي إلى الإضرار به وفقدان كثير من الجهد والوقت دون عائد، هذا بالإضافة إلى أن الوصول إلى مرحلة التعب والإرهاق دون أن ينتبه الفرد لذلك، نتيجة لانهماكه في العمل والطاقة الزائدة غالباً، يؤدي ذلك إلى خفض درجة تركيزه واحتمال حدوث إصابة في هذه الحالة دون أن يشعر، وننصح هؤلاء الموظفين بعدم الإفراط الزائد في طاقتهم للعمل؛ لأن هذا قد يؤدي إلى أضرار فيما بعد والاعتدال مطلوب، وأرى أن كمية العمل والطاقة الزائدة لدى الموظف لا تمكن الفرد من إظهار كفاءته ولا تمكنه من أخذ فترات راحة وتؤدي في بعض الأحيان إلى كثرة أخطائه، فالعمل مفيد للصحة، لكن بدون إفراط ولا تفريط، حيث تكون الصحة المهنية أدت دورها في وقاية العاملين من الضغط النفسي المضر المرتبط بالعمل. إذن الطاقة الزائدة قد تسبب ركوداً وظيفياً في ما بعد».

تميز الموظف العادي:
وعن كيفية الدفع بالموظف العادي ليصبح متميزاً، وكيف يمكن تحفيز المتميز حتى يستمر في عطائه، تقول محدثتنا: «هنا الإجابة تنقسم إلى شقين، الشق الأول، الموظف العادي ليصبح متميزاً عليه اتباع ما يلي:
1- الامتناع عن النقد غير البنّاء: «عليك أن تُوقد شمعة بدلاً من أن تلعن الظلام».
2- الخوف من انتقادات الناس هو أساس قتل معظم الأفكار.
3- الإنصات للموظف وعدم الانشغال عنه وعن مشكلاته.
4- دعم التعليمات والقرارات بنظام فعال للحوافز ويمكنك تعليمهم من أخطائهم مع تجنب النقد القاسي.
5- تحديد أهداف العمل وجعلها واضحة وموقوتة بزمن محدد.
6- وضع نظام دقيق للاتصالات بين الرئيس والمرؤوس.
7- لا تسخر ولا تهزأ بمحدثك مهما كان؛ لتشجعه كي يرقى بمستوى العمل.
ومع الوقت والخبرة ومساعدة الموظف وإشراف الرؤساء ودفعه لاكتساب الخبرة من الآخرين والمعرفة والتدريب والمتابعة، يصبح هذا الموظف العادي ممتازاً بمشيئة الله.
أما بالنسبة للشق الآخر من السؤال، وهو كيف تستمر في تحفيز الموظف المتميز حتى يستمر في عطائه للمؤسسة؟
لا نكل من تشجيعه ونحاول أن نضع له خطة للترقية، هذا يعطي الموظف الممتاز حافزا أكثر، وبالتالي لا يقل عطاؤه للمؤسسة وتحاول الإدارة جاهدة إعطاءه تميزا وحافزا أو شهادة تقدير أو كلمة شكر أو بطاقة تهنئة إلكترونية على موقع المؤسسة أو الدائرة قد يكون لها أثر السحر على الموظف. عدم إعطائه مهام كثيرة نظراً لتفوقه وانتهائه من المهام على أفضل ما يكون حتى لا يتعرض لضغط العمل، أظهر دائماً إعجابك بعمل موظفك، طوّر الأهداف والتحديات لكل موظف حتى يظهر دائماً أفضل ما لديه من إبداع وابتكار.

