إعداد الحقيبة التدريبية لدورة تدريبية حول مهارات إدارة الاجتماعات الفعالة

معدة من قبل زميلتي المدربة وخريجة معهد الادارة الاستاذة خولة الوزة
اضفناها لاعضاء الموقع والمنتدى للفائدة
عبد الرحمن تيشوري
شهادة عليا بالادارة
دورة اعداد المدربين
بالتعاون مع السيد مدير التدريب والتأهيل تم تكليفي بإعداد الحقيبة التدريبية لدورة حول مهارات إدارة الاجتماعات الفعالة
وبشكل عام تهدف مرحلة إعداد الحقائب التدريبية إلى وضع خطة تنفيذية لعملية التدريب الفعلي, وذلك عن طريق إعداد المادة العلمية والخطوات الإجرائية اللازمة للتنفيذ,
ويتم إعداد الحقائب التدريبية على أساس الأهداف التدريبية والمعارف والمهارات وطرق التدريب ووسائله التي تم اتخاذ قرارات بشأنها في مرحلة التصميم وذلك لضمان تخطيط وتنفيذ التدريب على أساس معايير علمية وفنية سليمة.
وتمثل الحقيبة التدريبية للبرنامج المنتج النهائي لمراحل ما قبل التدريب وتستخدم لتحقيق الأغراض الأساسية التالية :
1. توضيح محتويات البرنامج وأهدافه وشروطه ومدته والوظائف المستهدفة

  • توضيح الوحدات التدريبية لكل مادة وزمنها وأهدافها وموضوعاتها
  • توضيح الأدوار المشاركة في التدريب (المدرب والمتدرب)
  • تستخدم كمرشد عام لإدارة الجلسات التدريبية
  • توفر المادة العلمية الأساسية والأدوات الضرورية للتطبيق العملي
  • توفر أدوات قياس اكتساب المهارات والمعارف

تسلسل محتويات حقيبة المادة التدريبية

مفتاح الحقيبة
نموذج غلاف الحقيبة

فهرس المحتويات الرئيسة
صور من الدليل المعتمد
خطة المادة
الوحدة التدريبية (رقم الوحدة)
· اسم الوحدة(ساعاتها)
· الهدف السلوكي
· موضوعاتها
الجلسة التدريبية (زمن الجلسة)
· أهداف الجلسة
· موضوعات الجلسة
· النشاطات التدريبية الأساسية (نوع النشاط)
المادة العلمية والتطبيقات
المادة العلمية

