الادارة والمعلوماتية - علاقة حميمة يجب توطيدها في مؤسساتنا

[عبد الرحمن تيشوري]

الإدارة والمعلوماتية
علاقة حميمة يجب توطيدها في مؤسساتنا
عبد الرحمن تيشوري
شهادة عليا بالادارة

- مقدمة
التقنيات الحديثة التي غزت الإنسان خلال السنوات القليلة الماضية قلبت الكثير من المفاهيم الاقتصادية والاجتماعية والسياسية و جعلته يواجه أكثر من مشكلة في حياته وعلى أكثر من صعيد .
ومن هذه التقنيات تقنيات الإدارة ، حيث برز الكثير من مفاهيم الإدارة الحديثة التي ساهمت في تطوير ممارسة الكثير من المهن الإدارية والفنية . ومن أهم وأحدث هذه التقنيات الإدارية هي تقنيات الإدارة والمعلوماتية أو الإدارة بالمعلوماتية .
برزت أهمية إدارة المعلوماتية لنجاحها الكبير في التغلب على الكثير من الأخطاء التي وقعت وتقع في معظم العمليات الإدارية و خصوصاً التي في المجال الفني ومبررات زيادة التكاليف في العمل الإداري كثيرة ومتنوعة طالما كان هناك مدراء مختلفون وأنظمة متباينة وتعتبر مسائل التضخم المالي ، مشاكل العمالة شح الموارد ، تعدد وتنوع المواصفات والمقاييس العالمية المستخدمة محلياً بعضاً من المشاكل التي تتفاقم باستمرار وأصبحت تشكل عوائق للحصول على الجودة المنشودة .
الإدارة بالمعلوماتية هي وسيلة حديثة تعالج كافة المواضيع الإدارية والإنتاجية وكفاءة الأداء وجودة العمل وتكلفة الإنتاج . وتستخدم للتغلب على عوائق العمل والجودة بالإضافة إلى توفير الكثير من الجهد والمال والوقت والحصول على عملية إدارية وإنتاجية أكثر فعالية وجودةً وإتقاناً .
في سياق التاريخ الاقتصادي أو الإداري كانت هناك حقب ومراحل مختلفة لا بل وإيديولوجيات مختلفة كان لطبيعة الإدارة دور كبير في اختلافها عن بعضها البعض وأحياناً تناقضها .
إن علم الإدارة تطور في الآونة الأخيرة لدرجة أصبحت معها أسس الإدارة العلمية في اقتصاديات السوق تفوق بأهميتها كل العوامل الأخرى ، وأخذت تفرز وتؤسس بدورها قواعد ومفاهيم وأفكار وعناصر إدارية علمية تتخطى حدود النظم والإيديولوجيات الاقتصادية والسياسية والاجتماعية القائمة ومؤسسة بذلك للاتجاهات الرئيسية لإدارة علمية في المشاريع ذات طالع عالمي . وهذا ما نلاحظه على وجه الخصوص في هذه الحقبة الإدارية التي نعيشها أو سنعيشها مستقبلاً ( حقبة المعلوماتية ) .

- ما هي المعلوماتية ؟
المعلوماتية – تتضمن تصميم وإنشاء وتقييم واستخدام وصيانة منظومات معالجة المعلومات بما تشمل عليه من المعدات والبرمجيات الحاسوبية وجوانب تنظيمية وموارد بشرية بالإضافة إلى مجموع الآثار الصناعية والتجارية والإدارية والسياسية والاجتماعية المترتبة على تلك المنظومات .
والمعلوماتية تعتمد على المعلومة والمعلومة هي رقم والرقم صادق والصدق هو شفافية والشفافية منافسة ، واجتماع الشفافية والمنافسة يؤدي إلى الحل الأمثل الذي هو في حينه وواقعه وحيد .

