إن المكان الوحيد للحصول على وقت للمربع رقم (2) في البداية هو من المربعين (3) و (4) إنك لا تستطيع التجاهل للأنشطة الهامة والعجلة للمربع رقم (1)، على الرغم أنه سينكمش في الحجم كلما قضيت وقتاً أطول مع الوقاية والاستعداد في المربع رقم (2)، غير أن الوقت المبدئي للمربع رقن (2) يتعين أن ينبثق من الربعين (3) و (4).
ويجب عليك أن تكون إيجابياً للعمل في إطار المربع (2)؛ حيث إن المربعين (1) و (3) يعملان للتأثير عليك، ومن أجل أن تقول "نعم" للأولويات الهامة للمربع (2)، يجب أن تتعلم قول "لا" للأنشطة الأخرى، وأحياناً على ما يبدو للأشياء العاجلة.

مصفوفة إدارة الوقت
عاجل
(1) الأنشطة
أزمات طارئة، مشكلات ضاغطة مواعيد تسليم مشروعات، اجتماعات مفاجئة، طلبات غير متوقعة غير عاجل
(2) الأنشطة
تخطيط، استعداد، وقاية، تكوين علاقات، توضيح التعليم، تمكين ترويح عن النفس.
عاجل
(3) الأنشطة
كتابة تقارير لا داعي لها، مقاطعات ومكالمات هاتفية، بعض ما يصل بالبريد، اجتماعات غير هامة مسائل هامشية
غير عاجل
(4) الأنشطة
بريد عشوائي، مكالمات عابرة، وسائل إضاعة الوقت، الإسراف بالراحة

وفي وقت سابق، دعيت زوجتي لترأس لجنة ما في إطار جهد اجتماعي. وكان لديها عدد لا بأس به من الأمور الهامة التي كانت تحاول انجازها، في حين أنها في الحقيقة لم تكن ترغب في فعلها. لقد كانت تشعر أنها واقفة تحت ضغط لتنخرط في هذا الأمر، ثم وافقت في نهاية الأمر.

بعد ذلك اتصلت بإحدى اعز صديقاتها لسؤالها عما إذا كانت مستعدة لمشاركتها في اللجنة، وبعد أن استمعت صديقتها إليها لمدة طويلة، قالت لها: "ساندرا، يبدو ذلك مشروعاً رائعاً، جديراً حقاً ببذل الجهد، إنني مقدرة حقاً دعوتك لي بالمشاركة فيه، واشعر أن ذلك تشريفاً لي، ولعدد من الأسباب لن أشارك شخصياً، ولكنني أريدك أن تعلمي كم احمل من تقدير لدعوتك تلك ". وكانت ساندرا مستعدة لأي شيء سوى قول كلمة "لا" برقة، ثم ألتفت اليّ متنهدة وهي تقول: "كم كنت ارغب في قولها".

ليس المقصود التلميح إلى أنه لا ينبغي عليك أن تكون ضالعاً في المشروعات الحيوية للخدمات، غير أنه يجب أن تقرر ما هي أقصى أولوياتك وأن تتسلح بالشجاعة – مسروراً مبتسماً، بعيداً عن صيغة الاعتذار – لأن تقول "لا" للأشياء الأخرى، والسبيل لفعل ذلك يكمن في وجود "نعم" كبرى تشتعل بداخلك. إن العدو "للأفضل" هو عادة "الجيد".

تذكر دائماً أنك دائماً ما تقول "لا لشيء ما"، وإن لم يكن ذلك للأشياء الظاهرة والعاجلة في حياتك، فهي على الأرجح للأشياء الأكثر جوهرية والأشد إلحاحاً، وحتى إذا ما كان العاجل جيداً، فإن الجيد قد يحجبك عن الأفضل، ويبعدك عن مشاركتك المتفردة إذا سمحت له بذلك.



المرجع: العادات السبع للناس الأكثر فعالية
اسم الكاتب: ستيفن ر. كوفي
دار النشر: مكتبة جرير
سنة النشر: 2004
رقم الطبعة: السادسة
رقم الصفحة: 218-219
كلمات مفتاحية: تنظيم الأولويات – إدارة الأولويات – تنظيم المهام – تفويض

رابط القصة: http://trainers.illaftrain.co.uk/ara...l.thtml?id=139