تحديد أفضل الأوقات لعقد الاجتماعات

إن أختيار الموعد المناسب لعقد الاجتماع هو أولى خطوات الاجتماعات الناجحة ، فإذا ماعقد الاجتماع في وقت ذروة العمل ، فلا تتعجب حينها إن لم يحضر البعض ، أو حضر البعض متأخراً ، أو حضر البعض دون سابق إعداد للآجتماع ، و السبب في هذا أن تركيزهم يكون منصباً على أمور أخري غيرها هذا الاجتماع .


إذن فما هو أنسب الأوقات لعقد الاجتماعات ؟ إن هذا من الأمور التي تختلف من مؤسسة الأخرى ، و لكن مع هذا فهناك قواعد عامة تنطبق على جميع المؤسسات .


في جميع المؤسسات عادة ما تكون بداية اليوم وقت مناسب جداً لعقد الاجتماع ، و على الرغم من أن هذا الموعد قد لايكون مستساغاً لدى البعض إلا أن هناك من الأسباب الوجيهة مايبرره .


أولا لايكون العمل قد بدأ ، و لم يتهمك الموظفون بعد في روتينهم و مشاكلهم اليومية ، ثانيا يكون الموظفون مهيئون نفسياً في الصباح الباكر حيث يكونون أكثر يقظة و انتباهاً و أكثر قدرة على تقبل معلومات جديدة و على اتخاذ القرارت ، ثالثا هذا الوقت يسمح بالاستعداد بلاجتماع بشكل أفضل سواء كان هذا الاستعداد في الليلة التي تسبق الاجتماع ، أو في الصباح قبل الاجتماع مباشرة .


و هناك وقت مناسب آحر لعقد الاجتماعات و هو الغداء مباشرة ، إنه ليس بجودة الباكر ، و لكن بعد الغداء يكون غلبية الموظفين قد استعادوا نشاطهم بعد الاستراحة ، و يكونوا جاهزين للقيام بأية مهام جديدة .


أما عن أسوأ الأوقات لانعقاد الاجتماعات كما يقول الخبراء – فهو نهاية اليوم ، حيث يكون الموظفون في حالة من الارهاق و يحاولون أن ينتهوا من عملهم اليومي بسرعة و يرغبون عن أي شيئ قد يؤخرهم عن موعد الانصراف من العمل ، و غالباً ما ستجدهم جالسين في الاجتماع الذي يعقد في هذا الوقت منفصلين عنه ذهنياً ، و غير متحمسين للمشاركة بأية صورة كانت.


الخلاصة
إن تغيير مواعيد الاجتماعات قد ثبت أنه يحسن من كفاءة و جودة النتائج التي يتوصل إليها المجتمعون .