إدارة الإجتماعات .د/يسرى عبد الفتاح

[yousryabdelfatah]

إدارة الاجتماعات

الانطباعات عن الاجتماعات :
إن إدارة أي شيء تعني ضرورة حصول الاجتماعات ، ومع ذلك فإن الفكرة العامة لكثير من الأشخاص الذين شاركوا في اجتماعات سيئة التنظيم وتفتقر إلى السيطرة والتوجيه هي أن تلك الاجتماعات كانت مضيعة أو ضياعاً للوقت ، وكثيراً ما تدل أو تشير عباراتهم عن جوانب الضعف في تلك الاجتماعات .
مفهوم الاجتماعات :
الاجتماعات " عبارة عن تجمع شخصين أو أكثر في مكان معين للتداول والتشاور وتبادل الرأي في موضوع معين "
أما الاجتماعات الفعالة فهي التى" تحقق الأهداف المرجوة منها في اقل وقت ممكن وبرضى غالبية الأعضاء "

أنواع الاجتماعات :
يوجود عدة أنواع للاجتماعات تبعاً لتعدد أسس تصنيفها ، وفيما يلي أهم أنواع الاجتماعات:
1- من حيث المدة أو الزمن:
*أ- اجتماعات دورية: وهي التي تعقد بصورة دورية قد تكون أسبوعية أو شهرية أو سنوية أو خلافه ، ويغلب عليها الطابع الرسمي.
*ب- اجتماعات غير دورية: وهي التي تعقد كلما دعت الحاجة إليها لعقدها.
2- من حيث الشكل :
*أ- اجتماعات رسمية: وهي التي يتحكم في تكوينها وفي سير إجراءاتها قوانين وأنظمة محددة
*ب- اجتماعات غير رسمية : وهي التي لا يحكم تكوينها قوانين أو أنظمة محددة وتتسم بالمرونة والسهولة.
3- من حيث المستوى :
*أ- اجتماعات دولية: مثل اجتماعات الجامعة العربية وهيئة الأمم المتحدة .
*ب- اجتماعات على مستوى الدولة : مثل اجتماع مجلس الوزراء ومجلس الشورى .
*ج- اجتماعات على مستوى المنظمات في القطاع الخاص : مثل اجتماع مجالس الإدارات واللجان في الشركات .
أهمية الاجتماعات:
يمكن من خلالها تحقيق الأمور التالية :
1- التوصل إلى دراسات كاملة وشاملة ومستفيضة ومتأنية للقرارات المتعلقة بالمواضيع الكبيرة ،
2- التوصل إلى قرارات جماعية تتسم بالنضج والعمق والصدق والموضوعية .
3- التنسيق بين مختلف أوجه الأنشطة والجهود بين الإدارات والأقسام داخل المنظمة الواحدة أو مع المنظمات الأخرى .
4- إتاحة الفرصة للموظفين حديثي الخبرة للاحتكاك بمن هو أقدم منهم خبرة وممارسة وتجربة
5- إتاحة الفرصة للقادة الإداريين والمشتركين في الاجتماع لتوصيل آرائهم وتوجيهاتهم ووجهات نظرهم إلى بقية العاملين عن طريق الأعضاء المشاركين ،.
6- رفع معنويات الأعضاء المشاركين من خلال إتاحة الفرصة لهم للتعبير عن آرائهم وأفكارهم
المراحل الرئيسية لعملية إدارة الاجتماعات:
لكي تحقق الاجتماعات أهدافها المرجوة ، فلا بد من العمل على إدارتها بطريقة فعالة ،
المرحلة الأولى : مرحلة ما قبل انعقاد الاجتماع .
المرحلة الثانية : مرحلة أثناء الانعقاد الاجتماع .
المرحلة الثالثة : مرحلة ما بعد الانعقاد .