إحباط وتعاسة:
وفي ما يتعلق بالطاقة السلبية في إطار العمل والشكوى، وما إذا كانت تعتبر مرضاً قد تسري جذوره عند باقي الموظفين،
لا تتردد الكتاتني بالقول: «نعم بكل تأكيد، إن الطاقة السلبية في إطار العمل والشكوى تعتبر مرضاً قد تسري جذوره عند باقي الموظفين، لأن الشخص السلبي يحمل معه طاقة سلبية يمكن أن تؤثر في الطرف الآخر، وتجعله يشعر بالإحباط والتعاسة مثله تماماً، فنحاول أن ننصح بالابتعاد عن المكان المشحون بالتوتر، كلما ابتعدت كلما قلّ تأثير الموجات السلبية وتراجعت درجة امتصاص جسمك لها، ونصيحة لكي تتخلص أيها الموظف من هذه الطاقة السلبية عليك بإقامة علاقات أفضل في العمل والتفاعل مع زملاء العمل وتناول الغداء معهم إذا كان لديك وقت إضافي، اجعل من عملك متعة تبعد عنك الملل واستخدام إبداعك في العمل، لأن الطاقة السلبية قد تؤثر على حياتك وإبداعك وتشعر بنوع من الضعف والإحباط وعدم حب العمل وعدم الرغبة في الإنجاز وتمتد هذه الطاقة إلى الموظفين الآخرين، وكيفية تخلص الموظف من الطاقة السلبية هي أن يصل إلى:
1- مرحلة الصفاء والخيال والحرية من حواجز العقل الواعي الناقد.
2- حسم الصراعات الداخلية التعيسة.
3- برمجة الجسد على التكيف مع الآلام الطارئة.
4- برمجة العقل على مرحلة الاسترخاء والهدوء والشعور بالسلام الداخلي.
5- التغلب على العصبية.
6- البرمجة على السعادة والتخلص من الملل والضيقة المستمرة.
7- كن مبادراً دائماً، فالمبادرة الذاتية تساعد على القضاء على الروتين ونصيحة لكي تتدرب عليها:
1- امنح نفسك مهلة من الوقت لتكون مبدعاً من خلال وقت محدد تفكر فيه.
2- انفتح على الأفكار الجديدة.
3- حاول أن تتعرف على المبدعين.
4- حاول أن تكون أفكارك قابلة للتطبيق.
5- الابتعاد عن المثبطين لطموحاتك.
6- تحمل المخاطرة، وأخيراً لابد أن يكون لك هدف ورسالة واضحة تعمل من أجلها وإياك والكسل.

إرضاء الموظف:
بالتعرض لأهم المشاكل التي يعاني منها الموظف في الإدارة، وكيف يمكن إصلاحها، تقول الكتاتني: «من خلال تجاربي، من أهم وأقوى المشاكل التي يعاني منها الموظف في الإدارة عدم إرضائه مادياً ومعنوياً، فيتعرض للضغط النفسي، مما ينعكس سلبياً على عمله، وهناك أيضاً العديد من المشاكل التي تواجه العاملين في المؤسسة منها:
- عدم وجود سياسات عادلة وواضحة من المؤسسة وإنصاف بعض العاملين على حساب العاملين الآخرين، ولحل هذه المشكلة يجب أن تتوفر سياسة عادلة وواضحة للقيام بهذه المشكلة بشكل سليم ومحفز للموظفين.
- مشكلة الخلاف بين الموظفين، وهناك نوعان من الخلافات رأسية «بين الرؤساء والمرؤوسين» أو أفقية «بين الزملاء والعاملين»، وعلى الإدارة العمل على حل هذه الخلافات في أي مكان أو في أي مستوى في المنظمة، وهناك أساليب مبتكرة وفعالة في معالجة مشكلات الموظفين، على المسؤول يجب أن يتعلم ويعرف كيفية التعامل مع نمط وشخصية كل موظف ويكون هناك انفتاح محسوب في العلاقة بين الرئيس والمرؤوس ومهم جداً مشاركة العاملين في قرارات المنظمة من حيث تخطيط استراتيجي أو سياسة متبعة جديدة وأخذ رأيهم في كيفية تحديد الأداء الوظيفي ومهم جداً حل المشاكل ومتابعة النصائح، حماية حقوق العاملين والوصول إلى الرضا الوظيفي عند شعور الموظف بالأمان الوظيفي سيعطي أفضل كفاءة ومهارة، وهذه طبيعة البشر، فالإحساس بالأمان وفقا لنظرية العالم الشهير ماسلو، من أكثر الأشياء المحفزة، وخصوصاً الأمان الوظيفي.
وقد أوضحت دراسة في هذا السياق صادرة عن جامعة ميتشيجان أن الأسلوب القيادي الأكثر اهتماماً بالإنسان والأكثر فاعلية هو القائد الأكثر دعماً لاحتياجات الأفراد.
وتطبيقاً لنظرية هرم الاحتياجات الإنسانية لماسلو يسعى الإنسان أولاً للاحتياجات العضوية واحتياجات الأمن مثل «حماية – سلامة – نظام – استقرار».
- شيء يبحث عنه الإنسان هو الحاجة للانتماء للعلاقات الإنسانية والانتماء إلى جماعة.
- احتياج الفرد للتقدير ويتمثل تقدير في المسؤولية والإنجاز والمكانة والسمعة، وأخيراً للتقدير وتحقيق الذات أي التطوير الذاتي وفي رأيي الخاص من أهم المشاكل التي يعاني منها الموظفين، كما قلت في البداية، هو تدني الأجور لبعض الموظفين وعدم الإشباع المادي نظراً لظروف الحياة الصعبة وعدم الاهتمام بالحافز المهم والقوي هو غياب الحافز المعنوي وهذا مهم جداً بالنسبة للموظف، وياحبذا أن يكون هناك خليط ومزج بين الحافزين المادي والمعنوي وخصوصاً المادي لكي يصبح عنده القدرة على إيجاد نوع من أنواع التوازن بين الاحتياجات والموجودات كي نتجنب تطلع النفس إلى أشياء تفوق الإمكانات.