· تعريفات
· مراحل وخطوات
التطبيقات

· التطبيق
· الأدوات والنماذج الضرورية للتطبيق(متطلبات التنفيذ)
التقييم
أدوات قياس اكتساب المهارات والمعارف(اختياري)
نوع التقييم
درجات التقييم
المراجع
المراجع الأساسية
مهارات إدارة الاجتماعات الفعالة
دليل البرنامج
اسـم البرنامج: إدارة الاجتماعات الفعالة
الهدف العام من البرنامج : تنمية مهارات المشاركين في مجال تحقيق فعالية الاجتماعات الإدارية وكيفية الإعداد الجيد للاجتماعات واللجان والاندماج ضمن فريق العمل.
وتطوير خبرات المشاركين بالأساليب الواجب الاهتمام بها عند التخطيط والتنفيذ للاجتماعات والمقابلات.
وتزويد المشاركين بأهم العناصر المرتبطة بالتعامل مع الآخرين وتحقيق فعالية هذا التعامل وصقل مهاراتهم وتنميتها فيما يتعلق بعملية الاتصال.
الأهداف التفصيلية : في نهاية البرنامج يتوقع من المتدرب أن يكون قادراً على:
1 معرفة أنواع الاجتماعات
2 فهم جدوى الاجتماع
3 تحديد مراحل إدارة الاجتماعات
4 إعداد جدول أعمال الاجتماع
5 امتلاك مهارات قيادة الاجتماع
6 مشاركة فعالة بالاجتماعات
7 توثيق الاجتماع من خلال كتابة المحضر
8 تقييم الاجتماع
9 تشكيل فريق عمل والاندماج مع الأعضاء وانجاز المهمة
10 الاتصال الفعال مع الآخرين
11 التعرف على الأنماط المختلفة
12 فن التعامل مع الناس
13 الإعداد لاجتماع الكتروني والمشاركة فيه
14 استخدام تقنيات الحاسب في خدمة إدارة الاجتماعات الفعالة (web meeting – outlook )
15 استخدام برنامج power point للعروض التقديمية
المستهدفون من البرنامج: أعضاء الإدارة العليا والوسطى مثل مديري الإدارات ورؤساء الأقسام والمرشحين لتولي تلك الوظائف
ومن يتطلب عمله عقد اجتماع أو حضوره أو التنظيم والإعداد له
أو المشاركة بلجان وفرق عمل
مـدة البرنامج :21 جلسة والجلسة ساعتين توزع على (سبعة أيام) بمعدل ثلاث جلسات يومياً
وتكون أيام التدريب متقطعة بمعدل يوم واحد أسبوعياً من الساعة 8.30 صباحاً ولغاية 2.30 ظهراً يتخللها فترات استراحة
برنامج إدارة الاجتماعات الفعالة
م
الوحـــدة
هــدف الوحــدة
الزمـن
1
فرق العمل ( المفهوم – الأهمية – التكوين - القيادة – التعامل مع السلوكيات المختلفة للمشاركين - المشاركة الفعالة – حل المشكلات – إدارة الخلافات)
أن يكون المتدرب قادراً على المشاركة بفرق العمل بفاعلية
3
جلسات
2
الاجتماعات (المفهوم- الأنواع - الأهمية- المراحل الرئيسية – جدول الأعمال-– التوثيق - التقييم – أمراض الاجتماعات)
أن يكون المتدرب قادراً على إدارة وتنظيم الاجتماعات
3
3
فن الاتصال (المفهوم – العناصر – الأشكال – المهارات – المعوقات – الاتصال الفعال)
أن يكون المتدرب قادراً على الاتصال مع الآخرين
3
4
الاجتماع الالكتروني ( المفهوم - الدعوة للاجتماع- التجهيزات – التطبيقات – الايجابيات – الصعوبات )
أن يكون المتدرب قادرا على استخدام الحاسب وتقنياته بإدارة وتنظيم الاجتماعات
2
كم تم وضع إرشادات للمدربين وإرشادات للمتدربين
الأنشطـة التدريبيــة:
المناقشة (الفردية ، الجماعية ) _ ورش العمل _ العصف الذهني _ المحاضرة _ .تمثيل الأدوار
الوسائل التعليميــة :
الداتاشو _ أوراق _ أقلام ملونة _ السبورة _ حواسب _ كاميرا
تم تقسيم البرنامج إلى أربع وحدات مع ذكر أهداف كل وحدة وموضوعاتها والإجراءات التدريبية وزمنها
والأهداف المعرفية والقدرات والمهارات والمواقف والقيم الجديدة التي يكتسبها المتدرب
والوسائل التعليمية المستخدمة والتطبيقات والنشاطات الإضافية
تنفيذ البرنامج:
بعد الانتهاء من إعداد الحقيبة التدريبية للبرنامج انتقلنا إلى حيز التطبيق العملي وتم تكليفي بمتابعة تنفيذ الدورة وفق خطة التدريب والتأهيل في محافظة اللاذقية
تطلب الأمر بداية دراسة للقرار رقم /4389/ تاريخ 25/5/2006 الصادر عن السيد محافظ اللاذقية والناظم للدورات التدريبية
بعد ذلك تم اختيار المدربين والتنسيق معهم ثم اختيار المتدربين والمكان المناسب والتجهيزات اللازمة وتحديد الزمان وإعداد الكشف التقديري للمصاريف وإصدار القرارات والإجراءات القانونية اللازمة
إضافة إلى تحضير حقيبة المتدرب متضمنة (دفتر وأقلام والمادة العلمية) وتجهيز لوحات اسمية للمتدربين والمشرفين وتأمين القرطاسية اللازمة إضافة إلى تنسيق أمور الضيافة والبوفيه خلال فترة الاستراحة
الإيجابيات:
§ المدرب المشرف المهندس عبد الله بيطار مدير التدريب والتأهيل بالمحافظة من خريجي المعهد الوطني للإدارة العامة _ دورة الرواد
§ الملف الأساسي الذي تم انجازه تحول إلى مشروع حقيقي ونفذت هذه الدورة وهي إحدى برامج خطة مديرية التدريب والتأهيل في المحافظة أي أن الدراسة لم تبقى بحث نظري
§ المشروع تضمن مراحل تخطيط وتنظيم وتنسيق وتقييم مما أكسبني مهارات إدارية
§ العمل تحت الضغط والاندماج ضمن الفريق , أثناء فترة التدريب قضيت الجزء الأكبر من الوقت في مديرية التدريب والتأهيل (خلال مراحل الدراسة والإعداد والتنفيذ) وشاركت بأعمال يومية أخرى كأحد أفراد المديرية
§ تشجيع مباشر من قبل السيد المحافظ بحضوره جزء من الدورة حيث أثنى على حسن التنظيم وأداء المدربين وتفاعل ومشاركة المتدربين مؤكداً على أهمية التدريب والتأهيل بتحسين جودة الأداء ورفع سوية العاملين
§ تنفيذ دورة إدارة الاجتماعات الفعالة وإتمام مشروعي خلال فترة التدريب أعطاني الفرصة للتقييم بعد مرحلة التنفيذ
§ اعتماد المدربين أساليب تدريبية منوعة وأنشطة محفزة مبتعدين عن أسلوب المحاضرة والتلقين وبذلك تم تقديم المفيد في إطار ممتع
§ اهتمام كبير من قبل المدربين وحرصهم على اختيار الأنشطة المناسبة لطبيعة عمل المتدربين مثل مواضيع متعلقة بالإدارة المتكاملة للمناطق الساحلية ومشكلات تلوث مياه البحر من الصرف الصحي والصناعي في محافظة اللاذقية الأمر الذي حفز المشاركين وشجعهم