رتب مكان عملك ملفاتك الالكترونية

لاتقتصر المشكلة على الملفات الورقية ، فلدينا اليوم ملفات أخرى مثل سجلات الكمبيوتر ، و التقارير ، و الملاحظات الإلكترونية ، و البريد الإلكترونى ، و كل هذا يحتاج لأن يحزن هو الأخر في مكان .

و بالمثل أنشيء حافظات إلكترونية ، و سمها بنفس الطريقة التي استخدمتها مع الحافظات الورقية .
إننى دائما ما أرى أنه من المجدي أن أضع ملفات مهماتي الحالية على سطح المكتب في جهاز الكمبيوتر ، و هكذا لن أحتاج لأن أضغط على القارة ثلاث أو أربع مرات لكي أصل إليها ، فبهذا الشكل سأقوم بضغطة واحدة كي أفتح الحافظة و قائمة المستندات .
و تذكر أيضا أن تكون عناوين الحافظات واضحة بشكل يفصح عن محتواها ، فلا شيء يضيع الوقت أكثر من أن تقوم بفتح ثلاث أو أربع مستندات حتى تصل إللى المستند الصحيح ، و كل هذا لان عناوين حافظتك غير واضحة .


الخلاصة
سوف يوفر لك هذا الكثير من الوقت ، فبالنسبة لى ، منذ أن اتبعت هذا النظام استطعت أن أوفر 15 دقيقة على الأقل تذكر أن تراكم هذا الوقت القصير الذي وفرته سوف يصبح في النهاية وقتاً كبيراً .