بسؤالها عن الأشياء التي توثر على جودة العمل، تصنفها الخبيرة وفقاً لما يلي:
- أولاً: غموض الدور، أي أن لا يملك الفرد معلومات كافية عن دوره في المنظمة أو القسم أو عندما تكون أهداف العمل غامضة، كما يمثل تعارض الأهداف التنظيمية المصدر الرئيسي لضغوط العمل وبالتالي يؤثر على جودة العمل.
ثانياً: صراع الدور قد يتعرض الفرد في المنظمة عند القيام بدور لمجموعة من التوقعات تأتي له من مجموعة الدور التي ينتمي إليها وكثير هذه التوقعات تكون متضاربة فتخلق نوع من الصراع.
ثالثاً: زيادة أعباء الدور نوعياً، أن يطلب من الفرد أن ينجز عمل في وقت محدد وتكون فوق طاقة هذا الموظف تعني زيادة عبء الدور وقيام الفرد بمهام لا يستطع إنجازها في الوقت المحدد، أو أن تكون هذه المهام تتطلب مهارات عالية لا يمتلكها الفرد، وقد أثبتت الدراسات إن الموظف الذي يتحمل زيادة كبيرة في عبء الدور يعاني من مستوى عال من الضغوط يؤثر عليه في جودة العمل المطلوب فلابد من الرؤساء يتطرقون لهذه المشكلة بعناية لما لها عامل سلبي محبط بالنسبة للموظف وانعدام المسؤولية لدى الموظف، ولذلك يمكن القول بأن عدم الأمان الوظيفي يعتبر أحد مصادر الضغوط فبالتالي يؤثر على جودة العمل عند الموظف وما يتطلب من المؤسسات توفير الأمان الوظيفي للفرد لكي يقوم بدور يحبونه وزيادة أعباء الدور تؤثر عدد الساعات الإضافية للعمل التي يقضيها الفرد في عمله على إنتاجيته ورضاه عن جودة العمل، حيث إن زيادة أعباء ساعات العمل تؤدي إلى زيادة التوتر، وبالتالي يؤثر على جودة العمل المطلوب.

استنزاف تدريجي:
وما إذا كان أخذ العمل للبيت يؤثر سلبياً على طاقة الموظف ونفسيته، وعن إمكانية تجنب هذه العادة، ترد محدثتنا:
«هذه الأمور تأتي نتيجة زيادة العبء الوظيفي على الموظف، أو عدم إدارة وقته في العمل وإدارة أولوياته بطريقة جيدة، حيث إن عدم التنظيم الجيد لساعات العمل وزيادة ساعات العمل اليومية قد تؤدي إلى عدم استطاعة الموظف الانتهاء كلياً من المهام الموكولة إليه، فبالتالي سيأخذ العمل غير منجز لكي ينجزه في المنزل، فهذا يسمى «الاستنزاف التدريجي» لصحة الفرد، كما تؤدي أيضاً في كثير من الأحيان إلى أضرار اجتماعية كعلاقة الفرد بأسرته، وبالتالي تؤثر على برامج الأسرة، مما يؤدي إلى ضغط على الأسرة والفرد، أيضاً ننصح الموظف هنا بفن إدارة الذات والوقت وأن يخطط لعمله وليومه وينتهي من الأعمال الخاصة به في نفس اليوم (ولا يؤجل عمل اليوم إلى الغد) ويبتعد عن عادة التسويف لأنها خطيرة جداً، بالتالي تؤدي هذه العادة إلى استكمال الموظف عمله في البيت نتيجة عدم استخدامه الأمثل لإدارة الوقت ولا نفرط في تقدير عدد المهام التي يمكن أن تؤديها خصص زمن في بداية ونهاية اليوم. للمراجعة والترقب، حدد الأوقات الأكثر إنتاجاً واجعل لها المهام الأصعب أو الأقل، راجع أداءك كل يوم وطوّر ذاتك وقدر نسبة تنفيذك لما وضعته، لا تنهزم أو تشعر بالإحباط إذا أحرزت نسبة تنفيذ ضئيلة، ويراعى هنا الرؤساء أن يبتعدوا عن عجلة الضغط واستنزاف صحة الموظفين بالعمل الكثير والساعات الأكثر، وأن يحمله مشقة أكثر للعمل لأن زيادة عدد ساعات العمل تؤدي إلى نتيجة سلبية بكل تأكيد وهي الأخطاء في العمل وعدم جودة العمل والتوتر والضغط الوظيفي والإجهاد، فلابد أن يراعي بعض الرؤساء هذا الموضوع لأنه في غاية الأهمية.

