كيف يمكنك إنجاز المزيد من المهام؟
نظم مســــاحة عملك

يا للهول، وها هي الآن نقطة أخرى أبغضها، وأحد أسباب بغضي لها هو علمي بصحتها، وعدم رغبتي في أن تكون كذلك.
فإنك إن حافظت على مكتبك والمساحة التي تعمل فيها مرتبين، فسوف يمكنك إنجاز المزيد من المهام، وأنا أعلم أن هذا صحيح. فكر في كل ذلك الوقت الذي ستوفره حينما لا تبحث عن الأوراق (التي ينبغي عليك التعامل معها على الفور بالطبع) ومحاولة إيجاد الدباسة.
إنني لست مرتبًا بطبيعتي؛ ولكن لدى صديق غاية في الترتيب ومولع به، وقد اعتاد ان يطلب مني أن ألتزم بالنظام والترتيب حين أذهب لزيارته في منزله. فاستجيب لما قاله لي بأن أخبرته بألا يكون مرتبًا حين يأتي لزيارتي. فكنت أقول له: "أرجوك اترك هذا الفتات مكانه، ولا تغسل فنجانك أو تلتقط المجلات التي تُترك على أعتاب منزلي"، فكَرِه ذلك مني، ولم يمكنه أن يفعل ذلك، وهذا ما أثبت فكرتي، أيا كانت هذه الفكرة – فلا أتذكر ما هي الفكرة على وجه التحديد، ولكنني شعرت بأن صحتها قد ثبتت على أية حال.
إنني أكره أن أكون مرتبًا، وأرفض تنظيم أكوام الورق والملفات أو تصنيف أي شيء؛ ولكن مع ذلك ينبغي علىّ أن أعترف – على مضض – بأنني أعمل بشكل أكثر كفاءة حين يكون مكتبي مرتبا ولا يسوده الفوضى، وحين تكون الأشياء المتصلة موضوعة بجانب بعضها البعض.
لا تقرأ ما لا تحتاج إلى قراءته


هناك بعض المهام التي تتطلب قدرًا كبيرًا من القراءة، فإن كنت على سبيل المثال مصححًا لغويًا، فعلى الأرجح أنك ستبذل قصارى جهدك للانتهاء من تلك المهمة. ولكن القراءة تُعد من المهام التي تستهلك الوقت لأبعد الحدود وقد ينتهي بك الأمر إلى قراءة جزء أكثر ضآلة بكثير مما كنت تعتقد ( لو أنك لم تكن مصححًا لغويًا ).
فهل تعتقد حقًا أن رئيسك في العمل، أو مدراءك يقرأون كل شيء يمر عليهم كلمة كلمة؟ فماذا عن الوزراء وكل صناديق البريد الخاصة بهم؟ بالطبع إنهم لا يقرأون كل ما بها، فإنهم لا يستطيعون القيام بذلك.
فابدأ بفحص صفحة المحتويات. أيُّ الأجزاء تحتاج حقًا إلى قراءتها؟ إن كنت محظوظًا فستخبرك صفحة المحتويات بكل ما ترغب في معرفته، وإن كنت تحتاج إلى المتابعة لمعرفة المزيد، فابحث عن ملخص الفصل أو الجزء، واقرأه هو فقط. وإن عجزت عن ذلك، فاقرأ الفقرات أو الأجزاء وطيدة الصلة بالأجزاء التي تبح عنها. وقد تشعر بحاجتك إلى قراءة بعض الفقرات بأكملها، ولكن هذا سيؤكد أنك لا تقرأ أي شيء ليس له ضرورة.
وإن كنت مشتركًا في الصحف أو الجرائد التجارية، فاجعل هدفك قراءة المقالات الثلاثة المهمة بكل صحيفة منها، وبعدها ألق نظرة عاجلة على العناوين الرئيسية؛ فعادة ما تُخبرك العناوين الرئيسية بمحتوى المقالة كلها.
وإن كان هناك موظفون يعملون لديك، فمن الممكن أن تطلب منهم دومًا قراءة الكتب والتقارير، وعمل ملخصات لها – وأن تصر على ألا يتجاوز الملخص الصفحة الواحدة.
وفي أغلب الأحيان يتعلق الأمر بالتوجه، فإن كنت تؤمن بأنه ينبغي عليك أن تقرأ كل شيء، فسوف تشعر بالذنب لو انك لم تفعل. ولكن فكر في القراءة من منظور هدفك منها – واهدف إلى قراءة أقل قدر ممكن لكي تقوم بتجميع ما تحتاج إلى معرفته. وفي النهاية، فإن استخلاص المعلومات هو النقطة الوحيدة التي ينبغي أن تتدرب عليها.