التخطيط الناجح

تعريف:

هو عملية فكرية تعتمد علي التوجه نحو تحقيق الهدف المحدد وذلك بإتباع أسلوب المراقبة والتوجيه وفق وسائل وآليات محددة.

أهمية التخطيط:

1-ينظم الجهود العملية والتنفيذية لتسير نحو الهدف.
2-هو الأساس لأي عمل ناجح.
3-يساهم في تطوير المعارف العملية والخبرات التجريبية لمنفذيه.
4-يساعد علي السيطرة علي الموارد والحفاظ عليها.
5-يربط اللجان والإدارات وفرق العمل ببعضها لتحقيق هدف واحد .

أنواع التخطيط:

التخطيط قصير المدى:

ويكون لأيام اواسابيع أو شهور محدودة.
التخطيط متوسط المدى.
ويكون لفترات متوسطة مابين 3-5 سنوات مثلا

التخطيط طويل المدى:

وهو التخطيط الاستراتيجي ويكون لسنوات طويلة كعشر سنوات أو25 سنة مثلا
يعتمد التخطيط علي دراسة الواقع بشكل جيد ومن ثم تحديد الهدف المطلوب إنجازه كما لابد من الاحتياط بالموارد اللازمة وتوقع الأزمات والإخفاقات.

خصائص التخطيط الناجح:

1-أن يكون واقعيا ويرتبط بدراسة حالة المستهدف من الخطة ومطلوباته
2-أن يقوم به أفراد ذوو خبرة أو دراية أو تجربة
3-أن يحدد أهدافا محددة للتنفيذ.
4-أن يحدد معايير للتقويم ورصد النتائج.
5-أن يضع خطة بديلة واسعافية للتدخل في حال الفشل أو الأزمات.
6-أن يكون مرنا وقابلا للتعديلات.

العناصر المؤثرة في عملية التخطيط

1-من يخطط؟ وهل له علاقة بتحقيق الهدف؟
2-متي نخطط؟
3-كيف نخطط؟
4-لماذا نخطط؟

انتبه لنفسك!

*عدم التخطيط يعني التخطيط للفشل!
*تحقيق الهدف لايعني بالضرورة احراز ه بالكامل بل تحقيق نسبة من النجاح *يمكن أن ترضي وتسمي نجاحا.ويأتي التقويم للزيادة
*الموارد المالية تشكل عائقا لتنفيذ الخطة ولكنها لا تمنع البدء في تنفيذها مع استصحاب خطة لجلبها.
*عندما نضع الخطة يجب أن نستصحب معنا الآخرين في رسمها وتنفيذها.
*إلغاء الخطة بعد البدء في التنفيذ قرار خطير لا تتخذه وحدك!

مراحل بناء الخطة:

1-جمع المعلومات اللازمة للخطة وتصنيفها
2- العصف الذهني للتخطيط وعدم إهمال الأفكار الصغيرة.
3-كتابة الخطة وتقسيم مراحل تنفيذها والهدف منها وتحديد البدائل
4-مناقشة الخطة وإجازتها.
5-تحديد فريق عمل الخطة.
6-التزويد بالمدخلات.
7-إدارة التنفيذ
8-التوجيه والمراقبة.
9-التقويم للمخرجات.
10-التغذية العكسية لدعم المدخلات أو تعديلها.

إن عملي التخطيط أشبه بآلة الطحن فالمدخلات هي القمح مثلا ثم دوران الطاحونة هو عبارة عن العملية وتفاعلاتها ثم الدقيق هو المخرجات وهكذا .......
وعادة ما يقوم بالتخطيط من سيقومون بتنفيذ الخطة أنفسهم وهو الأفضل إذ هؤلاء هم الأقدر علي تقييم الخطة وتحقيقها للهدف من عدمه.

المدخلات والمخرجات

المدخلات
للعملية عبارة عن المصادر كالمواد الأولية، والأموال، الدعم الفني، والجمهور والأفراد وتعبر هذه المدخلات في عملية تفاعلية يتم فيها ترتيبها وتنظيمها بدقة في اتجاه محدد لكي يتم تحقيق الأهداف الموضوعة لهذا العملية،

أما
المخرجات
فهي النتائج الواضحة الناتجة عن العمليات في النظام مثل السلع والخدمات المقدمة للزبائن، وهناك شكل آخر نطلق عليه (نواتج، محصلات) أو الفوائد التي تقدم للزبائن فعلى سبيل المثال: توفير الوظائف للعاطلين وزيادة الدخل القومي وخفض نسبة الوفيات بالأمراض، وتحسين مستوى المعيشة وهكذا......،

بالنسبة للتخطيط الاستراتيجي لابد من مراعاة الآتي:
1-طول فترة الخطة وبالتالي توفر الموارد.
2-التأهيل العالي للأفراد المنفذين.
3-إحكام المراقبة والتوجيه
4-وضع خطة اسعافية لمجابهة الأزمات المتوقعة
5-تحليل مستمر لقوة أو ضعف الجهة المنفذة لكي لا تستهلكها الخطة.

