اختيار الموظف المناسب

يعتبر اختيار الموظف المناسب من أهم الأعمال الإدارية، لذا قد يتخذ قراراً إدارياً باختيار أحد الموظفين وتكون عواقبه وخيمة، وهذا الكتاب يجعلك تحسن اختيار الموظف المناسب من اللحظة الأولى.






- الفصل الأول -
معرفة ما أنت بحاجة إليه
بداية يجب أن يكون لديك فكرة واضحة عن الجوانب المتعلقة بالوظيفة والشخص المناسب لها، فهي أشبه بالبحث عن كنز مفقود.


نحن نحتاج إلى التوظيف وذلك عند :
1- انتقال أحد العاملين إلى مكان آخر وبقاء وظيفته شاغرة.
2- عند ازدياد أعباء العمل، وتظهر الحاجة لإيجاد وظيفة جديدة.


وقبل اختيار شخص ما لملء الوظيفة الشاغرة عليك أن تتأكد من :
1- أنك بحاجة ماسة لتوظيف شخص آخر.
2- أنك لا تستطيع توزيع مهام الوظيفة على الأشخاص الموجودين.
3- عدم وجود شخص من الموجودين يمكن ترقيته لملء الوظيفة الشاغرة.




معالم الوظيفة
يتكون لدى طالبي الوظيفة عادة فكرة غير واضحة عن الوظيفة التي اختيروا لأجلها، لذا يجب إعطاء وصف دقيق لمعالم الوظيفة الجديدة، والذي قد يأخذ بعض الوقت، ولا بأس بإعداد هذا الوصف من قبل صديق أو مستشار أو أصحاب الخبرة والدراية؛ لتكون خطى مرسومة ومهمات معلومة يسير عليها الموظف الجديد.




خصائص الشخص
عندما يصبح بين يديك وصفاً دقيقاً للوظيفة فإنه من السهل عليك أن تكتب المواصفات التي ترغبها في المرشح للوظيفة، ونوعية الشخص المنتخب ونوعية المهارات والكفاءات التي تنشدها في الموظف المرشح، وتتلخص هذه الكفاءات فيما يلي:


1- مستلزمات شخصية مثل المهارة اليدوية والقوة الجسمانية والمظهر الأنيق.
2- مهارات وإنجاز مثل الذكاء والقدرة على التحليل والاستنباط.
3- مواصفات شخصية مثل المرونة والتكيف والابتكار والإبداع.




جذب الأشخاص
إن جذب الأشخاص يتم من خلال الإعلان الذي سوف يستقطب عدداً من طالبي الوظيفة، لذا لا بد أن يصاغ الإعلان بطريقة جيدة تعطي صورة جيدة من الجهة المعلنة عن الوظيفة، فأنت تبحث عن حاجتك فكن دقيقاً في اختيار موظفيك.





- الفصل الثاني -
تجميع المعلومات
عند إعلانك عن وظيفة شاغرة لديك فإنك تطمح في الموظف الملائم للوظيفة المعلنة، بيد أن هذا الأمر لا يحصل إلا نادراً، فقد يأتيك سيل من الطلبات ولكنها لا تلائم الوظيفة المعلنة.


الحصول على معلومات مسبقة
عليك أن تشعر طالبي الوظيفة بتقديم معلومات عن أنفسهم، تتيح لك صورة أولية ولائحة مختصرة عن أفضل المتقدمين، ومن ثم ترتيبهم حسب الأفضلية، ويخضع جمع المعلومات إلى عدة مصادر منها:


1- طلبات الوظيفة:
وهي عبارة عن نماذج تعبئة طالب الوظيفة، والتي لا تمدك بمعلومات كافية عن الشخص، لذا لا يمكن الاعتماد عليها بالكلية.


السيرة الشخصية:
تعطيك معلومات متنوعة، وغالباً ما تكون هذه المعلومات أكثر مما هو عليه طلب الوظيفة، وتقدم لك عادة الإنجازات التربوية والمهنية للمتقدم.


المراجع – الإفادات
وهي وسيلة يستعان بها للحصول على معلومات طالب الوظيفة من شخص ثالث.


الحصول على إفادات مباشرة
وهي إفادات تحصل عليها من طالبي الوظيفة بعد اختيارهم لإجراء المقابلة معهم.


الاختبار:
وهو طريق لفحص وتقييم مهارات طالبي الوظيفة في أداء بعض المهمات عن طريق الاختبارات من حيث :
1- الاختبار النفسي.
2- المهارات والكفاءات.
3- الشخصية.




- الفصل الثالث -
المقابلة:
تعتبر هذه المرحلة هي المرحلة الحاسمة لاختيار الموظف المناسب من طالبي الوظيفة، وللمقابلات فوائد عدة؛ لأنها سهلة التحضير ولا تتطلب معدات، ولا تأخذ وقتاً طويلاً، وأيضاً أنت ترى الشخص وتتحدث إليه وتستمع منه، ولكن من الأهمية بمكان أن تكون مستعداً أنت لإجراء المقابلات مع طالبي الوظيفة، وإلا سوف تجد أنها صعبة، وتأخذ من وقتك الشيء الكثير.
هذا عدد من المصادر المختلفة التي تعينك في جمع المعلومات عن الأشخاص طالبي الوظيفة.


