ست أفكار تنظيمية لتحسين إدارة الوقت

قتل الوقت هو أسوأ انواع القتل.

"دنييل ديفو"، مؤلف رواية "روبنسون كروزو"


1 رتب مكتبك وما يحيط به لتسهيل العمل، ولتحقيق الارتياح والكفاءة؛ لكن قليلا من الناس من يعير هذا الأمر اهتمامًا.

2 نفذ سياسة واضحة للمكتب- يتحقق التركيز بالقيام بكل مهمة على حدة؛ لذا ألا يتواجد على مكتبك سوى المهمة المحددة التي تتناولها في هذا الوقت.

3 اكتب بفاعلية، حيث تجعل الكتابة قصيرة وبسيطة عن طريق التفكير في النقطة الرئيسية أولاً، وتسخير أفكارك للتعبير المنطقي عنها.

4 الهاتف- احرص دائمًا على مراجعة كفاءة الوقت لديك الآن. ثم تعوَّد على التخطيط لكل مكالمة (عدّد النقاط البارزة التي تريد صناعتها)؛ اجمع المكالمات الصادرة والواردة (عادة في آخر اليوم حيث يكون الأشخاص أقل إسهابًا في الحديث)؛ وقم باستخدام عداد للوقت (حتى لا يزيد مجموع المكالمات على أربع دقائق). لا تخش ان تضع حدًّا للمكالمات الواردة حتى تقلل من قدر المقاطعات.

5 إذا كان لديك مساعد، فاستعن به في التعامل مع المكالمات الهاتفية أو الرسائل أو إعادة توجيهها بنجاح (سواء على المستوى الشخصي أو الهاتفي)، حيث يمكن لشخص آخر التعامل معها بشكل أفضل. اسعَ وراء التميز وليس الكمال.

6 طبق تلك المبادئ على المراسلات، حتى تتجنب انتقاص يومك بالرد على الرسائل الواردة المتوالية باستمرار.
كيف تقيم أوقات الآخرين؟
من الضروري أن تنمي، ليس الشعور بقيمة وقتك فحسب وإنما الشعور بقمة اوقات الآخرين كذلك. يجب- على سبيل المثال- ألا تقاطع اجتماعات الآخرين باستمرار أو افتراض أن اتصالك بهم يعد مقاطعة مقبولة، وكذلك عدم الوفاء بالمواعيد النهائية أو جعل الأشخاص ينتظرون أو الإسهاب في الحديث أثناء الاجتماعات- فكل ذلك يظهر أنك ترى عدم وجود قيمة لأوقات الاخرين. كيف يمكنني قياس نجاحي أو فشلي في إدارة أوقات الآخرين في العمل؟
فوِّض، فوِّض، فوضِّ
اذهب، سيدي، انطلق، ولا تنس أن الدنيا خُلقت في ستة أيام. يمكنك أن تطلب مني كل ما يحلو لك، عدا الوقت.
نابليون بونابرت
كلما ازدادت مهمتك أهمية، ازدادت حاجتك إلى التفويض. يجب أن تكون الضغوط والمتطلبات الواقعية على وقتك كبيرة للغاية حتى إن كان يومك يتكون من ثمانٍ وأربعين ساعة وليس أربعًا وعشرين ساعة.
كان الجنرال "مونتجومري" قادرًا على قضاء وقته في التفكير؛ لأنه فوض كل أعماله التنفيذية لقادة الألوية وكل أعماله الإدارية لرئيس الأركان المخضرم، وهذا ما ينبغي أن تكون عليه الحال.
إذن، ما السمات التي يجب أن تتمتع بها كمفوض ناجح؟ إليك النصائح الخمس الرئيسية:
1 أحسن اختيار فريق العمل.
2 أحسن تدريبهم.
3 احرص أثناء توجيههم على ضمان فهمهم لكلمة "لماذا" و "كيف" للمهام الموكلة إليهم (وازرع بداخلهم مفهوم أهداف العمل وسياسته).
4 حاول ألا تتدخل- قف بالخلف وقدم الدعم.
5 تحكم في الوضع على نحو لطيف وحساس عن طريق مراجعة مقدار التقدم وذلك أثناء فترات المراجعة المتفق عليها.
لن تحظى بمزيد من السلطة إلا حينما تبدأ في التخلي عنها.

قائمة فحص للتفويض الفعال
- هل تأخذ أعملا معك إلى المنزل لتؤديها في المساء أو في وقت العطلة أو تعمل أكثر من تسع ساعات يوميًّا؟
- هل يمكنك تحديد مجالات العمل التي كان بإمكانك التفويض فيها ولم تفعل ذلك؟
- هل تحدد بوضوح المهام التي يجب تفويضها وتتأكد من أن من فوضته للقيام بها يتفهم العواقب المنتظرة؟
- هل يمكنك منح الآخرين الثقة. أم أنك تراه أمرًا صعبًا؟
- هل تفوض الصلاحيات والمهام؟
- هل تعتقد أن المهمة الموكلة لن تتم عن طريق شخص آخر؟
- هل تشرك من توكل إليهم المهام في عملية التخطيط الكلي وحل المشكلات.