عوائق التخطيط:

من الأسباب التي تؤدي لفشل التخطيط هو عدم تطبيق الخطة بشكل كامل أو تأجيلها وسنحاول أن نحدد الأسباب فيما يلي:

*اختيار الأشخاص المؤهلين في عملية التخطيط
لتحقيق أهداف الخطة:

يجب اختيار من هم يناسبونها وذلك لتحقيق اكبر قدر من الاحترافية، و من أجل تسيير العمل بفعالية وهذه هي واقعية التخطيط، إذ أنه يجب أن يحاط الجميع بتفاصيل الخطة وأهدافها واحترام وجهات النظر المختلفة عند تنفيذها.

*الخطة للمؤسسة وليس لأفراد

عندما نضع خطة فهي لفائدة العمل وليست شخصية وعليه فإن إي شخص آخر ينضم ويقود الخطة يجب أن يبني علي عمل من هم قبله ولا يبدأ من الصفر.

*الإحكام والسيطرة:

يجب أن تحدد الخطة من المسؤول من كل خطوة فيها بتوزيع الأدوار وتحديد المهام مع تحديد مواعيد إكمال كل هدف فيها ، وعلي المدير أو المسؤول تقييم ذلك يشكل دوري ومستمر لمحاصرة أي ضعف في الأشخاص أو العمليات.

*الاحتياط بالبدائل

أحيانا نقوم بتعديل الخطة فهي ليست قواعد ثابتة بل عبارة عن رؤية شاملة، ولكن لابد من التأني في ذلك مع استصحاب الآخرين للموافقة علي التعديل.

*تقويم الخطة:

إن عملية التقويم مهمة إذ لابد من تقويم تنفيذ العمليات بشكل مستمر وعلي أساس ذلك يتم تعديل المدخلات وتعديل الاولويات ويكون التقويم باجتماعات المراقبة وجداول الأداء وقياسه وذلك بتحديد معايير يتفق عليها للتقويم.
إن انعدام التجانس والرضا وعدم وجود الحوافز المادية والمعنوية والأدبية من أهم أسباب عدم نجاح الخطة.
يجب أن نحذر التشاؤم في عدم تحقق الأهداف بشكل كامل وان لا نستعجل النتائج طالما أن الخطة تسير بسلاسة وتراضي بين الجميع.

نماذج لخطط ناجحة:

1- الهجرة النبوية الشريفة

وهي عبارة عن مدرسة في التخطيط والأخذ بالأسباب للرسول صلي الله عليه وسلم بالرغم من انه مؤيد بالوحي وتحتوي علي عناصر السرية والحيطة والحذر والتأمين وغيرها من الخطوات المهمة التي يمكن الاستفادة منها إلي اليوم.
2-الخطط الحربية لسيدنا خالد بن الوليد

وهي نماذج مميزة في التخطيط القوي والفاعل وقد وضح ذلك في معركة مؤتة بتقليل الخسائر وفي أحد قبل ذلك بالتمركز السليم أو في اليرموك عندما سحق الروم وفي حروبه في فارس والروم.
3-خطط نابليون بونابرت

وهو مدرسة في التخطيط الحربي ومازالت خططه تدرس.
4-الخطة الماليزية في التنمية

وهي نموذج في التخطيط الاستراتيجي اعتمادا علي الإنسان كمورد أساسي واستثمار التقنية الحديثة.
الخطة اليابانية:

وهي كذلك مدرسة إدارية مميزة في النهوض من العدم بعد القنبلة النووية واليابانيون مشهورون بالانضباط والصرامة والجودة.
الخطة الألمانية:
وهي تعتمد علي الدقة والجودة وتشغيل كافة عناصر الإنتاج واستغلالها

وأخيرا فإن التخطيط عملية ابداعية أنت من يوجهها ويسيطر عليها ولكن قبل كل ذلك توفيق من الله وسداد أو كما قال الشاعر:
إذا لم يكن من الله توفيق للفتى فأول ما يجني عليه اجتهاده
وما التوفيق إلا بالله