المرحلة الأولى: مرحلة ما قبل انعقاد الاجتماع .
تسبق هذه المرحلة عقد الاجتماع ، ويجب فيها الاهتمام بعدة أمور أو خطوات .وتلك الأمور أو الخطوات هي :
1- تحديد الهدف من الاجتماع: ( المدير المسئول عن أمر عقد الاجتماع )
الاجتماعات تستغرق وقتا وجهدا كبيرا ، ولكن مع "ذلك يدعو البعض إلى عقد اجتماع لأنهم لم يفكروا في البدائل المناسبة التي يمكن أن تعطي النتائج ذاتها" أو لأنهم يرون إن جمع الأشخاص معا يمكن أن يكون عنصر راحة نفسية وأسلوبا معتادا في معالجة الأمور وتجنب تحمل المسؤولية الشخصية .
2- تحديد من الذي سوف يدعى للاجتماع : ( المدير المسئول عن أمر عقد الاجتماع أو من ينيبه)
يجب على المدير المسئول أن يفكر في تحديد ما إذا كان سوف يرأس الاجتماع بنفسه أم سوف ينيب شخصاً آخر عنه ، شروط في الأعضاء المزمع دعوتهم لحضور الاجتماع أهمهما يلي :
*أ) أن يكون ذا صلة بالموضوعات المطروحة للنقاش في الاجتماع
*ب) أن تتوافر لديه الخبرة والإلمام بالموضوع .
*ج) أن تتوافر لديه الرغبة والحافز للمشاركة في الاجتماع .
*د) أن يكون قادرا على العمل الجماعي .
*ه) ألا يكون من النوع الذي يفرض رأيه على الآخرين .
*و) ألا يكون من النوع الذي لا يستطيع التحدث أمام الآخرين .
3- إعداد جدول أعمال الاجتماع : ( رئيس الاجتماع والسكرتير)
لجدول أعمال الاجتماع دور كبير جدا في إنجاح الاجتماع ، يجب ألا يكون عبارة عن ورقة توزع على المشاركين قبل الاجتماع ، بل يجب أن يكون عبارة عن وثيقة عمل تبقي الجميع في مسار معين وتمنع استغراق اقل المواضيع أهمية بمعظم وقت الاجتماع ،
ويجب التركيزعلى أهمية ترتيب الموضوعات في تناولها وفقا لأهميتها النسبية ، وتحديد وقت مناقشة كل موضوع ( إن أمكن ذلك ) ، وعلى مراعاة القواعد التالية عند إعداد جدول أعمال الاجتماع :
*أ) الاقتصار على الموضوعات ذات الصلة بالهدف من الاجتماع .
*ب) مراعاة ما يعرفه الأفراد المشاركين عن الموضوعات المطروحة للنقاش .
*ج) العمل على عدم إطالة زمن الاجتماع قدر الامكان.
*د) اختيار الوقت الملائم لعقد الاجتماع .
4- اختيار وتنظيم قاعة الاجتماع: ( سكرتير الاجتماع تحت إشراف الرئيس)
يتطلب نجاح الاجتماعات توفر عدد من العوامل المهمة في مكان الاجتماع ، ومن تلك العوامل: مناسبة حجم القاعة لعدد المشاركين ، مناسبة ترتيب مائدة ومقاعد الاجتماعات ، توافر كافة الأجهزة لعرض الموضوعات ، توافر درجة الإضاءة والتهوية والحرارة الملائمة ، خطة وبطاقات تحدد أماكن جلوس المشاركين .
وبخصوص شكل الاجتماع يتوقف بشكل كبير على الهدف من الاجتماع ، وان انسب شكلين هما الشكل الدائري والبيضاوي حيث يتيحان اكبر قدر من التفاعل بين المجتمعين .
5- إعداد وإرسال الدعوة والمعلومات اللازمة للاجتماع: ( سكرتير الاجتماع تحت إشراف الرئيس)
ويراعي أن يكون ذلك قبل موعد عقد الاجتماع بوقت كاف ، وان يرفق بها جدول أعمال الاجتماع .
المرحلة الثانية : مرحلة أثناء الانعقاد الاجتماع
وهي تشمل كافة الفعاليات التي تتم خلال فترة عقد الاجتماع)، ويتوقف نجاح إدارة الاجتماع في هذه المرحلة على مدى جودة الإعداد لها في المرحلة السابقة ،
أولا : الأدوار المطلوبة من أعضاء الاجتماع :
1- معرفة الهدف من الاجتماع والدور الذي يلعبه فيه .
2- قراءة المعلومات المرتبطة بموضوعات الاجتماع قبل حضوره حتى يشارك في الاجتماع بفعالية .
