تنظيم الوقت بطريقة B-alert

[رياض بن صوشة]

طريقة B-Alert رائعة فعلا، لكن قبل ذلك مارأيكم في تقييم قدرتنا على تنظيم الوقت:

الوقت واستثماه ليس أمنية يتمناها الإنسان فيصل اليها بمجرد الأمنيات...
ولكن حسن إستثمار الوقت يتطلب تنظيمه وجدولته وإدارته بشكل صحيح.
والتقييم التالي يختبر قدراتك في مدى تنظيم وإدارة وجدولة وقتك.
من فضلك : أجب عن الأسئلة الواردة في هذا التقييم من خلال المؤشرات التالية:
- وإذا كانت إجابتك نادرا , فاعط نفسك ثلاث درجات.
- وإذا كانت إجابتك غالبا , فإعط نفسك درجتين.
- وإذا كانت إجابتك أحيانا , فإعط نفسك درجة واحدة .
- إذا كانت إجابتك دائما , فإعط نفسك (صفر) .
1- بعد أن أقوم بمراجعة أعمالي التي خططت لإنجازها خلال اليوم أرى نصفها لم يتحقق.
2- اعتقد أن مسألة برمجة الوقت أمرا مزعج , والأفضل تركها للظروف.
3- لا أثق في الأنظمة والتقنيات الجديدة , وأثق في التعامل اليدوي في شؤون عملي .
4- أقوم بالبحث كثيرا عن مستند معين , أو أوراق مطلوبة .
5- أفعل الأشياء والأعمال خلال اليوم دون أن أدرك مدى نفعها وأهميتها لي.
6- أوءدي بعض الأعمال التي من الممكن أن يكلف بها غيري , حتى تخرج بصورة ممتازة.
7- أطلب أفرادا إلى مكتبي , وأحدد مواعيد معهم دون إعداد الأوراق والموضوعات التي ينبغي مدارستها معهم.
8- لا أنتهي من أعمالي واجتماعاتي في الوقت المحدد , وأترك طبيعة الموضوعات هي التي تحدد الوقت النهائي .
9- لا تسمح لي ظروف اليوم بتخصيص وقت للعمل , وآخر أكون خلاله متفرغا , ولا أستطيع إعلام من حولي بذلك.
10-لا أنشغل بالأسباب الحقيقية لعدم إنجازي لبعض الأعمال , أو تأخري عن المواعيد المحددة.
11- لا أفهم مسؤولياتي وصلاحياتي بدقة , وأقوم فقط بالأعمال الملطوبة مني دوريا .
12- ألجأ إلى الإجتماعات بالمرؤوسين لإنجاز الأعمال المطلوبة في كثير من الأحيان.
13- لا أقسم الأعمال الكبيرة المطلوبة مني إلى أجزاء يمكنني التعامل مع كل جزء منها على حدة.
14 – لا أخطط للإستفادة من وقتي في الرحلات الطويلة .
15- لا أضع قائمة بالأعمال التي ينبغي على إنجازها , لا أرتبها تدريجيا حسب الأولوية.
أحتفظ بكل الأوراق التي ترد إلي لعلي أحتاج إليها وقتا ما .
16- يصعب علي أيجاد الأشياء ساعة إحتياجها .
17 – أحتفظ بكل الأوراق التي ترد إلي لعلي أحتاج إليها وقتا ما.
18- لا يمكنني تخصيص وقت للراحة لنفسي ولأسرتي ومن حولي , وأجد نفسي في كثير من الأحيان غارقا في العمل.
19- لا أستطيع أن أقول (لا) للأعمال المطلوبة مني , حتى وإن كانت ستؤثر على طبيعة قيامي بالأعمال التي بين يدي.
20- أتعامل مع كل المشكلات التي تحدث في محيط العمل وأحاول أن أضع تصورا مع فريق العمل في حلها.
مفتاح التقييم :
صفر – 30 : الأفضل أن تعيد النظر بشأن إدارتك وتنظيمك لوقتك.
31 – 40 : لا بأس , ولكن يمكنك أن تتحسن قليلا.
41 – 45 : جيد جدا .
46 – 55 : ممتاز .
56 – 60 : راجع نفسك , أخشى أن تكون قد جملت إجابتك.
محمد أحمد عبد الجواد

