الاجتماعات من الامور الهامة فى العمل ولكنها للاسف فى الكثير من الاوقات تكون مجرد مضيعة للوقت ولاطائل منها ولذلك فأن ادارة الوقت بشكل جيد خلال اجتماعات العمل هو المفتاح لنجاح هذه الاجتماعات والاستفادة منها وهنا من المهم ان نركز على نقطة هامة وهى ان اى اجتماع روتينى او هناك ادراك مسبق انه لاطائل منه فلايجب حضوره لان هذا يتنافى مع كل طرق ادارة الوقت ولكن اذا كان اجتماع عمل ضرورى وهام فهنا يجب تعلم كيفية استثمار الوقت بشكل جيد خلال ساعات الاجتماع حتى يأتى ثماره المرجوة وفى السطور المقبلة سوف نتعرف على كيفية ادارة الوقت فى اجتماعات العمل .









1- تجنب الاجتماعات المفاجأة :
اجتماعات اللحظة الاخيرة واجتماعات العمل التى تأتى بشكل مفاجئ تتنافى مع مفهوم ادارة الوقت حيث انها مجرد ضياع للوقت ولن يجدى اى نفع ولذلك من المهم التعامل بحزم ورفض اى اجتماع مفاجئ غير معد له مسبقا وهنا يعتبر قول لا ورفض هذه الاجتماعات هى احد طرق ادارة الوقت فى العمل بشكل جيد .





2- تحضير جدول الاعمال :
عقد اجتماع عمل بدون جدول اعمال واعداد مسبق للنقاط التى يجب مناقشتها هو اكبر خطأ يتسبب فى عدم استثمار الوقت خلال الاجتماع ولذلك من المهم الاعداد المسبق الجيد للاجتماع وتحضير جدول الاعمال الخاص بالاجتماع بحيث ان يكون مستوفى كافة النقاط التى يجب مناقشتها وكذلك الوقت المحدد لمناقشة كل نقطة فهذا سوف يساعد كثيرا على ادارة الوقت جيدا خلال ساعات الاجتماع .





3- تجهيز مواد العرض والملفات :
اذا كان الاجتماع يستدعى وجود مواد استعراض وملفات لمراجعاتها فأن افضل طريقة لاستغلال الوقت جيدا خلال الاجتماع هى تجهيز مواد العرض والملفات قبل الاجتماع بوقت كافى وعمل نسخ منها لتوزيعها على افراد الاجتماع وكذلك لايجب اغفال دراسة مواد العرض والملفات تلك جيدا حتى يمكن مناقشتها سريعا خلال الاجتماع فهذا الى جانب انه يجعل اجتماع العمل مثمر فانه يساعد على استثمار الوقت بشكل رائع خلال الاجتماع .





4- تجنب الخروج عن هدف الاجتماع :
يجب فى بداية اجتماع العمل الاعلان عن الهدف هذا الاجتماع والغرض منه سواء كان هذا الاجتماع مع فريق العمل داخل المؤسسة او حتى مع مؤسسة اخرى وهنا يقع الكثيرين فى خطأ كبير يتسبب فى اهدار الوقت خلال الاجتماع وهو الخروج عن هدف الاجتماع حيث ان تبادل الاحاديث والافكار يخرج الاجتماع عن المسار المرسوم له مسبقا وعن اهدافه التى يجب تحقيقها وهذا اهدار للوقت غير مبرر وهنا من المهم الالتزام بهدف الاجتماع وذكره والتركيز عليه من وقت لاخر خلال الاجتماع فهذا سوف يساهم فى ادارة وقت الاجتماع وعدم ضياع اى دقيقة منه .





اجتماعات العمل امر ضرورى ولابد منه ويساهم كثيرا فى نجاح الافراد اذا كان الاجتماع على نطاق فريق العمل وكذلك نجاح المؤسسات اذا كان اجتماع موسع بين اكثر من مؤسسة او شركة ولكن المهم هو معرفة كيفية ادارة الاجتماع واستثمار الوقت خلال الاجتماع جيدا حتى يحقق افضل نتائج .