إدارة الذات وتحقيق أهدافك:
تقول نوال الكتاتني: تطوير الذات في القيادة أكثر المجالات حباً إلى قلبي، لأنني أتمتع بالشخصية القيادية، أحب إدارة الذات القيادية؛ لما لها من قوة، ولأن القيادة مطلوبة بشكل فعال في كل المجالات، وليس القائد هو القائد فقط في مجال عمله، بل القيادة مطلوبة في إدارة الذات في العمل والأسرة، وفي كل مكان، الأم مع أولادها ودور الأب في الأسرة، فالقائد المثالي في أي مجال لا بد من معرفة هدفه، وأن تكون له رؤية ورسالة وهدف يسعى إلى تحقيقها سواء كان قائداً على بلد أو عمل أو أسرة لكي تكون قادرا على إدارة ذاتك، يجب أن تعرف نفسك أولاً، وإدارة الذات هي عبارة عن تحقيق أهدافك بما أتيح لك من موارد وإمكانيات شخصية، فقدرتك على إدارة ذاتك تبدأ بسؤالين:
1- هل تعرف أهدافك؟
2- هل تعرف مواردك وإمكاناتك الشخصية؟
وتختم قائلة: أخيراً، أود أن أقول لكل شخص، كي تحقق تطوير ذاتك وتطوير فريق العمل المصاحب لك، عليك القيام بعدة أمور من أهمها:
1- فكر بإيجابية.
2- اعرف إمكاناتك.
3- ثق بنفسك.
4- تعرف على أخطائك واعمل على تفاديها مستقبلاً.
5- المثابرة والصبر، فإذا سقطت فانهض وحاول من جديد.
6- كافئ الموظفين بإنصاف.
7- امنح التكريم للموظفين.
8- ابن مجتمعاً ودرّب موظفيك وثق فيهم وطالب بالتميز والمسؤولية.
وأخيراً كن صادقاً، كون الصدق هو الأساس في عملية تطوير الذات والمهارات.

كلمة السر:
في إطار السعي لتحقيق موازنة بين الوظيفة والذات للاستمرار في العطاء بشكل أحسن، تقول محاورتنا: «لا بدَّ من تعريف بسيط عن إدارة الذات هي معرفة كل فرد لإمكانيته واستغلاله الأمثل لهذه الإمكانيات ولابد من إدارة الذات لكي يعرف كل فرد هدفه وإلى أي مدى يود أن يصل إلى هذا الهدف طالما الفرد يعرف ذاته ويقدرها سيسعى إلى تحقيق الموازنة والنجاح في العمل لأنه يعرف هدفه.
وعندما تكون الذات مشبعة بالأخلاق يكون العمل نافعاً ويقدر شفافية الذات في التعامل يكون العمل صادقاً، فأولى نجاحات الإنسان في الإدارة هي النجاح في إدارة النفس وهو الامتحان الأصعب لأن النجاح في إدارة الذات هي «كلمة السر ومفتاح النجاح» لأي عمل مهما كان كبير فالسيطرة على النفس وإدارتها والتحكم فيها وفقاً لمغزى وفكر يخلق في الإنسان موازنة بين عمله وذاته، وبإدارة ذواتنا سيعرف المرء كيفية الاستفادة القصوى من وقته في تحقيق أهدافه وخلق التوازن في حياته ما بين الواجبات والرغبات والأهداف والاستفادة من إدارة ذاتنا وخلق موازنة بين الذات والعمل لابد قبل أي شيء وجود أهداف ورسالة تسير على هداها، إذا لا حاجة إلى تنظيم الوقت وإدارة الذات بدون أهداف يضعها المرء لحياته لأن حياته ستسير في كل الاتجاهات مما يجعل من حياة الإنسان مشتتة لا تحقق أي شيء على الإطلاق فلابد أن يضع الموظف أو أي شخص آخر أهداف في حياته ويضع أمامه مجموعة من النقاط:
1- ما الذي تريد أن تحققه في هذه الحياة؟
2- ما الذي تريد إنجازه لتبقى كعلامات بارزة في حياتك بعد أن ترحل عن هذه الحياة؟
3- لا تشتت ذهنك في أكثر من اتجاه، خطط لذاتك وحياتك ووقتك وستصبح مثاليا بإذن الله، فكر في ذاتك وأهدافك وانظر إلى رسالتك في الحياة وأحب عملك وشارك زملاءك في العمل؛ لما له من تأثير إيجابي، اشعر بالرضا وحب المهمة التي تؤديها وستستمر في العطاء دائماً بشكل أحسن.