[رياض بن صوشة]

تظهر الأبحاث أن الموظفين يضطرون دائماً إلى تغيير موضوع اهتمامهم، فتراهم يمضون ما معدله عشر دقائق على المسألة الواحدة، فيضيع الوقت في المقاطعات والضغوطات اليومية دون أن يشعر بضياع الوقت.
لذلك نحن بحاجة إلى أن نعي عاداتنا في قضاء أوقاتنا، وتصميم سجل خاص بالوقت سيزيد من وعينا بحجم الوقت المهدر وسيحدد العوامل المضيعة للوقت.
تغيير عاداتنا
علينا أن نبذل الجهد لتغيير عاداتنا، ويجب أن نستمر في تطبيق هذه الخطوات مراراً حتى تصبح عادات حسنة، ويمكن أن نطلب من الآخرين المساعدة، وإليك خطة من سبع خطوات لتغيير عادات إهدار الوقت:
1. اكتب الأسباب التي تؤدي إلى ضياع وقتك.
2. عدد المشاكل التي تسببها عادة هدر الوقت.
3. تصور عادة تنظيم الوقت ونتائجها الإيجابية.
4. حسن من عادة تنظيم الوقت.
5. توقف عن استخدام الأعذار الواهية.
6. خطط ليومك بهدوء كل صباح.
7. حول المشاريع الضخمة إلى خطوات ومهمات صغيرة مرتبة.
هل يبدو مكتبك مليء بالأوراق والمذكرات والكيبات والمواد التي تود قراءتها وأوراق الملاحظات؟ إذا كان كذلك فأنا متأكد بأنك تضيع الكثير من الوقت في البحث عن ورقة مهمة أو عنوان شخص أو زبون، أو تجلس لساعات في الأسبوع الواحد لترتيب الأوراق وفرزها من دون فائدة تذكر أصبح مكتبك خزانة للأوراق الغير مهمة بدل أن يكون مكان للعمل!!.
حملة تقليل الأوراق
لا يمكن التركيز على الأشياء المهمة إلا إذا تخلصنا من كل ما هو قليل الأهمية، وعندما نطلع على جميع الأوراق والكتيبات والبريد نرى أن معظمه غير ضروري،إلا أن طريقتنا في العمل هي التي تجعل هذه الأوراق الغير مهمة تتكدس على مكاتبنا، لذلك حاول أن لا ترسل أي ورقة إلى أي شخص إلا إذا كان هذا الحل الأخير، استعض عن الأوراق والمذكرات بالاتصال الشفهي، ولا تطلب نسخة من جميع الوثائق والأوراق، بذلك تنقص كمية كبيرة من هدر الورق والوقت والجهد.
* ألزم جميع من يرسل لك بورقة أو تقرير أو مذكرة بالاختصار قدر الإمكان.
* تحدث إلى الأشخاص مباشرة بدلاً من إرسال مذكرة وهذا يعزز الاتصال بين الموظفين.
* أطلب من الجميع عدم إرسال أي تقارير أو مذكرات إلا في الحالات الاستثنائية.
* أعد كل الأوراق غير الضرورية إلى مرسليها.
* اختصر في كتاباتك إلى الآخرين.
لذلك يجب علينا التمسك بكل دقيقة في حياتنا والاستفادة منها والا فسوف يفوتنا الكثير من الانجازات التي يمكن تحقيقها باستثمار الوقت ,فالوقت ثمين .
واخيراً: الوقت كالسيف ان لم تقطعه قطعك.

موقع بلاغ

[ضحى فتاحي]

شكرا أستاذ رياض على المعلومات القيمة