يميل بعض الناس الى التأجيل أو للماطلة في أداء المهام وتعرف هذه الظاهرة باسم التسويف أو المماطلة والتي تعني الميل الى تأجيل أداء المهام إما لكثرتها أو عدم استحساننا لها او لصعوبتها أو لتعارضها مع بعضها البعض أو مع قيمنا.

ولهذه الظاهرة آثار سلبية على الأداء وعلى الشعور بالضغوط نتيجة عدم الانتهاء من أداء المهام,حيث يشعر الإنسان دائماً بأنه مهموم لن لديه اعباء واجبة التنفيذ مما يجعله مشغولا ذهنياً طوال الوقت وغير مسترخي حيث يكون مجرد مشغول ويختلف هذا عن العمل الذكي الذي يشغل الانسان نفسه بالفعل وينتهي من المهام ويشعر بالاسترخاء.

يبرر من يميلون للتأجيل هذه الممارسة بمبررات كما يلي:

1- الرغبة في الكمال,حيث يكون لدى مثل هؤلاء الأفراد الاعتقاد بأن عدم القيام بالعمل أو أداء المهام افضل من العمل الخطأ أو غير الكامل.

2- صعوبة العمل: قد يكون العمل المطلوب أدائه من النوع الذي يتطلب معارف / أو مهارات أو تدريبات خاصة,ومن ثم يراوغ الانسان ويؤجل القيام به وما يصاحب ذلك من قلق وإحباط وشعور بعدم القدرة أو العجز عن الأداء الفعال.

3- الاعتقاد بأننا نعمل افضل في ظل الضغوط :قد يعتقد الشخص المماطل انه يعمل بأقصى كفاءة فقط في ظل الضغوط,ومن ثم فإنه يخترع تلك الضغوط بتركه الأشياء أو المهام للحظة الأخيرة,ليس فقط الأشياء أو المهام التي لايحب أداؤها,بل حتى الأشياء المحببة إليه.

4- الرغبة في اكتساب حب الجماعة وتجنب إثارة غضبها بقول لا.إن الإنسان اجتماعي بطبعه,وتتفاوت حاجة الأفراد للانضمام للجماعة بتفاوت أنماطهم الشخصية,فالبعض يعتبر عضوية الجماعة ورضاها أمراً حيوياً لرفاهيته النفسية ورضائه الوظيفي في حين يعتبر البعض ان ذلك أمراً ثانوياً.

إذا أرتفعت رغبة الإنسان في اكتساب حب الجماعة,فإنه يمكن أن يقبل القيام بالعديد من المهام التي لاتدخل في اختصاصه إرضاءاً لزملاء العمل وتجنباً لإثارة غضبهم بقول لا ويترتب على ذلك قيامه بتأجيل المهام الأصلية بوظيفته.

وسائل التغلب على التأجيل

ينبغي على الإنسان للتغلب على ظاهرة التاجيل أن يكون مديراً موهوباً لحياته الوظيفية (ولوقته) واستخدام الأساليب الآتية:

*ان يتحرر من الخوف ويتحرك للأمام – فإن الاقتراب – من الكمال يتحقق بالممارسة وعلى العكس إذا خاف الإنسان فلن يصل لشيء.

*ان يعد قائمة بالأولويات تجنباً للتعارض وتحقيقاً للتوازن.يجب على الإنسان إعداد قائمة بالأولويات في المنظمة حيث يبدأ بالمهام ذات الأهمية والتي تتسم بإلحاحية الوقت من مهام وظيفته اولا.وحين ينتهي من ذلك يمكنه مساعدة من يحتاج مساعدة من زملائه.
وفي مجال الحياة الاجتماعية عليه وضع أولوليات لمن الأولى باهتمامه ورعايته وفقاً لمحددات وقته وظروفه.

*أن يضع قائمة بأعذار التأجيل للتخلص منها,فلن نتمكن من التخلص من عادة التأجيل إلا إذا كنا على وعي بمبررات التأجيل.

*حيلة الخمس دقائق لتناول موضوع معقد.أي أن نبدأ في محاولة أداء هذا العمل الذي قد نراه صعبا لمدة خمس دقائق على أن نكون حاضري الذهن وفي أوج نشاطنا الفكري – فإذا ما شعرنا بنجاحنا في الأداء نقوم بالاستمرار وحينما نتوقف عن الانتاجية نرجيء تناول الموضوع لوقت آخر.

*حلل استخدامك لوقتك للتخلص من الانشغال الدائم في أنشطة غير ضرروية.كثيراً ما يصاب الإنسان بالإحباط بعد قضاء يوم العمل دون أن يحقق إنجازاً ملموسا رغم بذله جهداً جسمانيا وذهنيا كبيراً.وسبب ذلك ان هذا الجهد قد بذل في أنشطة غير ضرورية.

ينبغي في هذا المجال تطبيق قاعدة باريتو (80 % - 20 %) والتي تتخلص في أن 80 % من النتائج تتحقق نتيجة تحقيق 20 % من الأهداف أو الأنشطة الضرورية في حين أن 80 % من الأنشطة غير الضرورية لاتحقق سوى 20 % من النتائج فقط.

*قم بالأنشطة الصعبة بالاشتراك مع فريق,يتمتع كل إنسان بميزة نسبية وفي نفس الوقت لكل إنسان منطقة عمياء,ويرجع ذلك لتفاوت قدرات وخبرات وخلفيات الأفراد.إن العمل مع فريق متعاون يؤدي لما يعرف بالتآزر حيث يكون 1+1= أكثر من اثنين بسبب مايتيحه عمل الفريق من تقديم حلول لمشكلات قد لايرى الفرد حلولا لها لافتقاره لبعض المعلومات أو المعارف أو المهارات أو الخبرات التي توجد لدى واحد أو أكثر من أعضاء الفريق.

*كافىء نفسك بعد الإنجاز,فالإنسان في حاجة لأن يجني ثمارعمله نفسيا بعد القيام بعمله على مايرام.