تنظيم المقابلة
يتوقف نجاح المقابلات على نوعية - لا كمية- المعلومات، والتي سوف تستقيها من طالبي الوظيفة التي تمكن من اختيار الموظف المناسب.


تصميم المضمون
يجب أولاً أن يكون لديك مخطط لما تنوي مناقشته مع كل متقدم، وذلك بتدوين ورقة لكل متقدم على حدة.
الأمر الثاني: أن تضع الأسئلة المتعلقة بكل متقدم والتي ترتبط من ست مجالات وهي:


1-النشاطات الراهنة:
افتتاح بسؤال لمتقدم الوظيفة عن الأنشطة أو الهوايات أو الاهتمامات الحالية التي يؤديها، وتأخذ وقته وتفكيره وجهده.


2- علاقات العمل:
طبيعة علاقاته مع الآخرين التي سوف تكون مؤشراً لحسن تعامله مع الآخرين.


3- السجل الوظيفي:
وهي عبارة عن الإنجازات التربوية والمهنية للمتقدم، والتي تعطيك مدى استعداد المتقدم للتثقيف والتعليم والتطور، مع الحذر أن بعض المتقدمين للوظيفة قد يميلون إلى تضخيم إنجازاتهم، بحيث تبدو أهم ممّا هي عليه في الواقع.


4-الاهتمامات الشخصية:
إن الإلمام باهتمامات الأشخاص الخارجية وهواياتهم تعطيك مؤشرات إلى ما يثير ويحفز هؤلاء الأشخاص ، وقد يكون لهذا أثر إيجابي أو سلبي .


5- الظروف العامة:
لا يجب عليك أن تكون فضولياً أو دكتاتورياً تريد معرفة حتى عدد ذرات الأكسجين التي يتنفسها الأشخاص، ولكن عليك أن تكون ملماً - ولو بصورة غير مباشرة- بالظروف العامة التي ربما كان لها تأثير على شخصية المتقدم.


6- أسباب التقدم إلى العمل:
إن البحث عن الأسباب التي دعت الشخص إلى التقدم للوظيفة تعطيك فكرة جيدة عن توقعات المتقدمين من عملهم، والسؤال ما الدافع لاختيار هذه الوظيفة؟





- الفصل الرابع -
طرح الأسئلة والاستماع
لا شك أن الغرض من المقابلة هو استخراج أكبر قدر ممكن من المعلومات من المتقدمين للمقابلة، غير ما ذكر من سيرتهم أو الإفادة عنهم.


طرح الأسئلة:
يشكل جانب طرح الأسئلة عاملاً مهماً في المقابلات في تجميع المعلومات من المتقدمين، لذا يجب أن تكون هذه الأسئلة واضحة ذات صياغة جيدة.
والأسئلة إما أن تكون :
1- أسئلة حرة: وغالباً ما تكون مبدوءة بـ ( لماذا، أين، متى، كيف). وهذه النوعية من الأسئلة ليس لها خط سير محدد، وغالباً ما تكون أكثر صعوبة من حيث الطرح، لذا يتفادها معظم الأشخاص، ومما يميزها أنها تعطيك المزيد من المعلومات أكثر مما تطلب.
2- الأسئلة المحدودة: وغالباً ما تبدأ هذه الأسئلة بفعل، وهي مفيدة في كونها تجعل الرد أكثر دقة وتحديداً، ومما يعاب على هذه الأسئلة أنها لا تشجع الأشخاص على التحدث بحرية، فإذا أعددت سؤلاً من هذا النوع متقناً ومهماً وأردت أن تحصل على إجابة شافية أو كافية، فإنك سوف تصاب بخيبة أمل؛ لأنك ستحصل على (نعم) أو (لا).
3- الأسئلة الموجهة: وهي تبدأ بكلمة ( أعتقد، أرى، أظن) فإنك بهذه الطريقة سوف تقود الشخص لكي يرد عليك بأمر مقرر إليك سلفاً .
4- الأسئلة المركبة، إن هذا النوع من الأسئلة يدل على عدم استعدادك في طرح الأسئلة المفيدة، مما يقلل من قيمة المقابلة الشخصية مع المرشح.
5- الأسئلة الثاقبة:
هي عبارة عن أسئلة تعبر عن مفهوم حساس في معناها تمكنك من استخلاص أكبر قدر من المعلومات، كن صريحاً ولبقاً في طرحك، وكيساً بطلب المزيد من الأجوبة مثل ( قد قلت إن العمل مفيد فما الذي وجدته مفيداً بالتحديد...)؟، ويعتبر هذا النوع من الأسئلة براعة رئيسية في مجال المقابلات؛ لكونها تستجلي الحقائق وبواطن الأمور، مما يتيح اتخاذ قرار صحيح الاختيار .