3- الحضور إلى مكان الاجتماع في الوقت المناسب ، أو الاعتذار وإنابة عضو آخر ملم بالموضوع في الحضور عنه .
4- عدم مغادرة قاعة الاجتماعات أثناء الانعقاد إلا لأسباب ضرورية يأذن بها رئيس الاجتماع .
5- الاستئذان للمشاركة في إبداء الرأي والمناقشة ، وأن تكون بشكل موضوعي وخالي من التحيز أو التعصب .
6- الاستفسار عن المعلومات أو الموضوعات غير الواضحة أو غير المفهومة أثناء الاجتماع .
7- الاستعداد العالي لتقبل الآخرين والإصغاء إليهم .
8- الابتعاد عن الاتجاهات السلبية نحو الاجتماع أو بعض الموضوعات المطروحة فيه للنقاش .
9- الالتزام بآداب الحديث مع الآخرين أثناء النقاش أو الاستفسار .
ثانيا : أهم الأدوار المطلوبة من رئيس الاجتماع:
1- مراجعة كافة التعليمات والمعلومات والتجهيزات اللازمة للاجتماع قبل حضور الأعضاء ، وتوجيه لجنة السكرتارية باستقبال الأعضاء المشاركين في الوقت والمكان المحدد .
2- أن يستحضر في ذهنه المراحل الأربع التي يمر بها الاجتماع وأن يعمل على الاستفادة منها ، وتلك المراحل الأربع هي :
*أ) تشكيل الاجتماع : مرحلة البدء بالاجتماع ، وفي هذه المرحلة يدرس المشاركون بعضهم بعضا ويسعون لمعرفة مواقف الآخرين وخلفياتهم .
*ب) المرحلة العاصفة : مرحلة النقاش والرد ، وفي هذه المرحلة يبدأ المشاركون بالانفتاح والانهماك في مناقشات وتحديات كلامية ،.
*ج) مرحلة التطبيع : مرحلة العمل بإنتاجية ، وفيها تتطور الأفكار ويتم الوصول إلى تسويات.
*د)
*ه) مرحلة الأداء : مرحلة النتائج ، وفيها يولد المجتمعون إجماعا ويحصلون على النتائج .
3- افتتاح الاجتماع في الوقت المحدد مع مراعاة النواحي التالية : الترحيب بالمشاركين ، وإتاحة الفرصة لهم للتعريف بأنفسهم ، وحصر الغائبين ، والتذكير بهدف وأهمية الاجتماع أو مراجعة نتائج الجلسة السابقة ، والتعريف بالمواضيع المحددة للمناقشة ، والتأكيد على الالتزام بالوقت .
4- اختيار مقرر ولجنة صياغة لوقائع جلسة الاجتماع ، وذلك بالاتفاق مع أعضاء الاجتماع .
5- طرح موضوعات الأعمال في الوقت المحدد ، وتشجيع الأعضاء على إبداء وجهات نظرهم واستثارة حماسهم ودافعيتهم للمشاركة في النقاش.
6- إعطاء العناية الكافية لنوع الأسئلة التي تثار في الاجتماع .
7- توجيه النقاش ومنعه من الانحراف عن هدفه ( إيقاف النقاشات الجانبية ، استئثار بعض المشاركين بالكلام لفترة طويلة .... الخ ) .
8- حفظ النظام داخل الاجتماع ، والحسم في مواجهة أي محاولات للخروج بالاجتماع عن هدفه .
9- فرض آداب الحديث وقواعد المناقشة على المشاركين وعدم السماح لأي فرد بالانحراف عنها .
10- اختيار الأسلوب الملائم للتعامل مع المشاركين وفقاً لنمط شخصية كل فرد منهم (المعارض ، والمتعالي ، والمتعصب ، والثرثار ، والمنطوي .... الخ) .
11- بلورة النقاشات للحصول على إجماع على النتائج ، وذلك من خلال الإعلان عن نقاط الاتفاق وتدوينها أولا بأول ، وإعادة مناقشة نقاط الاختلاف والإعلان عن اقرب النتائج المحتملة للاتفاق .
12- اختتام الاجتماع في الوقت المحدد بشكل مثير لحماس الأعضاء ، ويراعى في ذلك : إعادة تذكير الأعضاء بأهداف الاجتماع وما تحقق منها ، تلخيص أهم ما توصل إليه الاجتماع من نتائج وقرارات ، توجيه الشكر للأعضاء على ما قدموه ، تكليف الأعضاء بإنجاز ما أوكل إليه من مهام ، إبلاغ الأعضاء بموعد الاجتماع القادم إن لزم الأمر .

