الأدوات التخطيطية


الآنواع المختلفة للمخططين و الأدوات و الأساليب:
يجب توضيح السمات الرئيسية التي ينبغي عليك البحث عنها في أدواتك و مناهجك، و ذلك حتى تساعدك على الإجابة عن السؤال بـ “ أين “، و ليس هدفي هنا هو عرض كل وسيلة أو منتج كما لو كنت أقدم دليلاً إرشادياً للمستهلك، هناك ببساطة العديد و العديد من المنتجات التي يمكنني الاستعانة بها و التي ستفي بالغرض، و مع وضع في الاعتبار، فإن الأدوات التخطيطية هي: _
1. مذكرات قياسية .
2. مذكرات متخصصة.
3. الروزنامات.
4. الرسومات البيانية التخطيطية السنوية التي تعلق على الجدار.
5. الوسائل الإلكترونية المحمولة / و التي يمكن وضعها في الجيب.
6. حزم البرمجيات.
و أيًا كان ما تختار من الأدوات التخطيطية إليك بضع نصائح عليك وضعها في الاعتبار:

1. استثمر بحكمة في شيئ عالى الجودة:
هناك مئات الأشياء التي يمكنك شراؤها من المتاجر و عبر الإنترنيت بأسعار متنوعة للغاية، و بينما أنت لست في حاجة إلى شراء المنتج الأعلى ثمناً _ فإن المذكرات ذات الأغلفة الجلدية و تلك المنقوشة بالذهب – فكذلك لا يجب عليك شراء الأرخص ثمناً، إذا ما اشتريت مذكرة رخيصة الثمن سوف تقدم على شرائها في منتصف الطريق خلال العام، عنما تبدأ صفحاتها في التساقط و تجد أن عيد رأس السنة أصبح يجاور عيد شم النسيم.
2. اجعل سهولة الاستخدام قبل الخصائص الوظيفية:
لقد قام العديد من الناس عبر السنوات بالتفاخر أمامي بحزم البرمجيات المتنوعة و أجهزة أنظمة التخطيط و التنظيم الإلكترونية التي قاموا بشرائها، لقد تسببوا في شعوري بالملل و هم يشرحون الإمكانات المطولة التي يمكن لهذه الوسائل القيام بها، و قد قابلت شخصاً واحداً فقط ذات مرة و الذي كان متمرسا و على دراية حقاً بكل الخصائص و الوظائف التي على أنظمته – لقد كان لديه وسيلة يدوية محمولة و برنامج تنظيم مواعيد على حاسوبه، و لكن المشكلة الوحيدة هي أنه كان يتأخر دوماً عن أجتماعاته معي – ربما كان يمضي وقتا طويلا في اللعب بألعابه!
3. يجب وضع جميع الأشياء معا أو إمكانية الوصول إليها من مكان واحد:
لقد استخدمت مؤخرا نظاما حاسوبيا لتخطيط و إدارة الوقت ، لقد كان رائعا “ كقائمة المهام “، و قد كان به جميع أنواع الآنذار و التنبيه المفيدة و لكن خصائصة الوظيفية لم تكن لها علاقة بالمذكرة أو الروزنامة بأي شكل من الأشكال، إن وجود شيئ و غياب شيئ آخر قد يجعل مثل هذه الوسيلة الحديثة أقل نفعا بكثير من مذكرة بسيطة أو مخطط للوقت معلق على الجدار.
4. توخ الحذر:
من المقبول تماما أن تبتكر أسلوبك الخاص، و إذا ما نجح معك و أتى بثماره فهذا هو كل ما يهم في الأمر، يمكنك أن تبتكر شيئا يتناسب تماما مع ما تريد، أو يمكنك الاستعانة بشركة عبر الإنترنيت لتصميم و طباعة أي مذكرة تتناسب مع متطلباتك الخاصة ، و هكذا فإذا أردت أن تبدأ مذكرات من أول أبريل لك ما تريد ، خصص ورقتين لكل يوم ، و لكن أترك الورقة التي على الناحية اليمنى فارغه بعيدا عن التاريخ لتدون عليها ملحوظاتك ، يمكن القيام بذلك بسهولة.

5. كن منظما بشأن نقل الأشياء من وسيلة إلى أخرى:
كم عدد المرات التي تم سؤالك فيها عما إذا كنت مشغولا أو متاحا في موعد ما و ما كانت إجابتك هي لا أدري، نظراً لأن مفكرة مواعيدك على حاسوبك؟ إن الآنظمة الموضوعة على الحاسوب يمكن أن تكون عظيمة عندما تكون في مكتبك أو إذا ما تصادف وجود حاسوبك المحمول معك طوال الوقت.
و الحل الذي يلجأ إليه معظمنا هو استخدام مفكرة ورقية، أو نظام إلكتروني يمكن حمله في الجيب أو هاتف محمول به خاصية المفكرة ، هذا شيئ جيد شرط أن تكون منظما بما يكفي للآحتفاظ بوسيلتين متزامنتين!
فالفشل في القيام بذلك سيؤدي إلى كارثة عاجلة أو آجلة، و لهذا السبب يعد النظام الواحد حتى – و لو كان يدوياُ – أفضل من وسيلتين تكنولوجيتين حديثتين في أغلب الآحيان.
6. أتقن فن تحديد الأولويات:
ليس هناك ما هو أكثر أهمية – في مسعاك للأن تصبح مديرا للوقت – أكثر من تحديد أولويات بحكمة، و حتى تتمكن من التخطيط لوقتك و مشاريعك بحيث تحقق أقصى درجة ممكنة عن التحكم، فإنك بحاجة دائما للقيام باختيار بشأن ماتفعله أولاً و بشأن ما سيليه في الترتيب و تحديد أين يمكنك تمضية وقتك لتحقيق أفضل تأثير ممكن.
و على الرغم من أن ذلك قد يبدو واضحا و بديهياً، بل و قد يبدو مبتذلا بالنسبة لك. إلا أنني وجدت من واقع خبرتي و ملاحظاتي أن نحو نسبة 30 % فقط من يوم العمل تنفق في نشاطات مفيدة، بينما يتم تمضية نسبة 80 % من اليوم في أشياء تافهة أو بلا قيمة.
بعض الناس يستيقظون في الصباح و يبدأون في يومهم سواء كان في المنزل، العمل أو المكتب دون أي خطة أو أدني فكرة عما سيفعلون خلال اليوم، إنهم يعيشون حياتهم هكذا بالمصادفة دون أي ترتيب!