- صفات المعلومة
تتمتع المعلومة بالصفات التالية :
- أرخص من أي مورد .
- قابلة للتخزين - أكثر من أي مورد .
- سهلة النقل - أسهل من أي شيء .
- سهلة النسخ - أسهل من أي شيء .
المعلومة ثروة علينا أن نعدها ونتداولها ونتناقلها .
والمعلومات يمكن أن تأخذ أشكال عديدة : إحصاءات – قواعد بيانات – جداول تقارير .. .
فاليوم الإدارة هي إدارة معلومات

- صفات الحقبة الإدارية الحديثة
لقد أطلق داركر على الحقبة الإدارية التي نعيشها بحقبة ما بعد الرأسمالية موضحاً أهم أسسها واتجاهاتها ومفاهيمها وسماتها بالنسبة لأي منظمة إدارية أو اقتصادية حسب رأيه هي ما يلي :
- سيكون الاتجاه في المستقبل إلى تركيز المنظمة على مهمة واحدة محددة .
- ستتكون المنظمة من تخصصيين كل له إطاره المعرفي الدقيق ، وستكون رسالة المنظمة واضحة .
- ستتركز نتائج نشاط المنظمة بصفة أساسية على ما يخص الإطراف الخارجية .
- ستظل منظمة حقبة المعرفة في منافسة دائمة للحصول على موردها ومفيدها الأساسي وهو المتخصصون في المعارف المطلوبة ، والمنتمون بولائهم لها ، أي يتعين على المنظمة أن تعطي الاهتمام الكافي لتسويق صورتها الذاتية واستقطاب الخبرات المتخصصة كما تسوق منتجاتها وخدماتها
- بما أن المنظمة تضم في حقيقة الأمر خبراء في المعرفة كل له مهاراته المتخصصة فستكون بطبيعتها منظمة تضم أطرافاً متساوية وشركاء في العمل . وليس رؤساء ومرؤوسين والمهمة الرئيسية لمنظمة المعلومات هي الإدارة بالتوجيه وليس بالأوامر .
- حتى تؤدي دورها بفاعلية ، يجب أن تكون منظمة المعرفة مهيأة تنظيميا" للتغيير المستمر وأن تراعي في هيكليتها موضوع إدارة التغيير .
مع ظهور ثورة المعلومات والحاسب الآلي طرأت تغيرات جوهرية على الهرم التنظيمي لمنظمة الأعمال إذ انخفض عدد المستويات الإدارية وتعاظم الاتصالات الأفقية بفضل شبكات الحاسب الآلي وبالمشاركة الفعالة في المعلومات ولم يعد هناك مجال لمنظمة الأوامر والتحكم ، وتغير مسار الاتصالات فأصبح من القاعدة إلى القمة وأصبح يشابه المنظومات الطبيعية التي من مبادئها :
- تفاعل جزيئات المنظومة مع بعضها دون أوامر من القمة و أنها ترفض الأوامر من السلطة المركزية
تحافظ المنظومة الطبيعية على بقائها بعدم الاتجاه نحو التنوع وإحلالها التوازن المشاهد عن عمد في بيئة المنظمة .
- لا يقتصر نشاط المنظمة في إطار بيئة متغيرة على إدارة التغيير بل تشجع المنظومة عملية التغيير لما لها من آثار ديناميكية فالمنظومة الطبيعية تعيش وتنمو في بيئة تتميز بالإخلال المستمر للتوازنات
- المنظومات الطبيعية لا ينحصر دورها في الدفع المستمر نحو التغيير بل إنها تنظم نفسها حول قواعد متجددة مبنية على تشجيع التغيير ، وليس إدارة التغيير فقط .
- لا يقتصر دور المنظومات الطبيعية على التغيير المستمر ، ولكن يتعدى ذلك إلى التغيير في الأسلوب الذي تتبعه نفسها في طريقة التغيير .

