تعدُّ الإدارةُ الجيِّدة للوقت عاملاً أساسياً للتعامل مع ضغوط الحياة الحديثة بالحدِّ الأدنى من الإجهاد النفسي. وإذا لم يكن لدى المرء الوقتُ الكافي لإنهاء مهامه اليومية، فإنَّ مزيداً من الإدارة لوقته ستساعده على التحكُّم بيومه.

لا تعني الإدارةُ الجيِّدة للوقت إنجازَ مزيدٍ من الأعمال، بل تعني التركيزَ على المهام ذات الأولوية، والتي يؤدِّي إنجازُها إلى إحداث تغيير إيجابي، ولا ينحصر ذلك بالعمل، إنَّما يتعدَّاه إلى أن يكونَ جزءاً من نمط الحياة اليومي؛ فالتمرينُ على إدارة الوقت بصورة فاعلة يساعد المرء على الشعور بمزيد من الراحة والقدرة على التركيز.

تقول الطبيبةُ النفسية إيما دونالدسون فيلدر، الاختصاصية في علم النفس المهني: "نهدف من وراء الإدارة الجيِّدة للوقت إلى تحقيق التوازن المطلوب في نظام الحياة اليومي".

نسرد في هذه المقالة أهمَّ نصائح الدكتورة إيما لتحقيق الإدارة الأفضل للوقت:

• تحديد الأهداف:

إنَّ الخطوة الأولى باتجاه تحسين إدارة الوقت هي توجيه السؤال التالي: "قرِّر من تريد أن تكون؟".

قم بتحديد أولوياتك، وما الذي تنوي تحقيقه على صعيد عملك أو حياتك الشخصية.

حالما يتمكَّن الشخصُ من رسم معالم الصورة الكبيرة، وإن في خطوطها العريضة، فسيتمكَّن بعدها من تحديد بعض أهدافه قصيرة ومتوسِّطة المدى.

تساعد معرفةُ الأهداف على التخطيط بشكل أفضل، والتركيز على الأمور التي ستساعد على تحقيق تلك الأهداف.

• وضع قائمة:

من الأخطاء الشائعة في إدارة الوقت محاولةُ تذكُّر الكثير من التفاصيل، ممَّا يؤدِّي إلى فرط تحميل بالمعلومات. ولكن، تساعد كتابةُ قائمة بالمهام على تنظيم الواجبات والتحكُّم بالمشاريع.

"قمُ بكتابة قائمة بواجبات اليوم، وجرِّب مدى فائدتها.. إنَّ القيام بذلك يساعدك على تحديد أولويَّاتك ومواعيدك، وبالتالي تأجيل المهام غير المستعجَلَة".

من الأفضل كتابةَ قائمة واحدة بالمهام، وتجنُّب القوائم المتعدِّدة لتفادي التشتُّت بينها.

• العمل بصورة أكثر ذكاء.. وليس بوتيرة أعلى:

إنَّ الإدارةَ الجيِّدة للوقت في العمل تعني القيامَ بعمل ذي جودة عالية، وليس ذا كمٍّ عالٍ. لذلك قم بالتركيز على النتائج، وليس على الوقت المستغرق في العمل.

إنَّ إعطاء بعض المهام مزيداً من الوقت لإنجازها لا يعني بالضرورة زيادةَ الإنتاجية، كما أنَّ زيادة ساعات العمل قد لا تكون الطريقةَ المثلى لإدارة الوقت.

قد يشعر المرءُ بالضجر لبقائه في المكتب بعدَ بضع ساعات من بداية عمله. كما قد تقلُّ إنتاجيته ويشعر بالإحباط بسبب ذلك، وهو ما يضاعف من إجهاده وتوتُّره النفسي.

• أخذ استراحة الغداء:

يعمل الكثيرُ من الناس خلال استراحة الغداء لكسب ساعة عمل إضافية، ولكنَّ قد يؤدِّي إلى نتائج عكسية تماماً.

"كقاعدة عامة، يساعد أخذُ قسط من الراحة لمدة 30 دقيقة بعيداً عن المكتب على المحافظة على الإنتاجية خلال فترة ما بعد الظهيرة".

تعدُّ الاستراحةُ فرصةً للاسترخاء والتفكير بأمور وأشياء بعيدة عن العمل.. قم بجولة صغيرة في الخارج، أو ما هو أفضل من ذلك، كالقيام ببعض التمارين، وبذلك تعود إلى مكتبك وقد استعدت نشاطَك، وجدَّدت همَّتك، وزدت من تركيزك.

إنَّ إضافةَ استراحة في منتصف اليوم إلى ساعات العمل تساعد على تجزئة وقت العمل إلى أجزاء أكثر قابلية للتحكُّم والضبط.

• ترتيب المهام حسب أولويتها:

يمكن تجزئة المهام إلى أربع مجموعات:

- عاجلة وهامَّة.
- غير عاجلَة ولكنَّها هامَّة.
- عاجلة ولكنَّها غير هامَّة.
- غير عاجلَة وغير هامَّة.

مثال: عندما يكون لديك امتحان غداً، فإن الدراسة لهذا الامتحان هي الأولية (عاجلة وهامَّة)، وقد تبدأ مباراة بكرة القدم على التلفاز (عاجلة ولكنَّها غير هامَّة) لذلك يمكن تجاهلها، وقد يكون لديك تحضير لامتحان لغة أجنبية بعد أسبوعين (غير عاجلَة ولكنَّها هامَّة) لذلك يمكن تأجيل التحضير لهذا الامتحان، وقد يتصل بك أحد الأصدقاء لكي ترافقة إلى المقهى (غير عاجلَة وغير هامَّة) لذلك يمكن الاعتذار منه.

إنَّ الأشخاصَ الذين يتمتَّعون بتنظيم عالٍ لأوقاتهم يقومون بتخصيص وقت للتركيز على الواجبات المهمَّة وغير العاجلة، وبذلك يقلِّلون من احتمال أن تصبح واجبات مهمة وعاجلة قريباً.

"إنَّ الهدفَ من ذلك هو تعلُّم كيفية التقليل من الواجبات المهمة والعاجلة ما أمكن، لأنَّ وجوب إنجاز العديد من الواجبات الهامَّة والعاجلة قد يكون مجهداً للغاية".

• اللجوء إلى طريقة القرارات الأربعة:

يمكن للشخص أن يمضي نصفَ وقته خلال ساعات العمل بتصفُّح صندوق البريد الوارد، وذلك يؤدِّي إلى شعوره بالتعب والإحباط وقلَّة الإنتاجية.

وجدت إحدى الدراسات أنَّ واحداً من كلِّ ثلاثة موظَّفين مكتبيين يعاني من شدَّة نفسية ناجمة عن تصفح بريده الالكتروني.

لتحقيق إدارة أفضل للوقت، من المهم اتِّخاذ القرار لدى فتح البريد الإلكتروني، وتنصح الدكتورة إيما بممارسة طريقة القرارات الأربعة لذلك:

• قم بالحذف: غالباً ما يمكن حذف نصف البريد الوارد مباشرة.
• أنجز: قم بتنفيذ ما طُلب منك إن كانت رسالةُ البريد مهمةً، أو يمكن تنفيذها بسرعة.
• فوِّض: فم بتفويض غيرك بأداء المهمة إذا كان يستطيع إنجازها بصورة أفضل.
• أجِّل: ضع جانباً البريدَ الذي يحتاج إلى مزيد من الوقت لاتِّخاذ قرار أو إجراء بشأنه.