المرحلة الثالثة : مرحلة ما بعد الانعقاد .
وهي المرحلة التي تلي انتهاء جلسة الاجتماع ، ويتم فيها القيام بعدة خطوات أهمها ما يلي :
أولاً : توثيق الاجتماع :
يجب فور انتهاء الاجتماع إعداد محضر مطبوع وسحتوى على النقاط التالية :
ü عنوان يشير إلى موضوع الاجتماع وتاريخ ومكان انعقاده .
ü قائمة بأسماء الأشخاص المشاركين .
ü اعتذارات الأشخاص الذين لم يحضروا .
ü اسم رئيس الاجتماع .
ü جدول الأعمال .
ü ملخص عن ما تم القرار عليه في كل بند في جدول الأعمال .
ü خلاصة توزيع المسئوليات بالأسماء على الإجراءات التنفيذية .
ü تحديد نهاية الاجتماع وموعد الاجتماع التالي .
ويجب مراعاة النواحي التالية عند كتابة محضر الاجتماع : استعمال صيغة الماضي ، وصف الحقائق والوقائع فقط بدون إعطاء آراء شخصية ، الإشارة إلى أي إجراء تنفيذي بالأحرف العريضة وبجانبه الأحرف الأولى من اسم أو مركز الشخص المسئول عنه .
وبعد الانتهاء من إعداد المحضر وتأكد الرئيس من خلوه من الأخطاء فانه يقوم وكافة الأعضاء الحاضرين بالتوقيع عليه ومن ثم توزيع نسخة منه على كل الأعضاء المشاركين في الاجتماع .
أولا : تقييم الاجتماع :
يجب قيام رئيس كل اجتماع وكافة الأعضاء المشاركين بتقييم كل اجتماع بعد الانتهاء منه ، وذلك بهدف التعرف على المشكلات التي تعرض لها الاجتماع والعمل على تفاديها في الاجتماعات المقبلة .
والطريقة البسيطة لفعل ذلك , هي الطلب من الأعضاء ملء استمارة تقييم الاجتماع ,قبل مغادرتهم مكان أو مقر الاجتماع ، وتتضمن الاستمارة الأسئلة التالية :
· هل كان هذا الاجتماع مفيدا لك ؟ نعم / كلا .
· هل تمكنت من قول كل ما تريد قوله في الاجتماع ؟ نعم / كلا .
· هل أنت راض عن كيفية إدارة الاجتماع ؟ نعم / كلا .
· هل تعرف ما يتوجب عليك فعله نتيجة للاجتماع ؟ نعم / كلا .
· هل لديك أي تعليقات أخرى ؟ نعم / كلا .
ثالثا : متابعة تنفيذ القرارات المتخذة :
تعبر الحصيلة الإجمالية للاجتماعات دائما على مدى نجاح تلك الاجتماعات ، وكثيرا ما يتوقف ذلك على عنصرين أساسيين هما :
1- مدى قيام الأعضاء المشاركين في الاجتماع بإنجاز المهام الموكلة إليهم أولا بأول .
2- مدى وصول القرارات التي تم اتخاذها في الاجتماع إلى الجهات والأشخاص ذوي العلاقة ، وقيامهم بتنفيذ ما جاء فيها.

[النرفوزة]

دكتور عبد الفتاح
بصراحة لو كانت الاجتماعات تعد بهذه الطريقة لما كانت القرارات في المؤسسات بلا فائدة انا اكثر من يكره الاجتماعات وتسبب لي نوع من الاختناق بصدق وعانيت مرارا من هذه الحالة حيث كنت اعمل مديرة مكتب في احد الشركات وتصور في أحد لاجتماعات المفروض انها مهمة نسي مديري انني موجودة وكلف موظفة غيري بدعوتي لحضور اجتماع اننا نظمت اجندته ووزعته على الموظفين تصور.
في اغلب مؤسساتنا نعاني من سوء ادارة الاجتماع لذلك تجدها بلا طائل اضاعة فقط للوقت.
هنا اجد نكهة جديدة للاجتماعات واتمنى ان يفهم الجميع ذلك
كل الشكر لكم