بطاقات تحديد الوقت

الأدوات
التأكد من تفويض كل مهمة لشخص واحد
إن أداتنا الأولى مباشرة وواضحة لحد كبير. فنحن نريد أن نتأكد من أن هناك من يقوم بكل مهمة في نهاية أي اجتماع أو مكالمة أو بداية أي مشروع، وأن كل شخص يعرف ما عليه القيام به. ويمكنني أن أقبل أننا قد لا نعرف من سيقوم بكل مهمة في بداية أي مشروع. فقد لا يتم تحديدها بعد أو لم يتم بعد تفويضها لشخص ولا الاستعانة بآخر. وبالتالي، من الممكن بالنسبة لنا أن تكون هناك وظائف معينة في تسلسل الأحداث الخاص بنا لم يتم تفويضها لأي شخص . عندئذ يكون من الممكن وضع أسماء ،" عامة،" مثل ،" موظف التسويق،" أو،" المهندس،" أو ،" المصمم،" أو ،" الموظف الجديد،" وغيرهم. ولكن في بعض الأحيان قبل وقوع الحدث مباشرة، من الأفضل أن يكون هناك موظف يتمتع بدفء المشاعر والحب والاهتمام لكي يؤدى العمل.


بطاقات تحديد الوقت
من الممكن ألا تكون قد فكرت في الأمور بهذه الطريقة من قبل ولكن أغلب الأمور الموجودة في الحياة تعاني من مشكلة في المتطلبات والموارد.المال؛ ليس لدينا ما يكفى من المال (مورد) للقيام بجميع الأمور التي نرغب في القيام بها (متطلب). أو أن يكون لدينا مشروع ناجح؛ فتزيد العوائد (مورد) عن التكاليف (متطلب). أو أن يكون لدينا عمل غير ناجح -لا قدر الله- لأن العوائد (مورد) أقل من التكاليف (متطلب). بالنسبة للموارد؛ نحن (كقسم أو فرع أو مؤسسة أو شركة) نحاول القيام بالكثير من الأمور بعدد قليل من الأشخاص أو عدد قليل من المعدات. أما بالنسبة للوقت، فليس هناك ما يكفى من الوقت في اليوم (مورد) للقيام بجميع الأمور التي نرغب في القيام بها أو المفروضة علينا أو التي ألزمنا أنفسنا بالقيام بها (متطلب). ،" أغلب المشكلات الموجودة في هذه الحياة عبارة عن مشكلات في الموارد والمتطلبات،" . إن بطاقات تحديد الوقت إحدى طرق دراسة الوقت من وجهة نظر الموارد والمتطلبات. ويعود أصل هذا الاسم للأيام الماضية الأرستقراطية التي كانت السيدات يذهبن فيها للرقص، وكانت كل واحدة منهم تمسك ببطاقة توضح (عدد الرقصات المحدد) المتاح تلك الليلة. فإذا ما أراد رجل الرقص معهن، كان يكتب اسمه أمام رقصة معينة؛ سواء رقصة الفالس أو التانجو أو أي شيء آخر، ومن خلال ذلك كان يتم حجز سيدة معينة وقت هذه الرقصة، إذا أمكننا التعبير، حتى لا يعجزها شخص آخر.


ولذلك يطلق عليها بطاقات الرقص. آمل أن تتمكن من رؤية وجه التشابه بين الأمرين، إذ لديك مساحة محددة من الوقت المتاح لك كل يوم أو كل أسبوع أو كل شهر أو كل عام. وفى العمل أو المنزل أو أي مكان آخر، يقوم الآخرون بحجز أوقات معينة؛ سواء أكان رئيسك أو عميلاً لك أو أشخاصاً يعملون لديك أو أطفالك أو زوجتك أو زوجك أو أحد أصدقائك... إلخ. وبمعرفة ذلك، سوف يكون هناك طلب متزايد على وقتك أكثر مما يمكنك تلبيته، فكيف لك أن تضمن أنك كرست وقتك في الأمر المناسب؟ وتعد بطاقة تحديد الوقت -التي سوف نعرضها عما قريب- أداة تساعدك على القيام بذلك. كما أن لها استخدامات أخرى، ولكن لنر كيف تبدو بطاقات الرقص

أنا واثق أنك ستعتقد أنها مُعَدَّة على شكل جدول، بحيث. يوضح العمود الأيمن الأمور التي سيقوم بها صاحب بطاقة الرقص. أما العمودان الآخران فيعرضان الوقت اللازم للقيام بهذه الأمور في الفترة الزمنية التي نتحدث عنها، ويمكنك استخدام بعض الرموز التي تسهل عليك تقدير حجم العمل اللازم إنجازه مثل يوم في الشهر (ى ف ش) ويوم في الأسبوع (ى في أ) وساعة في اليوم (س ف ى). وتوضح الأعمدة الباقية كيف سيتم القيام بهذا العمل على مدار الفترة التي تم تخصيصها له؛ وهى ثمانية أشهر في هذه الحالة. وهناك نقطتان مهمتان أيضاً. فالصف العلوي يوضح عدد الأيام المتاحة في الشهر وأيضاً إجمالي عدد الأيام المتاحة (160) يوماً. لاحظ أننا افترضنا أن كل شهر يتكون من 20 يوماً وذلك بدلاً من الوقوع في مشكلة اختلاف عدد أيام العمل حسب اختلاف البلدان.


ويمكنك أن تعدل هذا العدد زيادة أو نقصاناً وفقا لظروفك. على سبيل المثال، لا يتكون شهر ديسمبر في أوروبا من 20 يوم عمل في أغلب الشركات. النقطة الأخرى المهمة هي إجمالي الأعمال التي يجب على صاحب بطاقة تحديد الوقت القيام بها، وهى في هذا المثال 289 يوماً. والآن، أمام صاحب البطاقة بعض المشكلات ليعالجها، إذا كان من الممكن أن نطلق على وجود الكثير من العمل الذي يجب القيام به في وقت قليل مشكلة، وأنا أعتقد أنها مشكلة فعلاً. سوف ننظر لكيفية التعامل مع مثل هذه المشكلة في أحد الأمثلة التالية، وآمل أن تدرك أيضاً أن بطاقة تحديد الوقت أداة جيدة لفهم عوامل الإفراط في التعهدات أو على الأقل للبدء في فهم ذلك.