كم مرة شعرت فيها انك قضيت وقت اكثر من اللازم في انجاز مهمة ما ؟ تقرأ كتاب معين ثم تدرك انك تصرف وقت في قراءته اكثر من الفائدة التي يمكن ان تعود عليك منه, تنجز مشروع ثم تدرك انه كان من الممكن انجازه في وقت اقصر.

لماذا تحدث مثل هذه الامور؟ قد يكون السبب عامل خارجي, لكني اتحدث عن الاوضاع العادية, لماذا نهدر وقتنا في امور غير ضرورية, نقضي وقتنا في امور لا تساهم في الوصول الى النتيجة النهائية وبالتالي نصرف وقت اكثر مما يلزم لانهاء عمل ما.
ما هو الحل ؟ لا تقم باكثر مما هو ضروري.
من السهل جدا ان تقولها لكنها صعبة التطبيق, مع ذلك هذه بعض الملاحظات كي تعينك:
1. حدد هدفك بوضوح
من اهم الاسباب التي تؤدي الى ضياع الوقت الذي نصرفه في اداء مهمة ما, هو اننا لا نعرف ما الذي نريد الوصول اليه بالضبط, اذا لم تكن تعرف ما الذي تريد القيام به فكيف ستعرف اذا ما كان ما تقوم به ضروري لانجاز مهمتك ام لا ؟ كنتيجة لذلك سنقوم بأمور يتضح فيما بعد انها كانت غير ضرورية لانجاز العمل, لذا اول خطوة حدد نتيجة مهمتك بوضوح وقم بتحديد ما هو ضروري لانجازها.
2- اكتب النتيجة المتوقعة (الهدف) في مكان بارز يمكنك ان تراه دائما
وتذكر هذا الهدف كلما بدأت العمل على انجاز مهمة صغيرة, هل هي ضرورية لانجاز العمل؟ هل تساهم في الوصول الى النتيجة النهائية؟

3- حدد لنفسك خط نهاية
حدد وقت لانجاز عملك, هذا سوف يساعدك على القيام بعملك اسرع , وحين تحدد خط النهاية هذا (الوقت المتوقع لانهاء العمل) سوف تضطر الى تصنيف المهام الثانوية حسب اهميتها, قم بأنجاز اكثر المهام اهمية اولا( هذه الطريقة تسمى الهرم المقلوب) وهكذا حين انتهاء الوقت تكون قد قدمت عملك باحسن صورة ممكنة.
4- توقف حين تصل الى الهدف
اذا وصلت الى نتيجتك المتوقعة (الهدف) توقف حتى لو قمت بانجازه قبل الوقت المتوقع, لأنك سوف تحاول ان تزين عملك بامور غير ضرورية مما يسبب:

* دخولك في متاهة اعادة العمل من اوله.
* تضييع الوقت في امور غير ضرورية في حين انك تستطيع ان تقوم بأنجاز مهمام اخرى اكثر اهمية لعمل اخر.