تعتبر اجتماعات السلامة والصحة المهنية والبيئة من الطرق الهامة للتأكد من توصيل المعلومات بطريقة فعالة فيما بين المشرفين والعاملين.

• يجب أن يتم تحضير جميع المشرفين والمديرين على عقد اجتماعات دورية بصفة منتظمة على أن يكون منسقة ومعدة جيداً – وبصورة مختصرة حيث يتم خلالها شرح ومناقشة الأمور المتعلقة بالسلامة والصحة المهنية والبيئة.

• عندما يتم التخطيط بدقة لهذه الاجتماعات فإنها تعطي نتائج فعالة واستثماراً جيداً للوقت وكذا التحفيز على المشاركة – وإتاحة الفرصة لكل فرد بالتعرض لنفس الكم من المعلومات المعروفة أثناء تلك الاجتماعات.

• تعمل الاجتماعات الخاصة بالسلامة والصحة والبيئة على تشجيع روح الفريق وخلق جو من التعاون بين الحاضرين.

• يجب أن يتم وضع المادة المطروحة للمناقشة بصورة يمكن الإطلاع عليها من قبل المشرفين والمديرين – كما يجب عمل مكتبة لإتاحة الفرصة للإطلاع عليها وذلك لتطوير عملية العرض التقديمي بصورة فعالة.

• يجب الأخذ في الاعتبار وضع قياس لعقد هذه الاجتماعات من حيث فترة الانعقاد والمدة الزمنية بين كل اجتماع – وكذا من الذين يقومون بعقد هذه الاجتماعات.
• يجب أن تعطي الاجتماعات الاستعداد المسبق للمتابعة والتأكد من أن النقاط التي تم الاتفاق عليها قد تم أخذها في الاعتبار.

• من الأمور التي يوصى بها هي عقد اجتماع أسبوعي خاص بالسلامة لمدة 10 إلى 15 دقيقة بواسطة المشرفين – إلا أنه يجب مشاركة المديرين أيضاً لتأكيد التزاماتهم تجاه السلامة.

• ونموذجاً للاجتماعات القياسية فإنها يمكن أن تكون:
اجتماعات أسبوعية يتم عقدها بواسطة المشرفين.
اجتماعات شهرية تشترك فيها الإدارة الوسطى.
اجتماعات ربع سنوية وشارك فيها مدير العموم المساعدين.
اجتماعات سنوية على هيئة عرض تقديمي للإدارة العليا وذلك على النقاط الأساسية والرئيسية للسلامة والصحة والبيئة.

• يجب الأخذ في الاعتبار اختبار حجم ووضع المجموعة التي تحضر الاجتماع وذلك التناسب القائم بتوصيل المعلومات وكذا رسالته.

• إن العامل الأساسي والرئيسي للوصول إلى نمط قياس عالي والحفاظ عليه هو أن هذه الاجتماعات الدورية يجب أن يشارك بها كل موظف كعملية لرفع الوعي الوقائي.

• يجب الأخذ في الاعتبار وضع مخطط مسبق لأمور السلامة الرئيسية وكذا الحوادث التي وقعت حديثاً لمناقشة الدروس المستفادة منها.

• يجب أن يتم عمل تسجيل أو محضر لهذه الاجتماعات بصورة مختصرة متضمنة النقاط التي يتم مناقشتها والتاريخ وكذا أسماء الأشخاص الذين حضروا الاجتماع وكذا القائمين على الاجتماع وكذا أية أعمال تم الاتفاق عليها.

• هذا ويجب الأخذ في الاعتبار عمل تدريب للمشرفين على كيفية عقد الاجتماع وكذا كيف يتم مناقشة أمور السلامة والصحة المهنية والبيئة بصورة فعالة.