عليك القيام بالخطوات التالية قبل وأثناء وبعد الاجتماع:


قبل الاجتماع


1- يجب أن تشعر أنت أولا بأهمية حضورك للاجتماع، حتى يشعر الآخرون فعلا بأهميتك، وتذكر دوماً أن تكون عضواً فاعلاً، حتى تضمن دعوتك لاجتماعات أهم في المستقبل


2- اقرأ أجندة الاجتماع والهدف منه جيدا، وان لم ترسل لك قم أنت بطلبها، في حال وجدت نقاط إضافية يجب أن تبحث في الاجتماع، فقم بإرسالها لمدير الاجتماع، ولا تنتظر عرضها في الاجتماع بنفسك، وذلك حتى تضاف لجدول الاجتماع وتأخذ حقها في العرض والنقاش.


3- إذا كنت مسئولاً عن بعض البنود لوظيفتك، فقم بتحضيرها جيدا، وتحضير كل التفاصيل والمعلومات اللازمة، وكأن الاجتماع معك وحدك.


4- حاول أن تعرف من هم بقية الحضور -إن كان ممكنا- وقم بالتنسيق معهم ، حتى لا تقوموا بطرح نفس المواضيع.





أثناء الإجتماع


5- احرص على القدوم مبكرا بربع ساعة مثلاً، تبادل مع الحاضرين الحديث، وابتعد عن النقاش في العمل أو في أجندة الاجتماع، احرص على الابتسامة، حتى مع من تعتقد أنه سيخالفك الرأي في الاجتماع.


6- عند بداية الاجتماع وبدء طرح النقاط، اجب على قدر السؤال، وانتبه أن وقت الاجتماع محدد، فلا تسهب في التفاصيل، ولا تنتقل من نقطة إلى أخرى في إجاباتك، لأن الانتقال من نقطة إلى أخرى هو من دور مدير الاجتماع.


7- في حال لم تسأل أو لم يطلب رأيك، فلا تبادر بالكلام ولا تقاطع زملائك .


8- كن متيقظا للنقاط التي تطرح، وقم بتسجيلها، حتى لا تكرر طرحها أو تسأل عنها في نهاية الاجتماع ، وفي النهاية قم بالاستفسار عن النقاط التي لم تفهمها أو طلبا لمزيد من التوضيحات.


بعد الاجتماع


9- عند استلامك لمحضر الاجتماع، اقرأه جيدا وقارنه مع ما كتبته، في حال وجدت اختلافا فأرسل وجهة نظرك لمديرك، وان لم يكن فقم بتنفيذ ما طلب منك.


10- في حال لم تستطع اقناع مدير الاجتماع برأيك أثناء فترة الاجتماع، أو نسيت أن تذكر معلومة هامة، فقم بجمع ما تريد قوله وأرسله للمدير كتابياً.


وفي النهاية يجب أن تعتبر كل اجتماع تحضره بمثابة خبرة جديدة تضاف لسجل خبراتك، واستفد من ايجابياته وسلبياته لعلها تنفعك مستقبلاً عندما يطلب منك إدارة الاجتماع.