كتاب "إدارة الاجتماعات للقادة"

[أحمد عبد الله]

لمؤلفه محمد ابراهيم بدرة....

ورد في مقدمة الكتاب: تعرضت اجتماعات المجموعات للكثير من الانتقادات بالمقارنة مع جوانب الإدارة الأخرى، ولسوء الحظ، تم الافتراء بدرجة واسعة على هذه الأداة الإدارية، فاجتماعات المدارة بطريقة سليمة يمكن أن تحسن جودة اتخاذ القرارات وتزيد كفاءة استخدام وقت المدير، ويتفق المديرون عموماً على أن المشكلة ليست في كثرة اللجان في الإدارة بقدر ما هي في إدارة اللجان.

أوضحت دراسة رعتها شركة ثري إم أن عدد الاجتماعات والمؤتمرات في الصناعة قد تضاعف تقريباً في العشر سنوات السابقة، وأن تكاليفها زادت ثلاثة أمثال تقريباً، تقترح بعض المصادر أن معظم المشروعات تصرف 7% إلى 15% من موازنات شؤون العاملين لديها على الاجتماعات، يسهل الإيمان بهذا عندما يدرك الفرد أن اجتماعاً لمدة ساعة يضم 8 أعضاء متوسط أجورهم 60000 دولار يكلف المنشأة حوالي 500 دولار. كما تظهر البحوث أن مقدار الوقت الذي يقضيه المدير في الاجتماعات يزيد طبقاً لمستوى المدير في المنشأة. ربما يقضي مديرو المستوى الأوسط حوالي 30% من وقتهم في الاجتماعات، بينما يقضي مديرو المستوى الأعلى ما يقرب من 50% (سييبولد، 1979). وتكون هذه الأرقام ذات دلالة واضحة في ضوء زيادة تكاليف الاجتماعات حيث تزيد أجور المشاركين (37 ص ص 17).

ولا يقضي المديرون الكثير من وقتهم فقط في اجتماعات مرتبطة بالعمل، بل إن الاجتماعات المرتبطة بغير الوظيفة تتطلب جزءاً جوهرياً من وقتهم، حيث ينخرط العديد من المديرين بشدة في أنشطة مدنية مثل أنشطة مجالس المدارس المحلية ومجالس الفنون وبرامج الشباب والأنشطة الدينية. وتتم معظم أعمال هذه المنشآت في اجتماعات مجموعات. والمدير الذي يقضي أربع ساعات فقط في اجتماعات مدنية كل أسبوع، سيقضي ما يعادل سنة من حياته منخرطاً في هذا النشاط.

تؤكد هذه الأرقام على أهمية المهارات الجيدة لإدارة الاجتماعات، إذ يقضي المديرون وقتاً طويلاً في الاجتماعات، ويتحدد نجاحهم لدرجة كبيرة بمدى فعالية إدارة تلك الاجتماعات. وإذا افترضنا أن عدم فعالية إدارة الوقت أو الإجهاد تعوق إنتاجية مدير بمفرده، وأن عدم التحكم في مهارات التفويض تخلق إحباطاً لثلاثة أو أربعة مرؤوسين، فإن افتقاد مهارات إدارة الاجتماعات تؤثر على أداء كل فرد حاضر. ومن ثم أطلقها مدير تنفيذي محبط متذمرا: "إضاعة وقتك الذاتي مسألة يؤسف لها، لكن إضاعة وقت الآخرين مسألة لا يمكن التسامح بشأنها".


فهرس كتاب "إدارة الاجتماعات للقادة"
مقدمة: الاجتماعات

أهمية الاجتماعات
أخطاء الاجتماعات القاتلة

أنواع الاجتماعات

أمثلة على أهم اللجان والاجتماعات
أنواع الاجتماعات
الاجتماعات الرسمية التقليدية
اجتماعات إعطاء المعلومات للآخرين.
اجتماعات طلب المعلومات.
الاجتماعات الخاصة بالإقناع.
اجتماعات حل المشاكل والتفكير الإبداعي.
الاجتماعات الخاصة باتخاذ القرار.
عوامل نجاح الاجتماعات
الأدوار و المسؤوليات
رئيس الاجتماع.
مسؤول ضبط الوقت.
المسجل.
دور المشاركين

.
مراحل إدارة الاجتماعات (مشاركين)ما قبل الاجتماع

أثناء الاجتماع
أشكال اتخاذ القرارات في الاجتماعات
مناقشة المجموعة العادية
العصف الذهني
أسلوب المجموعة الاسمي
ما بعد الاجتماع

مراحل إدارة الاجتماعات (قيادة الاجتماع)

ما قبل الاجتماع
استراتيجيات التهيؤ للاجتماع
تحديد مسار الاجتماع
اجتماع قبل الاجتماع
فهم المشاركين الآخرين
أثناء الاجتماع
الدور الإجرائي
1. الحضور في الوقت المحدد
2. تهيئة المشاركين للاجتماع
3. تنظيم المناقشة
الدور السلوكي
1. فهم نماذج الاتصال السائدة بين أعضاء الاجتماع.
2. الوعي بالدور السلوكي لأعضاء المجموعة.
3. التعامل مع أنماط الأفراد أثناء الاجتماع.
اقتراحات للاستخدام الفعال للأسئلة
آداب وأخلاق النقاش والحوار والخلاف في الاجتماعات
ما بعد الاجتماع
كيفية تجنب الأخطار في ديناميكيات الجماعة
التفكير الجماعي
التسكع الاجتماعي
التحول الجماعي
جدول الأعمال الشخصية

تقييم الاجتماع

استبيان
عمل رسم بياني
وضع خطة العمل الشخصية

المراجع