- خصائص عمال المعرفة
لابد من الإشارة إلى الخصائص التي يتميز بها عمال المعرفة :
- مهارات العمل الأساسية : المعارف ، المهارات الأدائية ، الاتجاهات ، استخدام التقنيات الحديثة ، التخطيط التنظيم ، الإدارة ، الانضباطية ، الصحة والسلامة .
- مهارات التعامل الاتصال ، التعامل ، العمل في فريق ، مراعاة بيئة العمل الثقافية .
- المهارات العقلية العليا : التعليم الذاتي ، التفكير النظمي ، التفكير الناقد ، حل المشكلة ، النهج التطبيقي القابلية للتكييف .
- مهارات التطوير : الإبداع ، المبادرة ، المجازفة ، الريادة ، التنبؤ ، الاستقلالية .
منذ بداية حقبة المعلوماتية بدأت آليات البرمجة وأجهزة الكمبيوتر تقوم بوظيفة التنظيم والإدارة ، ليست بدل الإنسان وإنما لزيادة أهميته وفكره في العملية الإنتاجية . إن ثورة المعلوماتية هي نتيجة لثورة الفكر وامتداداً لها وليست بديلاً عنها .

إن رؤية الواقع وفهمه الدقيق هي المقدمة الأولى لصحة القرار الإداري الذي يتعامل مع الواقع . والمعلومات قد أسهمت في التقليل من القرارات الخاطئة التي كانت تتخذ بسبب عدم فهم الواقع بإبراز صورة مخادعة تبالغ بصحة الواقع أو صور مخادعة تبالغ بمرض الواقع . فالمعلومة رقم والرقم لا يبالغ ولا يجامل فهو يعكس الواقع كما هو ويتعامل فقط مع الحقائق .
تسعى إدارات العمل الإداري العربي للتحول نحو ما يسمى بالمنظمة الرقمية لتتمكن من الاعتماد على نمط الإدارة لأعمالها إلكترونياً عبر الأجهزة التقنية المتاحة التي بدأت تهيمن على تصريف الأعمال كبديل عن أعداد كبيرة من الموظفين ومن المؤكد إن الوصول إلى أفضل أداء إداري وتحسين الخدمات في إنجاز الأعمال من الغايات المتوخاة التي تعمل لأجلها كل إدارة ناجحة . والتقليد الجديد في الاعتماد على الإدارة الإلكترونية أصبح من موجبات العمل الإداري الناجح في دول العالم المتقدم .
من الأهمية بمكان أن يعتمد نظام الربط المعلوماتي داخل المؤسسة كمرحلة أولى لنظام ربط شبكي معلوماتي عام يكون الأساس لحكومة الكترونية . لأن الاعتماد على المراسلات الطويلة الورقية وهدر الوقت وضياع المراسلات وتجنيد جيش من العاملين في عملية البريد والتوزيع والاستلام ؟ ، لم يعد مقبولاً في القرن الواحد والعشرين (القرن الرقمي) . فالمعلومة إن لم تصل في حينها فقدت قيمتها ، والزمن هو المورد الوحيد الذي يصرف دون إمكانية لتعويضه لاحقاً .

- نتائج استخدام التقنيات المعلوماتية في الإدارة
الاتصالات الشبكية وإدخال تقنيات الحاسوب ونظم المعلومات في أعمال الإدارة تؤمن ما يلي :
- صحة وتكامل المعلومات .
- سرعة الحصول على المعلومات .
- زيادة كفاءة العاملين .
- تحسين الخدمات المقدمة .
- تقليل الهدر المادي .
- تحسين الاتصالات الإدارية .
- توفير المعلومات اللازمة لمتخذي القرار بكفاءة وسرعة مناسبة .
- تحسين وتطوير الأداء .
- تطوير أساليب أكثر فعالية في الإدارة والتنظيم .
- دعم الخطط الإستراتيجية .
أي أن الاتصالات تؤمن المعلومة المناسبة في الوقت المناسب بالدقة اللازمة لطالبها وبالشكل المناسب .
لذلك علينا أن نزيد من التوسع الأفقي في شبكات الربط ، ومن ثم نُعنى بالتوسع والربط العمودي لأن التوسع الأفقي يؤمن المعلومات من مصادرها الأولية وفي حينها مما يجعل الاتصال العمودي سريع
وصحيح ودقيق ، وبالتالي يمكن لأصحاب القرار المتصلين بهذه الشبكة اتخاذ قراراتهم على ضوء المعلومات والمعطيات الدقيقة والآنية المتوفرة لديهم مما يستبعد احتمال الخطأ أو المخاطرة .