مهارات الاستماع
تبدو مهمة الاستماع أصعب من مهمة التحدث، فالأولى تتطلب منك أن تصغي بالشكل الكافي الذي يجعلك تبني قرار على أسس صحيحة، وهناك نوعان من الإصغاء :


1- الإصغاء السلبي:
وهو يتطلب منك أن تحافظ على هدوئك وأنت منصت، وعلى أن تنظر إلى وجه المتحدث؛ لكي تظهر اهتمامك لحديثه، وأيضاً عليك بالإيماء بالرأس كنوع من الاعتراف والتصديق ودليل على متابعتك.


2- الإصغاء الإيجابي:
وهذا الأمر يتطلب منك جهداً أكبر يتعدى الاهتمام إلى تقييم المعلومة، وحتى تفعل ذلك بفاعلية عليك بما يلي:
أ- تذكر دائماً الغاية من المقابلة ( تقييم كل شخص بمفرده)
ب- تحقق من المعلومات التي تشك فيها، وذلك بطرح الأسئلة التي تزيل الغموض واللبس.
ت- اتبع طريقة التلخيص لحديث المتحدث خلال المقابلة، مما يجعلك تثبت المعلومة وتؤكد الاتفاق على أمر معين ومحدد.





- الفصل الخامس -
إجراء المقابلة
التحضير الجيد للمقابلات هو من سمات المقابلات الناجحة.




إدارة المقابلات
تتطلب إدارة المقابلات تمرساً في هذا المجال، مما يضفي على المقابلات النجاح.


توقيت المقابلة
عند إجراء المقابلات يجب الانتباه إلى أمرين:
1- تخصيص أيام محددة للمقابلات
2- المدة التي سوف تستغرقها المقابلة


الانطلاق في المقابلات
1- الترحيب بالمتقدمين بأسماعهم مما يخلق الجو الملائم .
2- التمهيد للمقابلة بتوضيح الغاية منها ونقاط النقاش فيها.
3- استعمال الخطة التي وضعتها مسبقاً لطرح النقاط المتعلقة بالمقابلة.


لا تخبر أي واحد من المتقدمين أنه فاز بالوظيفة إلا بعد خروج نتائج مقابلة الجميع، حتى ولو كان أحدهم متفوقاً على أقرانه.


احترام الآخرين
أثناء المقابلة عليك أن تشعر المتقدمين للوظيفة أنك تحترمهم وتقدرهم، وذلك عن طريق:
1- ضبط مواعيد بداية وانتهاء المقابلة، فهذا دليل جديتك وانتظامك.
2- اجلسهم في مكان مريح وبطريقة مريحة، مما يخلق جو الألفة ويبعد القلق والرهبة.
3- اطرح الأسئلة المتعلقة بالموضوع، وتجنب الأسئلة المحرجة .
4- اعرض للمتقدمين أنك سوف تدفع لهم ما صرفوه لإجراء المقابلة من مواصلات وسكن ومعيشة، مما يشعرهم بأنك تحترمهم.





- الفصل السادس -
تقديم الشهادات والإفادات
عند الفراغ من مقابلة المتقدمين، فإنه يتوقع منك أن تعطي كل واحد علامة تستند على مبدأ العدل.
تقييم الأشخاص بإعطائهم علامات:
يفترض أن يكون لديك خطة أو سلم للتقييم، مثل نعم أو لا أو ممكن أو غير محتمل.




مقارنة الحجج والبراهين:
عند تجميعك للمعلومات اللازمة عن الأشخاص تستطيع أن تتخذ قرارك السليم بعد إجراء المقابلة.


الأشخاص ذوي العلامات المتوسطة
قد يأخذ بعضهم عند المقابلة درجة متواضعة (مقبول) فاسأل نفسك، هل الحاجة ماسة لأن يملأ هذا الشخص -ذو الكفاءة الناقصة- الوظيفة، أما من الأفضل أن تبقى شاغرة؟


الأشخاص المتكافئون في الجدارة
عند تساوي شخصين في الكفاءة الأساسية، فإنه ينظر إلى شخصيتهما وتفضيلك الشخصي .


الأشخاص الذين تحتاج إليهم
إذا رأيت شخصاً محتاجاً للعمل، لا تدع هذا التعاطف يؤثر في قرارك ما لم تنطبق مواصفاته مع متطلبات الوظيفة، لا تجعل العاهات كفقدان السمع مانعاً لتأهيل الشخص للعمل، إن لم تجد شخصاً مناسباً للوظيفة أعد عملية الاختيار من جديد، وتذكر أنه يمكن سد النقص عن طريق التدريب والدروس العلمية والعملية لتسديد النقص في المهارة أو الخبرة.




وأخيراً تذكر أن الشخص المناسب هو مكسب، ويستحق بذل الجهد للحصول عليه، فهو كالكنز المفقود!!.